Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm TPHCM là nơi doanh nghiệp gửi mẫu để phân tích chất lượng, an toàn và lấy kết quả phục vụ công bố hoặc kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có phạm vi phân tích giống nhau hoặc phù hợp với mọi nhóm sản phẩm. Doanh nghiệp cần xem xét năng lực thực hiện chỉ tiêu, phương pháp thử, thời gian trả kết quả và khả năng sử dụng phiếu cho mục đích pháp lý.
“Một mẫu đại diện cho cả sản phẩm?” – Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm cần bắt đầu từ chọn nơi phù hợp với mục đích hồ sơ
Khi cần kiểm nghiệm một sản phẩm thực phẩm, nhiều doanh nghiệp thường bắt đầu bằng câu hỏi trung tâm nào có giá thấp, ở gần hoặc trả kết quả nhanh. Tuy nhiên, lựa chọn Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm không nên chỉ dựa trên yếu tố thuận tiện. Điều quan trọng hơn là nơi nhận mẫu có phù hợp với loại sản phẩm, bộ chỉ tiêu cần phân tích và mục đích sử dụng phiếu kết quả hay không.
Một phiếu kiểm nghiệm chỉ có giá trị thực tế khi mẫu được chọn đúng, chỉ tiêu được xác định đúng và phương pháp thử phù hợp. Nếu doanh nghiệp gửi nhầm mẫu, chọn thiếu chỉ tiêu hoặc sử dụng một trung tâm không có khả năng thực hiện đầy đủ phạm vi cần thiết, kết quả nhận được có thể không sử dụng được cho bước tiếp theo. Khi đó, doanh nghiệp vừa mất chi phí, vừa phải lấy lại mẫu và kéo dài tiến độ hoàn thiện hồ sơ.
Vì vậy, trước khi gửi sản phẩm đến Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm, cần xem việc kiểm nghiệm là một quy trình liên kết giữa sản phẩm, mẫu đại diện, bộ chỉ tiêu, phương pháp thử, thời gian phân tích và hồ sơ sẽ sử dụng kết quả. Trung tâm kiểm nghiệm là một mắt xích quan trọng, nhưng không thể thay thế việc doanh nghiệp phải xác định rõ mình đang kiểm nghiệm sản phẩm nào và kiểm nghiệm để làm gì.
Đối tượng kiểm nghiệm: trung tâm kiểm nghiệm
Trong nội dung này, đối tượng được quan tâm không chỉ là mẫu thực phẩm mà còn là cách lựa chọn Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm phù hợp. Trung tâm kiểm nghiệm có thể là đơn vị chuyên thực hiện các phép thử hóa lý, vi sinh, kim loại nặng, độc tố, dư lượng hoặc các chỉ tiêu đặc trưng của từng nhóm sản phẩm.
Mỗi trung tâm có phạm vi năng lực, hệ thống thiết bị, phương pháp thử và danh mục chỉ tiêu khác nhau. Một đơn vị có thể thực hiện tốt nhóm chỉ tiêu vi sinh phổ biến nhưng không trực tiếp thực hiện được một số chỉ tiêu đặc trưng. Một đơn vị khác có thể có thế mạnh về sản phẩm bảo vệ sức khỏe, thực phẩm bổ sung, phụ gia hoặc sản phẩm có thành phần phức tạp.
Doanh nghiệp không nên mặc định rằng mọi Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm đều thực hiện được tất cả chỉ tiêu. Trước khi gửi mẫu, cần cung cấp tên sản phẩm, thành phần, dạng sản phẩm, mục đích kiểm nghiệm và danh sách chỉ tiêu dự kiến để trung tâm xác nhận phạm vi tiếp nhận.
Nếu chỉ hỏi chung rằng “kiểm nghiệm sản phẩm này hết bao nhiêu tiền”, báo giá có thể chưa phản ánh đúng nhu cầu. Chi phí và thời gian kiểm nghiệm chỉ có thể xác định tương đối chính xác sau khi biết rõ số lượng mẫu, số lượng chỉ tiêu, phương pháp thử và yêu cầu của hồ sơ tiếp theo.
Xác định mục đích dùng kết quả
Mục đích sử dụng kết quả là dữ liệu đầu tiên cần xác định trước khi lựa chọn Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm. Phiếu kiểm nghiệm có thể được dùng để chuẩn bị hồ sơ tự công bố sản phẩm, đăng ký bản công bố, kiểm soát chất lượng nội bộ, đánh giá nguyên liệu, xử lý khiếu nại, kiểm tra định kỳ hoặc phục vụ hoạt động nghiên cứu sản phẩm.
Với mỗi mục đích, cách lựa chọn chỉ tiêu và yêu cầu đối với phiếu kết quả có thể khác nhau. Kiểm nghiệm để theo dõi chất lượng nội bộ có thể tập trung vào một số chỉ tiêu quan trọng đối với dây chuyền sản xuất. Trong khi đó, kiểm nghiệm để sử dụng trong hồ sơ công bố thường cần xây dựng bộ chỉ tiêu phù hợp với nhóm sản phẩm, thành phần và quy chuẩn hoặc tiêu chuẩn liên quan.
Nếu doanh nghiệp không nói rõ mục đích sử dụng, Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm có thể chỉ báo giá theo bộ chỉ tiêu thông thường. Bộ chỉ tiêu đó chưa chắc phù hợp với hồ sơ doanh nghiệp đang chuẩn bị. Sai lệch này thường chỉ được phát hiện khi đơn vị tư vấn hoặc bộ phận phụ trách hồ sơ kiểm tra phiếu đã nhận.
Việc xác định mục đích ngay từ đầu còn giúp doanh nghiệp hạn chế kiểm nghiệm trùng lặp. Một mẫu có thể được phân tích đồng thời các nhóm chỉ tiêu cần thiết nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ yêu cầu trước khi gửi. Ngược lại, nếu bổ sung chỉ tiêu sau khi mẫu đã hết hoặc không còn đáp ứng điều kiện bảo quản, doanh nghiệp có thể phải gửi một mẫu mới.
Chốt phiên bản sản phẩm đang bán
Phiên bản sản phẩm gửi đến Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm phải là phiên bản doanh nghiệp dự kiến sản xuất, phân phối hoặc sử dụng để hoàn thiện hồ sơ. Điều này bao gồm công thức, tỷ lệ thành phần, dạng sản phẩm, quy cách đóng gói, nhãn, hương vị và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến kết quả phân tích.
Một doanh nghiệp có thể có nhiều phiên bản thử nghiệm trước khi chốt sản phẩm thương mại. Nếu gửi mẫu ở giai đoạn công thức chưa ổn định, kết quả kiểm nghiệm có thể không còn đại diện sau khi doanh nghiệp thay đổi nguyên liệu hoặc tỷ lệ phối trộn.
Ví dụ, sản phẩm ban đầu sử dụng đường nhưng sau đó chuyển sang chất tạo ngọt khác; sản phẩm bột ban đầu không bổ sung hương liệu nhưng phiên bản bán ra lại có thêm hương; sản phẩm nước uống thay đổi chất bảo quản hoặc điều chỉnh độ axit. Những thay đổi này có thể làm phát sinh nhu cầu đánh giá lại chỉ tiêu và có thể ảnh hưởng đến kết quả đã kiểm nghiệm.
Chốt phiên bản sản phẩm còn giúp tránh việc phiếu kiểm nghiệm ghi một tên mẫu nhưng nhãn bán ra lại thể hiện tên khác. Sự thiếu thống nhất giữa tên mẫu, thành phần, quy cách và hồ sơ tiếp theo có thể khiến doanh nghiệp phải giải trình hoặc thực hiện lại một phần công việc.
Không gửi mẫu trước khi biết cần kiểm gì
Gửi mẫu trước rồi mới hỏi nên kiểm chỉ tiêu nào là cách làm có nhiều rủi ro. Sau khi trung tâm tiếp nhận, mẫu có thể được phân chia, bảo quản hoặc đưa vào quy trình thử nghiệm. Nếu doanh nghiệp thay đổi yêu cầu muộn, lượng mẫu còn lại có thể không đủ để thực hiện thêm chỉ tiêu.
Trước khi gửi mẫu đến Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm, doanh nghiệp nên hoàn thiện tối thiểu các thông tin về tên sản phẩm, thành phần, dạng sản phẩm, nguồn gốc, quy cách, mục đích kiểm nghiệm và nhóm chỉ tiêu dự kiến. Nếu chưa xác định được bộ chỉ tiêu, nên trao đổi với người có chuyên môn trước khi vận chuyển mẫu.
Một bộ chỉ tiêu không nên được sao chép nguyên trạng từ sản phẩm khác chỉ vì có tên gần giống. Hai sản phẩm cùng được gọi là “nước uống”, “bột dinh dưỡng” hoặc “trà thảo mộc” vẫn có thể khác nhau đáng kể về nguyên liệu, quy trình, nguy cơ và yêu cầu phân tích.
Khi biết rõ cần kiểm gì, doanh nghiệp mới có thể so sánh đúng giữa các Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm. Nếu mỗi nơi báo giá cho một bộ chỉ tiêu khác nhau, việc so sánh tổng chi phí sẽ không có nhiều ý nghĩa.
Bước 1 – Chọn mẫu cho Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm như thế nào để kết quả có ý nghĩa?
Chất lượng của phiếu kiểm nghiệm phụ thuộc trước hết vào chất lượng và tính đại diện của mẫu. Trung tâm kiểm nghiệm chỉ phân tích mẫu được gửi đến. Kết quả không tự động đại diện cho toàn bộ hoạt động sản xuất nếu mẫu được lấy không đúng, bảo quản không phù hợp hoặc không phản ánh đúng sản phẩm đang bán.
Một mẫu có ý nghĩa cần có nguồn gốc rõ ràng, đúng lô hoặc đúng phiên bản, đủ số lượng và được bảo quản theo điều kiện phù hợp. Khi lấy mẫu từ dây chuyền sản xuất, cần lưu ý thời điểm lấy, vị trí lấy và khả năng mẫu bị ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài.
Trong một số trường hợp, doanh nghiệp nên trao đổi trước với Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm về dụng cụ lấy mẫu, lượng mẫu tối thiểu và điều kiện vận chuyển. Điều này đặc biệt quan trọng với mẫu đông lạnh, mẫu dễ hư hỏng, mẫu nước, nước đá, thực phẩm tươi hoặc sản phẩm cần duy trì nhiệt độ trong quá trình vận chuyển.
Đúng lô/phiên bản
Mẫu gửi kiểm nghiệm phải được xác định thuộc lô sản xuất nào hoặc phiên bản sản phẩm nào. Nếu sản phẩm đã được sản xuất theo lô, doanh nghiệp nên ghi nhận mã lô, ngày sản xuất và hạn sử dụng. Nếu sản phẩm đang ở giai đoạn phát triển, cần ghi rõ phiên bản công thức hoặc ngày hoàn thiện mẫu.
Thông tin này giúp doanh nghiệp đối chiếu kết quả với dữ liệu sản xuất. Khi có chỉ tiêu bất thường, doanh nghiệp có thể truy lại nguyên liệu, nhà cung cấp, điều kiện chế biến hoặc hồ sơ vệ sinh của đúng lô liên quan.
Nếu lấy mẫu từ nhiều lô rồi trộn lại mà không có phương án lấy mẫu phù hợp, kết quả có thể không phản ánh chính xác bất kỳ lô nào. Trong khi đó, nếu lấy một đơn vị sản phẩm không đại diện từ đầu hoặc cuối dây chuyền, kết quả cũng có thể bị sai lệch so với chất lượng chung.
Đối với sản phẩm có nhiều hương vị hoặc công thức khác nhau, doanh nghiệp không nên mặc định một mẫu có thể đại diện cho tất cả phiên bản. Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm cần được cung cấp thông tin cụ thể để tư vấn khả năng dùng chung hay phải kiểm nghiệm riêng.
Bao bì nguyên vẹn
Mẫu thành phẩm nên được gửi trong bao bì nguyên vẹn giống với sản phẩm dự kiến lưu hành. Bao bì nguyên vẹn giúp hạn chế nguy cơ nhiễm chéo, hút ẩm, mất mùi, biến đổi thành phần hoặc bị tác động bởi môi trường trong quá trình vận chuyển.
Nếu buộc phải chia mẫu, dụng cụ chứa mẫu phải sạch, phù hợp với tính chất sản phẩm và không làm ảnh hưởng đến chỉ tiêu cần thử. Chẳng hạn, mẫu vi sinh cần được hạn chế tiếp xúc không cần thiết; mẫu chất lỏng phải tránh rò rỉ; mẫu cần tránh ánh sáng phải được chứa trong vật liệu phù hợp.
Bao bì cũng là nguồn thông tin nhận diện quan trọng. Nhãn trên mẫu có thể giúp Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm ghi đúng tên sản phẩm, quy cách, lô sản xuất và đơn vị gửi mẫu. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra thông tin trên phiếu yêu cầu thử nghiệm, không nên chỉ dựa vào nhãn dán trên sản phẩm.
Mẫu có dấu hiệu rách, hở, phồng, rò rỉ hoặc biến dạng nên được đánh giá trước khi gửi. Nếu tình trạng đó phát sinh do bảo quản hoặc vận chuyển, kết quả kiểm nghiệm có thể không phản ánh đúng trạng thái sản phẩm khi xuất xưởng.
Số lượng mẫu đủ
Mỗi phép thử cần một lượng mẫu nhất định. Khi kiểm nghiệm nhiều chỉ tiêu, tổng lượng mẫu cần gửi có thể lớn hơn doanh nghiệp dự kiến. Một số chỉ tiêu còn yêu cầu mẫu dự phòng hoặc phần mẫu riêng để tránh ảnh hưởng giữa các phép thử.
Doanh nghiệp nên gửi danh sách chỉ tiêu cho Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm và đề nghị xác nhận số lượng mẫu tối thiểu. Không nên tự ước lượng dựa trên kinh nghiệm của sản phẩm khác, vì trạng thái rắn, lỏng, bột, viên, đông lạnh hoặc đóng gói đơn liều có thể dẫn đến yêu cầu khác nhau.
Nếu gửi thiếu mẫu, trung tâm có thể chỉ thực hiện được một phần chỉ tiêu. Khi đó, doanh nghiệp phải bổ sung mẫu, nhưng mẫu bổ sung có thể thuộc lô khác. Điều này làm cho bộ kết quả không còn được thực hiện trên cùng một mẫu đại diện.
Gửi lượng mẫu đủ ngay từ đầu cũng tạo điều kiện xử lý khi cần kiểm tra lại kết quả. Tuy nhiên, mẫu dự phòng chỉ có ý nghĩa khi được bảo quản đúng và vẫn còn phù hợp tại thời điểm cần sử dụng.
Có thông tin nhận diện rõ
Mỗi mẫu cần có tên, mã mẫu hoặc thông tin nhận diện rõ ràng. Nếu doanh nghiệp gửi nhiều sản phẩm cùng lúc, việc đặt mã mẫu riêng giúp tránh nhầm lẫn trong quá trình tiếp nhận, phân chia và trả kết quả.
Tên mẫu nên được thống nhất với tên dự kiến sử dụng trên nhãn và hồ sơ. Trường hợp tên sản phẩm chưa chốt, có thể ghi thêm mã nội bộ nhưng cần có tài liệu đối chiếu. Không nên sử dụng các tên quá chung như “mẫu bột”, “mẫu nước” hoặc “sản phẩm thử” nếu sau đó phiếu được dùng trong hồ sơ chính thức.
Thông tin nhận diện nên bao gồm trạng thái sản phẩm, hương vị, quy cách, mã lô và ngày lấy mẫu khi cần thiết. Với mẫu nguyên liệu, cần ghi rõ tên nguyên liệu, nhà cung cấp hoặc nguồn lấy mẫu.
Trước khi Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm phát hành phiếu, doanh nghiệp nên kiểm tra lại cách ghi tên mẫu. Việc sửa đổi sau khi phiếu đã hoàn tất có thể cần thực hiện theo quy trình riêng và không phải nội dung nào cũng có thể thay đổi.
Bước 2 – Chọn chỉ tiêu theo sản phẩm, không sao chép bộ chỉ tiêu của người khác – riêng với Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm
Bộ chỉ tiêu là phần quyết định trung tâm sẽ phân tích những gì trong mẫu. Nếu bộ chỉ tiêu không phù hợp, dù kết quả đều nằm trong giới hạn mong muốn, phiếu vẫn có thể thiếu thông tin cần thiết.
Việc lựa chọn chỉ tiêu cần dựa trên bản chất sản phẩm, thành phần, quy trình sản xuất, nhóm người sử dụng, điều kiện bảo quản và mục đích dùng kết quả. Những sản phẩm có độ ẩm cao thường có nguy cơ khác với sản phẩm khô. Sản phẩm chứa nguyên liệu có nguồn gốc thực vật có thể cần quan tâm đến những nhóm nguy cơ khác so với sản phẩm từ sữa hoặc thịt.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm có thể hỗ trợ đề xuất danh mục phép thử, nhưng doanh nghiệp vẫn cần cung cấp dữ liệu đầu vào đầy đủ. Nếu chỉ gửi tên thương mại mà không có thành phần, trung tâm khó xác định chính xác bộ chỉ tiêu phù hợp.
Dữ liệu cần xem: phạm vi thử nghiệm, năng lực chỉ tiêu, thời gian và trả kết quả
Phạm vi thử nghiệm là nội dung cần kiểm tra khi chọn Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm. Doanh nghiệp cần biết trung tâm có trực tiếp thực hiện các chỉ tiêu cần thiết hay phải chuyển một phần mẫu đến đơn vị khác. Việc này có thể ảnh hưởng đến thời gian, chi phí và cách phát hành kết quả.
Năng lực chỉ tiêu không chỉ thể hiện ở việc trung tâm có tên phép thử trong danh mục. Doanh nghiệp còn cần quan tâm đến phương pháp được áp dụng, giới hạn phát hiện, giới hạn định lượng và sự phù hợp của phương pháp với nền mẫu.
Thời gian trả kết quả cũng phụ thuộc vào bản chất của phép thử. Một số phân tích hóa lý có thể hoàn thành tương đối nhanh, trong khi thử nghiệm vi sinh cần thời gian nuôi cấy. Những chỉ tiêu đặc thù có thể được thực hiện theo lịch thiết bị hoặc theo đợt.
Cách trả kết quả cần được thống nhất từ đầu. Doanh nghiệp nên hỏi rõ có phiếu điện tử, phiếu giấy, bản song ngữ hoặc bản có chữ ký số hay không. Đồng thời, cần xác định thời điểm nhận bản xem trước để kiểm tra thông tin mẫu trước khi phát hành chính thức.
Mục đích công bố hay kiểm soát nội bộ
Kiểm nghiệm phục vụ công bố và kiểm nghiệm kiểm soát nội bộ có thể có phần giao nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau. Với mục đích công bố, doanh nghiệp cần xây dựng bộ chỉ tiêu đủ để phản ánh chất lượng và an toàn của sản phẩm theo nhóm sản phẩm cụ thể.
Với kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể ưu tiên các chỉ tiêu liên quan trực tiếp đến điểm kiểm soát trong quy trình. Ví dụ, cơ sở có thể theo dõi độ ẩm, độ axit, chỉ tiêu vi sinh hoặc một chất đặc trưng có nguy cơ biến động giữa các lô.
Nếu doanh nghiệp sử dụng phiếu kiểm soát nội bộ để làm hồ sơ công bố mà bộ chỉ tiêu không đầy đủ, hồ sơ có thể phải bổ sung kiểm nghiệm. Ngược lại, nếu lần nào kiểm tra nội bộ cũng thực hiện toàn bộ bộ chỉ tiêu rộng như lần đầu, chi phí có thể không cần thiết.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm cần được thông báo rõ mục đích để tư vấn phạm vi phù hợp. Doanh nghiệp cũng nên lưu lại căn cứ lựa chọn chỉ tiêu nhằm thuận tiện khi rà soát hoặc giải trình sau này.
Nhóm nguy cơ đặc thù
Mỗi nhóm thực phẩm có những nguy cơ đặc thù cần được nhận diện. Sản phẩm giàu đạm, độ ẩm cao và bảo quản lạnh có thể nhạy cảm với vi sinh. Sản phẩm từ ngũ cốc, hạt hoặc nguyên liệu thực vật có thể cần đánh giá một số nguy cơ liên quan đến nấm mốc, độc tố hoặc dư lượng theo từng trường hợp.
Sản phẩm có bổ sung vitamin, khoáng chất, hoạt chất hoặc chất đặc trưng cần cân nhắc kiểm nghiệm hàm lượng. Nếu hàm lượng công bố trên nhãn không phù hợp với kết quả thực tế, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh công thức, quy trình hoặc nội dung nhãn.
Sản phẩm dành cho nhóm người sử dụng đặc biệt cũng cần được xem xét kỹ hơn. Việc lựa chọn chỉ tiêu không nên chỉ dựa trên tên sản phẩm mà phải xem thành phần và đối tượng sử dụng dự kiến.
Khi trao đổi với Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm, doanh nghiệp nên cung cấp công thức đầy đủ thay vì chỉ cung cấp tên nguyên liệu chính. Những thành phần có tỷ lệ nhỏ vẫn có thể quyết định một phần nhóm chỉ tiêu cần kiểm tra.
Yêu cầu của hồ sơ tiếp theo
Phiếu kiểm nghiệm thường không phải là điểm kết thúc. Sau kiểm nghiệm, doanh nghiệp có thể sử dụng kết quả để hoàn thiện nhãn, xây dựng chỉ tiêu chất lượng, chuẩn bị hồ sơ công bố hoặc kiểm soát sản xuất.
Vì vậy, bộ chỉ tiêu cần được xác định trong mối liên hệ với hồ sơ tiếp theo. Tên chỉ tiêu, đơn vị tính, phương pháp thử và cách thể hiện kết quả nên được kiểm tra để bảo đảm có thể đối chiếu với tiêu chuẩn sản phẩm hoặc nội dung công bố.
Nếu doanh nghiệp dự kiến sử dụng phiếu cho nhiều mục đích, cần trao đổi ngay từ đầu. Một Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm phù hợp có thể hỗ trợ định dạng kết quả rõ ràng, nhưng trung tâm không thể tự quyết định toàn bộ nội dung hồ sơ pháp lý thay doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên tránh trường hợp hoàn thành kiểm nghiệm rồi mới xây dựng bản tiêu chuẩn. Khi đó, các chỉ tiêu trong tiêu chuẩn có thể không trùng với chỉ tiêu đã thử, dẫn đến phải bổ sung hoặc điều chỉnh.
Bước 3 – Lấy và vận chuyển mẫu là một phần của Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm
Nhiều doanh nghiệp tập trung chọn trung tâm nhưng xem nhẹ giai đoạn lấy và vận chuyển mẫu. Thực tế, đây là giai đoạn có thể làm thay đổi đáng kể chất lượng mẫu trước khi phân tích.
Một mẫu tốt tại cơ sở sản xuất có thể trở nên không còn đại diện nếu bị để ở nhiệt độ cao, tiếp xúc với ánh sáng, rò rỉ, tan đông hoặc nhiễm chéo trong quá trình vận chuyển. Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm chỉ có thể đánh giá tình trạng mẫu tại thời điểm tiếp nhận, không thể khôi phục trạng thái ban đầu.
Do đó, doanh nghiệp cần xem việc lấy mẫu, đóng gói, ghi nhãn và vận chuyển là một phần của kế hoạch kiểm nghiệm. Với mẫu nhạy cảm, nên hỏi trung tâm về hướng dẫn cụ thể trước khi thực hiện.
Dụng cụ lấy mẫu
Dụng cụ lấy mẫu phải phù hợp với loại sản phẩm và chỉ tiêu phân tích. Dụng cụ không sạch có thể làm tăng chỉ tiêu vi sinh. Dụng cụ chứa không phù hợp có thể làm mẫu bị hấp thụ, phản ứng hoặc nhiễm chất từ vật liệu bao gói.
Đối với mẫu nước hoặc chất lỏng, chai chứa cần được lựa chọn theo mục đích thử nghiệm. Đối với mẫu thực phẩm rời, dụng cụ lấy mẫu cần khô, sạch và không làm thay đổi tính chất sản phẩm.
Nếu mẫu được lấy để đánh giá vi sinh, thao tác lấy mẫu cần hạn chế tiếp xúc với tay, không khí hoặc bề mặt không cần thiết. Nếu lấy mẫu từ bao lớn, cần cân nhắc vị trí lấy để tăng tính đại diện.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm có thể cung cấp hoặc hướng dẫn loại dụng cụ phù hợp trong một số trường hợp. Doanh nghiệp không nên tùy tiện sử dụng chai, túi hoặc hộp đã từng chứa sản phẩm khác.
Điều kiện nhiệt độ
Nhiệt độ vận chuyển có ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều loại mẫu. Sản phẩm đông lạnh cần hạn chế tan đông. Sản phẩm bảo quản mát cần được duy trì trong khoảng nhiệt độ phù hợp. Sản phẩm khô cần tránh môi trường ẩm.
Không phải mẫu nào cũng cần làm lạnh. Nếu bảo quản lạnh không phù hợp, một số sản phẩm có thể bị ngưng tụ, thay đổi cấu trúc hoặc ảnh hưởng đến kết quả. Vì vậy, điều kiện nhiệt độ phải dựa trên đặc tính của sản phẩm và hướng dẫn của Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm.
Khi dùng thùng giữ nhiệt, cần sắp xếp vật liệu làm lạnh sao cho không tiếp xúc trực tiếp gây đông cục bộ nếu mẫu chỉ cần bảo quản mát. Bao bì phải đủ kín để nước từ đá hoặc túi lạnh không xâm nhập.
Nếu có yêu cầu nghiêm ngặt, doanh nghiệp nên ghi nhận thời gian đóng gói, thời gian giao mẫu và nhiệt độ tại các thời điểm quan trọng. Đây là dữ liệu hữu ích khi kết quả có dấu hiệu bất thường.
Thời gian vận chuyển
Mẫu nên được vận chuyển đến Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm trong thời gian phù hợp. Với sản phẩm dễ hư hỏng, thời gian từ lúc lấy mẫu đến lúc tiếp nhận cần được rút ngắn.
Nếu gửi mẫu qua đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp cần cân nhắc thời gian giao thực tế, ngày nghỉ và nguy cơ mẫu bị lưu kho. Không nên gửi mẫu nhạy cảm vào thời điểm có khả năng bị giữ qua nhiều ngày nếu không có phương án bảo quản phù hợp.
Thời gian vận chuyển còn ảnh hưởng đến kế hoạch trả kết quả. Ngày doanh nghiệp gửi mẫu không nhất thiết là ngày trung tâm bắt đầu thử nghiệm. Trung tâm chỉ có thể tiến hành sau khi mẫu được tiếp nhận, kiểm tra và yêu cầu thử nghiệm được xác nhận.
Doanh nghiệp nên dự phòng thời gian thay vì sắp xếp kiểm nghiệm quá sát hạn nộp hồ sơ hoặc lịch ra mắt sản phẩm. Nếu mẫu không đạt điều kiện tiếp nhận, toàn bộ tiến độ có thể phải tính lại.
Biên bản/nhận diện mẫu khi cần
Trong các trường hợp kiểm nghiệm phục vụ kiểm soát tranh chấp, xác minh chất lượng, đánh giá nhiều địa điểm hoặc kiểm tra nội bộ có yêu cầu truy xuất, doanh nghiệp nên lập biên bản lấy mẫu.
Biên bản có thể ghi nhận thời gian, địa điểm, người lấy, tình trạng bao bì, mã lô, số lượng và điều kiện bảo quản. Thông tin này giúp liên kết mẫu với nguồn sản phẩm cụ thể.
Khi gửi nhiều mẫu, mã nhận diện trên bao bì phải trùng với phiếu yêu cầu. Nếu mã mẫu ghi tay, cần bảo đảm không bị mờ hoặc bong trong quá trình vận chuyển.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm thường ghi nhận tình trạng mẫu khi tiếp nhận. Doanh nghiệp nên kiểm tra phiếu tiếp nhận để phát hiện sớm sai lệch về tên mẫu, số lượng hoặc yêu cầu thử nghiệm.
Đọc phiếu Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm: đừng chỉ nhìn chữ “đạt”
Một phiếu kiểm nghiệm không nên được đọc theo cách chỉ tìm dòng kết luận đạt hay không đạt. Doanh nghiệp cần kiểm tra toàn bộ thông tin từ tên mẫu, ngày nhận, ngày thử nghiệm, chỉ tiêu, phương pháp, đơn vị đến kết quả.
Một chỉ tiêu chỉ có thể được đánh giá khi có căn cứ giới hạn hoặc tiêu chuẩn đối chiếu. Không phải phiếu nào cũng tự động đưa ra kết luận chung cho sản phẩm. Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm có thể chỉ trả kết quả phân tích, còn việc đánh giá cần dựa trên tiêu chuẩn hoặc hồ sơ cụ thể.
Nếu phát hiện sai tên mẫu, sai đơn vị hoặc thiếu chỉ tiêu, doanh nghiệp cần trao đổi ngay. Không nên sử dụng phiếu trong hồ sơ rồi mới xử lý khi cơ quan hoặc đối tác phát hiện điểm không thống nhất.
Tên mẫu
Tên mẫu là thông tin nhận diện quan trọng nhất trên phiếu. Tên này nên phù hợp với tên sản phẩm trong hồ sơ và trên nhãn. Khác biệt nhỏ về hương vị, dạng sản phẩm hoặc quy cách cũng có thể gây khó khăn khi đối chiếu.
Nếu doanh nghiệp gửi mẫu với tên nội bộ, cần yêu cầu Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm thể hiện tên phù hợp trước khi phát hành phiếu chính thức. Không nên đề nghị sửa tên theo cách làm thay đổi bản chất mẫu đã tiếp nhận.
Tên mẫu càng rõ thì khả năng nhầm lẫn càng thấp. Ví dụ, thay vì chỉ ghi “trà”, có thể ghi rõ dạng trà, thành phần chính hoặc hương vị khi cần phân biệt nhiều mẫu.
Doanh nghiệp nên kiểm tra cả tên đơn vị gửi mẫu và thông tin liên quan. Phiếu có lỗi hành chính có thể phải điều chỉnh, làm ảnh hưởng tiến độ sử dụng.
Chỉ tiêu
Danh sách chỉ tiêu trên phiếu phải trùng với danh sách đã xác nhận. Doanh nghiệp cần kiểm tra có thiếu chỉ tiêu, ghi sai tên hoặc gộp chỉ tiêu không đúng dự kiến hay không.
Mỗi chỉ tiêu phản ánh một khía cạnh khác nhau của sản phẩm. Không thể kết luận sản phẩm an toàn chỉ từ một vài kết quả rời rạc nếu bộ chỉ tiêu chưa được xây dựng đầy đủ.
Khi một chỉ tiêu có kết quả bất thường, cần xem lại toàn bộ thông tin liên quan thay vì chỉ nhìn con số. Có thể phải đánh giá nguyên liệu, quy trình, điều kiện lấy mẫu, phương pháp thử và mức giới hạn áp dụng.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm có thể giải thích ý nghĩa kỹ thuật của kết quả, nhưng doanh nghiệp cần đặt kết quả vào bối cảnh sản phẩm cụ thể.
Phương pháp
Phương pháp thử cho biết cách Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm thực hiện phép phân tích. Cùng một chỉ tiêu có thể có nhiều phương pháp khác nhau, với giới hạn phát hiện và phạm vi áp dụng khác nhau.
Doanh nghiệp cần quan tâm đặc biệt khi kết quả dùng cho hồ sơ có yêu cầu cụ thể về phương pháp hoặc khi nền mẫu phức tạp. Phương pháp phù hợp với nước chưa chắc phù hợp hoàn toàn với sản phẩm bột, dầu hoặc thực phẩm nhiều thành phần.
Nếu kết quả giữa hai lần kiểm nghiệm khác biệt lớn, cần xem hai trung tâm có sử dụng cùng phương pháp hay không. So sánh con số mà bỏ qua phương pháp có thể dẫn đến kết luận chưa chính xác.
Phương pháp còn liên quan đến cách thể hiện kết quả dưới ngưỡng phát hiện hoặc dưới ngưỡng định lượng. Doanh nghiệp nên đề nghị giải thích nếu chưa hiểu ký hiệu trên phiếu.
Đơn vị và giới hạn
Một con số chỉ có ý nghĩa khi đọc cùng đơn vị. Kết quả tính theo mg/kg khác với mg/L hoặc tỷ lệ phần trăm. Sai sót khi chuyển đổi đơn vị có thể khiến doanh nghiệp đánh giá nhầm mức độ phù hợp.
Giới hạn đối chiếu cần được xác định từ căn cứ phù hợp. Phiếu kiểm nghiệm có thể nêu kết quả nhưng không phải lúc nào cũng ghi sẵn giới hạn cho tất cả chỉ tiêu.
Khi doanh nghiệp tự xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm, giới hạn cần được đặt hợp lý, phản ánh chất lượng thực tế và phù hợp với yêu cầu liên quan. Không nên sao chép giới hạn của sản phẩm khác nếu bản chất không giống nhau.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm có thể hỗ trợ giải thích đơn vị, giới hạn phát hiện và kết quả định lượng. Tuy nhiên, việc lựa chọn mức giới hạn công bố cần được rà soát trong toàn bộ hồ sơ.
Điểm dễ vướng riêng của Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm: chọn nơi thuận tiện nhưng không đáp ứng chỉ tiêu
Một trung tâm gần cơ sở hoặc có thời gian tiếp nhận linh hoạt có thể thuận tiện cho việc gửi mẫu, nhưng sự thuận tiện không đồng nghĩa với phù hợp. Nếu trung tâm không thực hiện được chỉ tiêu đặc thù, doanh nghiệp có thể phải chia mẫu hoặc gửi lại nơi khác.
Việc chia bộ chỉ tiêu giữa nhiều đơn vị không phải lúc nào cũng sai, nhưng cần được quản lý cẩn thận. Các kết quả phải liên kết được với cùng sản phẩm, cùng phiên bản và thời điểm phù hợp. Nếu mỗi phiếu ghi một tên mẫu khác nhau, việc sử dụng chung trong hồ sơ có thể phức tạp.
Doanh nghiệp nên xác nhận đầy đủ năng lực thực hiện trước khi gửi. Không nên chỉ hỏi trung tâm có “kiểm nghiệm thực phẩm” hay không, vì phạm vi này rất rộng.
Xác định nguyên nhân
Khi phát hiện trung tâm không đáp ứng một chỉ tiêu hoặc kết quả không phù hợp, bước đầu tiên là xác định nguyên nhân. Có thể do bộ chỉ tiêu được lựa chọn sai, trung tâm không có phương pháp phù hợp, mẫu không đạt điều kiện tiếp nhận hoặc bản thân sản phẩm có vấn đề.
Doanh nghiệp nên rà soát phiếu yêu cầu thử nghiệm, thông tin mẫu, quá trình lấy mẫu và trao đổi ban đầu. Nếu lỗi phát sinh do thông tin cung cấp không đầy đủ, cần điều chỉnh quy trình làm việc nội bộ.
Nếu nguyên nhân nằm ở năng lực của Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm, doanh nghiệp cần tìm đơn vị phù hợp hơn cho phần việc còn lại. Không nên yêu cầu trung tâm phát hành một kết quả nằm ngoài phạm vi thực tế.
Việc xác định đúng nguyên nhân giúp tránh gửi lại mẫu nhiều lần nhưng vẫn lặp lại cùng một sai sót.
Có cần lấy lại mẫu?
Không phải mọi trường hợp đều cần lấy lại mẫu. Nếu lượng mẫu lưu còn đủ, điều kiện bảo quản phù hợp và thời gian chưa làm thay đổi mẫu, trung tâm có thể sử dụng phần mẫu còn lại để bổ sung chỉ tiêu.
Tuy nhiên, nếu mẫu đã hết, đã bị mở quá lâu hoặc chỉ tiêu bổ sung yêu cầu điều kiện lấy mẫu khác, doanh nghiệp phải lấy mẫu mới. Mẫu mới nên thuộc cùng phiên bản sản phẩm và được nhận diện rõ.
Khi kết quả bất thường, kiểm nghiệm lại bằng mẫu mới có thể cần thiết để xác minh. Nhưng nếu chỉ lặp lại phép thử mà không xem xét nguyên nhân, kết quả mới cũng có thể tiếp tục bất thường.
Doanh nghiệp nên trao đổi với Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm về khả năng sử dụng mẫu lưu trước khi quyết định lấy lại.
Có cần đổi bộ chỉ tiêu?
Bộ chỉ tiêu có thể cần điều chỉnh nếu doanh nghiệp xác định sai nhóm sản phẩm, thay đổi mục đích sử dụng kết quả hoặc phát hiện thêm nguy cơ từ thành phần và quy trình.
Đổi bộ chỉ tiêu không có nghĩa là loại bỏ những chỉ tiêu có kết quả không mong muốn. Việc thay đổi phải có căn cứ kỹ thuật và phù hợp với bản chất sản phẩm.
Nếu một chỉ tiêu thực sự không liên quan, doanh nghiệp cần giải thích được lý do. Ngược lại, nếu một nguy cơ quan trọng bị bỏ sót, cần bổ sung ngay cả khi điều đó làm tăng chi phí.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm nên được cung cấp phiên bản bộ chỉ tiêu cuối cùng bằng văn bản để hạn chế nhầm lẫn khi thực hiện.
Không chỉnh sửa sản phẩm chỉ dựa trên một con số rời rạc
Một kết quả vượt giới hạn hoặc khác với dự kiến không nên lập tức dẫn đến việc thay đổi toàn bộ công thức. Doanh nghiệp cần xác minh độ tin cậy của mẫu, phương pháp thử và dữ liệu sản xuất.
Nếu chỉ tiêu biến động, nên xem lại nguyên liệu đầu vào, độ đồng đều khi phối trộn, điều kiện gia nhiệt, thời gian bảo quản và quy cách lấy mẫu. Một con số chỉ phản ánh mẫu cụ thể tại thời điểm thử nghiệm.
Khi cần thiết, có thể kiểm nghiệm mẫu đối chứng hoặc mẫu thuộc lô khác. Việc này giúp xác định vấn đề mang tính hệ thống hay chỉ xảy ra ở một lô riêng biệt.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm có thể cung cấp dữ liệu kỹ thuật, nhưng quyết định điều chỉnh sản phẩm cần dựa trên đánh giá tổng thể.
Kiểm nghiệm lại khi nào là hợp lý? – riêng với Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm
Kiểm nghiệm không phải hoạt động chỉ thực hiện một lần rồi sử dụng kết quả vô thời hạn cho mọi phiên bản sản phẩm. Khi có thay đổi đáng kể, doanh nghiệp cần đánh giá lại mức độ đại diện của phiếu cũ.
Không phải thay đổi nào cũng bắt buộc phải kiểm nghiệm lại toàn bộ. Doanh nghiệp có thể đánh giá ảnh hưởng của thay đổi đến từng nhóm chỉ tiêu. Tuy nhiên, việc đánh giá phải có căn cứ, không nên chỉ dựa trên cảm tính.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm có thể hỗ trợ xác định phần phép thử cần lặp lại nếu được cung cấp thông tin về sự thay đổi.
Đổi công thức
Thay đổi công thức là lý do phổ biến cần xem xét kiểm nghiệm lại. Việc thêm, bớt hoặc điều chỉnh tỷ lệ thành phần có thể làm thay đổi giá trị dinh dưỡng, hàm lượng chất đặc trưng, độ ẩm, độ axit và mức độ ổn định của sản phẩm.
Nếu thay đổi nhỏ không ảnh hưởng đến nhóm chỉ tiêu đã thử, doanh nghiệp có thể cân nhắc phạm vi kiểm nghiệm phù hợp. Tuy nhiên, cần lưu lại căn cứ đánh giá.
Nếu thay đổi thành phần chính, chất bảo quản, phụ gia, hoạt chất hoặc nguyên liệu có nguy cơ đặc thù, khả năng phải kiểm nghiệm lại sẽ cao hơn.
Mẫu gửi đến Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm phải là mẫu được sản xuất theo công thức mới, không phải mẫu cũ chỉ thay nhãn.
Đổi nhà cung cấp nguyên liệu chính
Hai nguyên liệu có cùng tên nhưng khác nhà cung cấp có thể khác về độ tinh khiết, độ ẩm, nguồn gốc, quy trình xử lý hoặc mức độ ổn định. Khi đổi nhà cung cấp nguyên liệu chính, doanh nghiệp nên đánh giá ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.
Nếu nguyên liệu mới có hồ sơ chất lượng đầy đủ và thông số tương đương, doanh nghiệp có thể lựa chọn kiểm nghiệm tập trung vào nhóm chỉ tiêu có nguy cơ thay đổi. Nếu nguồn nguyên liệu khác biệt đáng kể, cần đánh giá rộng hơn.
Không nên chỉ dựa vào cam kết thương mại của nhà cung cấp. Kiểm nghiệm nguyên liệu đầu vào hoặc sản phẩm thành phẩm giúp doanh nghiệp xác minh tính phù hợp thực tế.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm cần được thông báo nếu mục tiêu là so sánh giữa hai nguồn nguyên liệu để có phương án lấy mẫu phù hợp.
Đổi quy trình đáng kể
Thay đổi nhiệt độ, thời gian xử lý, thiết bị, công đoạn phối trộn, sấy, làm nguội hoặc đóng gói có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Những thay đổi này có thể làm phát sinh nguy cơ vi sinh hoặc làm biến đổi thành phần.
Khi nâng công suất, doanh nghiệp cũng nên đánh giá độ đồng đều của sản phẩm. Quy trình hoạt động tốt ở quy mô nhỏ chưa chắc giữ nguyên kết quả khi chuyển sang mẻ lớn.
Nếu thay đổi quy trình nhưng vẫn sử dụng phiếu cũ, doanh nghiệp có thể bỏ qua biến động thực tế. Kiểm nghiệm lại giúp xác nhận quy trình mới vẫn tạo ra sản phẩm phù hợp.
Việc lựa chọn chỉ tiêu kiểm tra nên dựa trên phần quy trình đã thay đổi, không nhất thiết sao chép toàn bộ bộ chỉ tiêu nếu không cần thiết.
Kết quả bất thường
Kết quả bất thường có thể là kết quả vượt giới hạn, chênh lệch lớn giữa các lô hoặc không phù hợp với đặc tính dự kiến. Khi đó, doanh nghiệp cần tạm thời chưa kết luận cho đến khi hoàn thành rà soát.
Trước khi kiểm nghiệm lại, cần xem hồ sơ lấy mẫu, điều kiện vận chuyển và tình trạng mẫu. Nếu phát hiện sai sót rõ ràng, mẫu mới phải được lấy theo quy trình đã điều chỉnh.
Nếu không có sai sót trong lấy mẫu, doanh nghiệp nên kiểm tra nguyên liệu, sản xuất và bảo quản. Kiểm nghiệm lại tại cùng Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm hoặc một đơn vị khác có thể được cân nhắc tùy mục đích xác minh.
Kết quả kiểm nghiệm lại cần được đọc cùng kết quả ban đầu, không nên tự động loại bỏ phiếu bất thường mà không tìm nguyên nhân.
Tự gửi phòng kiểm nghiệm hay thuê dịch vụ Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm?
Doanh nghiệp có thể tự liên hệ trung tâm hoặc sử dụng đơn vị hỗ trợ. Cả hai phương án đều có thể phù hợp nếu được tổ chức đúng.
Tự gửi mẫu giúp doanh nghiệp trực tiếp kiểm soát quá trình, nhưng đòi hỏi người phụ trách phải hiểu sản phẩm, bộ chỉ tiêu và cách đọc phiếu. Thuê dịch vụ có thể giảm khối lượng phối hợp, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều sản phẩm hoặc cần gắn kiểm nghiệm với hồ sơ công bố.
Điều quan trọng là dù chọn phương án nào, doanh nghiệp vẫn phải nhận được đầy đủ thông tin về mẫu, chỉ tiêu, trung tâm thực hiện và phiếu kết quả.
Tự làm khi biết rõ chỉ tiêu
Doanh nghiệp có bộ phận chất lượng hoặc người phụ trách am hiểu có thể tự gửi mẫu. Trước khi thực hiện, cần chuẩn bị danh sách chỉ tiêu, số lượng mẫu và yêu cầu phát hành phiếu.
Tự làm phù hợp khi sản phẩm không quá phức tạp, số lượng mẫu ít và mục đích kiểm nghiệm rõ ràng. Doanh nghiệp có thể trao đổi trực tiếp với Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm về phương pháp và tiến độ.
Tuy nhiên, tự làm không có nghĩa là chỉ chọn bộ chỉ tiêu rẻ nhất. Người phụ trách cần kiểm tra sự phù hợp của kết quả với hồ sơ tiếp theo.
Nếu chưa có kinh nghiệm đọc phiếu hoặc xác định nhóm nguy cơ, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến chuyên môn trước khi gửi.
Thuê hỗ trợ khi nhiều SKU
Doanh nghiệp có nhiều SKU, nhiều hương vị, quy cách hoặc nhóm sản phẩm thường gặp khó khăn khi quản lý mẫu và bộ chỉ tiêu. Một đơn vị hỗ trợ có thể giúp lập danh mục, mã hóa mẫu và theo dõi tiến độ.
Việc này đặc biệt hữu ích khi cần xác định mẫu nào có thể dùng chung dữ liệu và mẫu nào phải kiểm nghiệm riêng. Nếu quản lý không tốt, doanh nghiệp dễ gửi trùng hoặc bỏ sót sản phẩm.
Đơn vị dịch vụ cần minh bạch Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm được sử dụng, phạm vi chỉ tiêu và chi phí từng mẫu. Doanh nghiệp không nên chỉ nhận một báo giá tổng mà không biết nội dung thử nghiệm.
Sau khi hoàn thành, toàn bộ phiếu và thông tin mẫu phải được bàn giao đầy đủ để doanh nghiệp lưu trữ.
Yêu cầu báo giá tách từng chỉ tiêu
Báo giá tách từng chỉ tiêu giúp doanh nghiệp hiểu chi phí hình thành như thế nào. Khi cần bổ sung hoặc loại bỏ một chỉ tiêu có căn cứ, việc điều chỉnh sẽ rõ ràng hơn.
Nếu chỉ nhận tổng giá, doanh nghiệp khó so sánh giữa các Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm vì mỗi nơi có thể đang báo một bộ chỉ tiêu khác nhau. Mức giá thấp hơn chưa chắc là lựa chọn tiết kiệm nếu thiếu những chỉ tiêu quan trọng.
Báo giá nên thể hiện tên mẫu, số lượng mẫu, danh sách chỉ tiêu, thời gian dự kiến và hình thức trả kết quả. Những khoản phát sinh như gửi mẫu, lấy mẫu hoặc trả bản giấy cũng cần được làm rõ.
Doanh nghiệp nên kiểm tra báo giá trước khi xác nhận, tránh phát hiện sai khi mẫu đã được đưa vào thử nghiệm.
Nhận lại phiếu và toàn bộ thông tin mẫu
Dù tự làm hay thuê dịch vụ, doanh nghiệp cần nhận phiếu kiểm nghiệm hoàn chỉnh. Ngoài phiếu, nên lưu phiếu yêu cầu thử nghiệm, báo giá, biên bản giao nhận mẫu và các trao đổi về điều chỉnh chỉ tiêu.
Các tài liệu này giúp doanh nghiệp giải thích vì sao bộ chỉ tiêu được lựa chọn và xác định mẫu nào đã được kiểm nghiệm. Khi cần kiểm nghiệm lại, dữ liệu cũ là căn cứ để so sánh.
Không nên chỉ nhận một ảnh chụp kết quả không đầy đủ. Phiếu cần thể hiện thông tin Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm, mã phiếu, tên mẫu, thời gian, phương pháp và kết quả.
Doanh nghiệp cũng nên lưu bản điện tử có thể tra cứu lâu dài, tránh phụ thuộc hoàn toàn vào đơn vị trung gian.
TPHCM nhiều phòng thử nghiệm: chọn nơi theo tiêu chí nào? – riêng với Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm
Tại TPHCM có nhiều đơn vị tiếp nhận mẫu thực phẩm, nhưng doanh nghiệp không nên chọn chỉ dựa trên vị trí. Một nơi gần có thể phù hợp với mẫu phổ biến nhưng chưa chắc đáp ứng chỉ tiêu đặc thù. Một nơi có phạm vi rộng có thể có chi phí hoặc thời gian khác với nhu cầu thực tế.
Tiêu chí lựa chọn nên xoay quanh sự phù hợp của phép thử, thời gian, cách trả kết quả và khả năng phối hợp khi cần giải thích. Doanh nghiệp có thể ưu tiên một trung tâm chính và một phương án thay thế cho các chỉ tiêu chuyên biệt.
Việc xây dựng mối quan hệ làm việc ổn định với Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm giúp doanh nghiệp dễ quản lý lịch sử kết quả và chuẩn hóa cách gửi mẫu.
Phạm vi chỉ tiêu
Phạm vi chỉ tiêu là tiêu chí quan trọng nhất. Trung tâm cần có khả năng thực hiện các nhóm phép thử phù hợp với sản phẩm. Doanh nghiệp nên gửi danh sách cụ thể để được xác nhận bằng văn bản.
Nếu trung tâm phải chuyển mẫu, cần hỏi rõ phần nào được chuyển, đơn vị nào thực hiện và kết quả được phát hành theo hình thức nào. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động về tiến độ.
Với sản phẩm đặc thù, nên ưu tiên nơi đã có kinh nghiệm xử lý nền mẫu tương tự. Năng lực thiết bị chỉ là một phần; kinh nghiệm chuẩn bị mẫu cũng ảnh hưởng đến chất lượng phân tích.
Không nên lựa chọn một Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm chỉ vì nơi đó từng kiểm một sản phẩm có tên gần giống mà chưa đối chiếu thành phần.
Thời gian
Thời gian kiểm nghiệm cần được tính theo từng nhóm chỉ tiêu. Doanh nghiệp nên hỏi ngày bắt đầu tính thời gian, vì có nơi chỉ tính sau khi xác nhận thanh toán và yêu cầu thử nghiệm.
Thời gian nhanh có thể phù hợp với kế hoạch gấp, nhưng không nên yêu cầu rút ngắn những phép thử cần thời gian kỹ thuật tối thiểu. Đặc biệt, các chỉ tiêu vi sinh không thể được đánh giá đầy đủ chỉ bằng việc đẩy nhanh quy trình hành chính.
Doanh nghiệp nên dự phòng thời gian sửa thông tin phiếu hoặc kiểm nghiệm bổ sung. Không nên lên lịch công bố hoặc sản xuất hàng loạt dựa trên ngày trả kết quả sớm nhất.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm cần thông báo nếu có chỉ tiêu được thực hiện theo đợt, tránh để doanh nghiệp hiểu nhầm tiến độ.
Cách trả kết quả
Một số doanh nghiệp cần bản điện tử để xử lý hồ sơ nhanh, trong khi một số trường hợp cần bản giấy. Cần xác định ngay từ đầu hình thức phiếu và số lượng bản.
Nếu phiếu cần song ngữ, doanh nghiệp nên hỏi khả năng phát hành và cách thể hiện tên sản phẩm. Việc dịch lại bên ngoài có thể không phản ánh đúng thuật ngữ kỹ thuật.
Trước khi phát hành, doanh nghiệp nên được kiểm tra thông tin hành chính và tên mẫu. Tuy nhiên, không được yêu cầu thay đổi kết quả hoặc nội dung kỹ thuật không đúng với phép thử đã thực hiện.
Một Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm có quy trình trả kết quả rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót hồ sơ.
Khả năng hỗ trợ giải thích phiếu
Khả năng giải thích không đồng nghĩa với việc trung tâm chịu trách nhiệm xây dựng toàn bộ hồ sơ cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, trung tâm nên có đầu mối chuyên môn để giải thích phương pháp, đơn vị, giới hạn phát hiện và các ký hiệu trên phiếu.
Khi có kết quả bất thường, doanh nghiệp cần biết nên trao đổi với ai và cần cung cấp thêm thông tin gì. Phản hồi rõ ràng giúp quá trình xác minh nhanh hơn.
Một đơn vị chỉ trả phiếu mà không thể giải thích dữ liệu kỹ thuật sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp, nhất là với sản phẩm có nền mẫu phức tạp.
Khả năng phối hợp chuyên môn là tiêu chí nên được cân nhắc cùng giá và vị trí khi lựa chọn Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm tại TPHCM.
Checklist trước khi gửi mẫu cho Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm
Trước khi mẫu rời khỏi cơ sở, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ quy trình một lần cuối. Mục tiêu là bảo đảm mẫu đúng, chỉ tiêu đúng, mục đích đúng và tiến độ có dự phòng.
Không cần xây dựng một quy trình quá phức tạp, nhưng các thông tin cốt lõi phải được xác nhận bằng văn bản. Việc kiểm tra vài phút trước khi gửi có thể tránh được nhiều ngày chờ đợi và chi phí kiểm nghiệm lại.
Đúng mẫu
Đúng mẫu nghĩa là đúng sản phẩm, đúng phiên bản, đúng lô hoặc đúng nguyên liệu cần đánh giá. Mẫu phải còn nguyên trạng và được bảo quản phù hợp.
Tên trên bao bì hoặc mã mẫu phải trùng với phiếu yêu cầu. Nếu có nhiều hương vị, cần kiểm tra tránh gửi nhầm.
Số lượng mẫu phải đáp ứng toàn bộ danh sách chỉ tiêu. Nếu có mẫu dự phòng, cần ghi nhận và bảo quản rõ ràng.
Trước khi bàn giao cho Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm, người phụ trách nên chụp lại tình trạng mẫu và thông tin nhận diện để đối chiếu khi cần.
Đúng chỉ tiêu
Danh sách chỉ tiêu cần được duyệt trước khi trung tâm tiến hành. Doanh nghiệp phải kiểm tra tên chỉ tiêu, đơn vị dự kiến và mục đích thử nghiệm.
Không nên dùng bộ chỉ tiêu của sản phẩm khác chỉ vì muốn tiết kiệm thời gian. Nếu chưa chắc chắn, cần rà soát thành phần và nhóm nguy cơ.
Báo giá phải trùng với danh sách chỉ tiêu đã thống nhất. Mọi điều chỉnh nên được xác nhận bằng văn bản.
Đúng chỉ tiêu giúp phiếu của Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm có thể sử dụng ngay cho công việc tiếp theo, hạn chế bổ sung nhiều lần.
Đúng mục đích
Doanh nghiệp phải ghi rõ kiểm nghiệm để công bố, kiểm soát nội bộ, đánh giá nguyên liệu hay xử lý một vấn đề chất lượng. Mục đích khác nhau có thể dẫn đến cách xây dựng bộ chỉ tiêu khác nhau.
Nếu kết quả sẽ dùng cho hồ sơ, cần kiểm tra trước các yêu cầu về tên mẫu, thời hạn, phương pháp và hình thức phát hành.
Không nên sử dụng một phiếu được tạo cho mục đích nghiên cứu sơ bộ như thể đó là phiếu đại diện cho sản phẩm thương mại nếu mẫu và công thức chưa được chốt.
Khi mục đích rõ ràng, Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm và doanh nghiệp sẽ phối hợp chính xác hơn.
Đủ thời gian dự phòng
Thời gian dự phòng cần bao gồm thời gian vận chuyển, tiếp nhận, phân tích, kiểm tra thông tin và xử lý trường hợp phát sinh. Doanh nghiệp không nên chỉ tính số ngày thử nghiệm được ghi trong báo giá.
Nếu mẫu không đạt điều kiện, chỉ tiêu cần bổ sung hoặc thông tin phiếu phải điều chỉnh, tiến độ có thể kéo dài. Với dự án ra mắt nhiều sản phẩm, cần sắp xếp thứ tự ưu tiên.
Thời gian dự phòng cũng giúp doanh nghiệp không phải chọn một Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm chỉ vì cam kết trả nhanh, trong khi phạm vi thử nghiệm chưa phù hợp.
Lựa chọn trung tâm đúng ngay từ đầu, chuẩn bị mẫu đầy đủ và xác định chính xác bộ chỉ tiêu sẽ giúp quá trình kiểm nghiệm tiết kiệm hơn, kết quả có ý nghĩa hơn và hồ sơ sau kiểm nghiệm được triển khai thuận lợi hơn.
Trung tâm kiểm nghiệm thực phẩm TPHCM phù hợp cần đáp ứng đồng thời yêu cầu về năng lực phân tích, quy trình tiếp nhận, tính minh bạch và khả năng hỗ trợ doanh nghiệp sử dụng kết quả đúng mục đích. Trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp nên kiểm tra phạm vi chỉ tiêu, thời gian trả kết quả, chi phí và thông tin sẽ thể hiện trên phiếu.
