Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm là hệ thống các yêu cầu giúp doanh nghiệp kiểm soát nguy cơ nhiễm bẩn trong suốt quá trình tiếp nhận nguyên liệu, chế biến, đóng gói và bảo quản sản phẩm. Một cơ sở đạt yêu cầu không chỉ cần nhà xưởng sạch sẽ mà còn phải có cách bố trí phù hợp với quy trình sản xuất thực tế.
“Làm để dùng mỗi ngày” – Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm không nên chỉ tồn tại khi có đoàn kiểm tra
Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm chỉ thực sự có giá trị khi được đưa vào hoạt động hằng ngày, thay vì nằm trong một bộ hồ sơ được chuẩn bị riêng để phục vụ kiểm tra. Một cơ sở có thể đầu tư nhà xưởng, máy móc, kho bảo quản và khu vệ sinh tương đối đầy đủ nhưng vẫn phát sinh rủi ro nếu nhân viên không biết phải kiểm tra những gì, ai chịu trách nhiệm và khi phát hiện bất thường thì xử lý ra sao.
Cách tiếp cận hiệu quả là biến tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thành một hệ thống vận hành có thể nhìn thấy trong từng ca làm việc. Nhà xưởng phải được giữ trong tình trạng phù hợp, thiết bị phải được vệ sinh và kiểm tra, nguyên liệu phải được kiểm soát trước khi đưa vào sản xuất, nhân sự phải thực hiện đúng công đoạn và các bất thường phải được ghi nhận ngay khi phát sinh.
Khi làm được điều này, hồ sơ không còn là phần việc tách rời khỏi sản xuất. Mỗi thông tin được ghi lại đều phản ánh một việc đã thực hiện tại cơ sở và có thể dùng để kiểm tra ngược khi xảy ra sai lệch.
Trọng tâm: tiêu chuẩn cơ sở sản xuất
Trọng tâm của tiêu chuẩn cơ sở sản xuất không chỉ là cơ sở có bao nhiêu thiết bị, diện tích nhà xưởng lớn hay nhỏ hoặc có bao nhiêu khu chức năng. Điều cần quan tâm hơn là toàn bộ điều kiện đó có hỗ trợ cho quá trình sản xuất thực phẩm an toàn hay không.
Một cơ sở vận hành tốt cần kiểm soát đồng thời tình trạng khu vực sản xuất, luồng di chuyển của nguyên liệu và thành phẩm, vệ sinh thiết bị, chất lượng nước sử dụng, việc bảo quản nguyên liệu, tình trạng kho, vệ sinh cá nhân của người lao động và khả năng xử lý khi xuất hiện vấn đề.
Tiêu chuẩn vì vậy cần được hiểu theo hướng vận hành. Mỗi yêu cầu phải gắn được với một công việc cụ thể mà nhân viên hoặc người quản lý có thể kiểm tra, xác nhận và xử lý.
Cách tổ chức: kết nối nhà xưởng, thiết bị, con người và sản phẩm
Một sai lầm khá phổ biến là quản lý từng phần riêng biệt. Nhà xưởng được giao cho bộ phận vệ sinh, máy móc giao cho kỹ thuật, nguyên liệu giao cho kho, còn hồ sơ ATTP lại do một người khác phụ trách. Nếu các bộ phận không kết nối với nhau, cơ sở rất dễ xuất hiện khoảng trống kiểm soát.
Cách tổ chức phù hợp hơn là nhìn theo dòng sản phẩm. Từ thời điểm nguyên liệu được tiếp nhận, đưa vào kho, chuyển sang sơ chế, chế biến, đóng gói và bảo quản thành phẩm, mỗi công đoạn đều phải có điều kiện nhà xưởng, thiết bị và con người tương ứng.
Khi một sản phẩm gặp vấn đề, cơ sở có thể lần ngược lại từng công đoạn để xác định nguyên nhân nằm ở nguyên liệu, thiết bị, điều kiện môi trường, thao tác nhân viên hay khâu bảo quản. Đây mới là giá trị thực tế của việc xây dựng tiêu chuẩn cơ sở sản xuất.
Chọn người chịu trách nhiệm
Không nên để một yêu cầu quan trọng tồn tại trong tình trạng “ai cũng có trách nhiệm” nhưng cuối cùng không có người nào thực sự chịu trách nhiệm. Mỗi khu vực hoặc nhóm công việc nên có người kiểm soát chính.
Người trực tiếp làm việc có thể chịu trách nhiệm kiểm tra ban đầu. Ca trưởng hoặc quản lý xác nhận lại những nội dung quan trọng. Người phụ trách ATTP có thể theo dõi tổng thể, rà soát biểu mẫu và phát hiện những điểm không phù hợp có tính hệ thống.
Việc phân công rõ giúp hạn chế tình trạng phát hiện lỗi nhưng không ai xử lý, hoặc một vấn đề được chuyển qua nhiều người nhưng không có kết luận cuối cùng.
Đặt lịch cập nhật rõ ràng
Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm phải được kiểm tra theo tần suất phù hợp với hoạt động thực tế. Có nội dung cần kiểm tra mỗi đầu ca, có nội dung theo ngày, theo tuần hoặc khi phát sinh thay đổi.
Lịch cập nhật càng rõ thì nhân viên càng dễ hình thành thói quen. Ví dụ, tình trạng khu vực sản xuất có thể kiểm tra trước khi bắt đầu ca; vệ sinh máy móc được xác nhận sau khi kết thúc sản xuất; kho nguyên liệu được kiểm tra định kỳ; còn việc thay đổi nhân sự hoặc thiết bị phải cập nhật ngay khi xảy ra.
Điều quan trọng là tránh xây dựng lịch kiểm tra quá phức tạp đến mức nhân viên chỉ ký cho đủ. Tần suất nên dựa trên mức độ rủi ro và khả năng vận hành thật của cơ sở.
Bắt đầu Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm từ một ngày vận hành thực tế
Một cách dễ triển khai là không bắt đầu từ bộ biểu mẫu dày mà bắt đầu từ chính một ngày sản xuất bình thường. Quan sát từ lúc nhân viên vào ca cho đến lúc kết thúc công việc sẽ giúp cơ sở nhận ra những điểm nào cần kiểm soát và dữ liệu nào thực sự cần ghi.
Cách làm này đặc biệt phù hợp với cơ sở vừa và nhỏ vì có thể xây tiêu chuẩn dựa trên quy trình đang tồn tại, sau đó từng bước điều chỉnh những điểm chưa phù hợp.
Đầu ca
Đầu ca là thời điểm phù hợp để kiểm tra điều kiện ban đầu trước khi đưa nguyên liệu vào sản xuất. Nhân viên có thể kiểm tra tình trạng nền, khu thao tác, bàn, thiết bị, dụng cụ, nước sử dụng, kho, khu chứa rác và các yếu tố có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm.
Nếu phát hiện thiết bị còn bẩn, nước có dấu hiệu bất thường, nguyên liệu bảo quản không đúng điều kiện hoặc khu vực sản xuất chưa được vệ sinh hoàn chỉnh thì cần xử lý trước khi bắt đầu công việc.
Việc kiểm tra đầu ca giúp cơ sở ngăn lỗi ngay từ đầu thay vì chỉ phát hiện sau khi một lượng lớn sản phẩm đã được sản xuất.
Trong quá trình chế biến/sản xuất
Trong quá trình sản xuất, việc kiểm soát nên tập trung vào các điểm dễ thay đổi. Thiết bị có thể phát sinh cặn bẩn, nhân viên có thể chuyển công đoạn không đúng cách, nguyên liệu có thể để ngoài môi trường quá lâu hoặc khu vực sạch có thể bị ảnh hưởng bởi chất thải từ khu vực khác.
Người phụ trách tại từng công đoạn cần quan sát và xử lý ngay khi có bất thường. Không nên chờ đến cuối ca mới ghi nhận vì lúc đó nhiều chi tiết có thể đã bị quên.
Việc ghi ngắn gọn nhưng đúng thời điểm thường có giá trị hơn một bản ghi rất dài được hoàn thiện sau nhiều giờ.
Cuối ca
Cuối ca là thời điểm tổng hợp tình trạng vận hành. Cơ sở cần xác nhận thiết bị đã được vệ sinh, nguyên liệu còn lại đã được bảo quản đúng, khu vực sản xuất đã được làm sạch và chất thải đã được thu gom phù hợp.
Những vấn đề chưa xử lý xong phải được ghi rõ để ca sau biết và tiếp tục theo dõi. Nếu chỉ ký “đạt” trong khi vẫn còn lỗi chưa khắc phục thì hồ sơ sẽ không phản ánh đúng thực tế.
Dữ liệu cuối ca cũng là nguồn thông tin quan trọng để quản lý đánh giá xem lỗi có lặp lại nhiều ngày hay không.
Khi có sự cố
Khi xảy ra sự cố, việc quan trọng không phải là cố làm cho hồ sơ trông đẹp mà là ghi nhận chính xác tình trạng. Sự cố có thể liên quan đến mất điện, thiết bị hỏng, nguồn nước bất thường, nhiệt độ bảo quản thay đổi, nguyên liệu không đạt, côn trùng xuất hiện hoặc nhân viên thao tác sai.
Thông tin nên thể hiện được sự cố xảy ra lúc nào, ở đâu, ảnh hưởng đến công đoạn nào và cơ sở đã xử lý ra sao.
Việc ghi nhận đầy đủ giúp cơ sở đánh giá được sản phẩm nào có khả năng bị ảnh hưởng và có cần cách ly, kiểm tra hoặc thực hiện biện pháp bổ sung hay không.
Những dữ liệu nào phải xuất hiện trong Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm?
Một hệ thống hồ sơ có giá trị không cần quá nhiều dữ liệu nhưng phải có khả năng trả lời được những câu hỏi cơ bản: việc gì đã được kiểm tra, kiểm tra lúc nào, ai thực hiện, kết quả ra sao và nếu có lỗi thì xử lý thế nào.
Dữ liệu càng sát với hoạt động thực tế thì càng dễ duy trì lâu dài.
Nhóm chính: dây chuyền, kho, nước, vệ sinh, nhân sự
Dây chuyền sản xuất cần được theo dõi về tình trạng hoạt động và vệ sinh. Kho cần được kiểm soát về cách bố trí, điều kiện bảo quản và khả năng phân biệt từng nhóm nguyên liệu hoặc thành phẩm.
Nguồn nước sử dụng trong chế biến, vệ sinh dụng cụ hoặc các công đoạn liên quan cần được quản lý phù hợp với mục đích sử dụng. Khu vực vệ sinh phải duy trì sạch, không trở thành nguồn gây nhiễm cho sản phẩm.
Nhân sự cũng là một phần của tiêu chuẩn cơ sở. Cơ sở có thể có thiết bị tốt nhưng nếu người vận hành không hiểu yêu cầu vệ sinh hoặc thường xuyên bỏ qua quy trình thì rủi ro vẫn cao.
Ngày giờ
Ngày giờ là dữ liệu đơn giản nhưng rất quan trọng. Khi có sự cố, thông tin này giúp xác định vấn đề xảy ra trong ca nào và có thể ảnh hưởng đến lô sản phẩm nào.
Không nhất thiết mọi biểu mẫu đều phải ghi giờ quá chi tiết. Tuy nhiên đối với những công đoạn có yếu tố thời gian hoặc có nhiều ca sản xuất trong ngày, việc ghi thời điểm cụ thể sẽ giúp truy xuất tốt hơn.
Dữ liệu ngày giờ cũng giúp quản lý nhận ra khoảng thời gian nào thường xuyên xảy ra bất thường.
Người thực hiện
Tên hoặc dấu xác nhận của người thực hiện giúp xác định trách nhiệm. Đây không nên được hiểu là công cụ để quy lỗi mà là cơ chế giúp biết ai trực tiếp quan sát tình trạng tại thời điểm đó.
Nếu một biểu mẫu chỉ có dữ liệu nhưng không xác định được người thực hiện, việc kiểm tra lại sau đó sẽ rất khó.
Cơ sở có nhiều nhân viên có thể dùng mã nhân sự, tên viết tắt hoặc chữ ký phù hợp, miễn sao có thể xác định được người thực hiện khi cần.
Kết quả hoặc hành động xử lý
Chỉ ghi “đạt” hoặc “không đạt” nhiều khi chưa đủ. Nếu có bất thường, hồ sơ nên thể hiện cách cơ sở đã xử lý.
Ví dụ, khi một khu vực chưa sạch thì cần ghi đã vệ sinh lại; khi thiết bị có vấn đề thì phải ghi đã dừng sử dụng hoặc chuyển sang thiết bị khác; khi nguyên liệu không phù hợp thì ghi rõ đã cách ly hoặc trả lại.
Phần hành động xử lý chính là yếu tố giúp biến biểu mẫu từ tài liệu ghi chép thành công cụ quản lý.
Ai nên là người ghi và ai nên là người kiểm tra Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm?
Phân công đúng người giúp dữ liệu có độ tin cậy cao hơn. Người ghi nên là người thực sự nhìn thấy và thực hiện công việc. Người kiểm tra nên có đủ quyền hạn để yêu cầu xử lý nếu phát hiện nội dung chưa phù hợp.
Không nên dồn toàn bộ trách nhiệm ghi chép cho một nhân viên văn phòng không trực tiếp có mặt tại khu sản xuất.
Nhân viên trực tiếp
Nhân viên trực tiếp là người hiểu rõ nhất tình trạng của công đoạn mình đang thực hiện. Vì vậy, những dữ liệu đơn giản như tình trạng dụng cụ, vệ sinh khu vực, thiết bị hoặc kết quả kiểm tra đầu ca có thể giao cho người trực tiếp xác nhận.
Cách này giúp thông tin được ghi ngay tại thời điểm công việc diễn ra.
Tuy nhiên biểu mẫu phải đủ đơn giản để nhân viên không cảm thấy việc ghi chép làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Ca trưởng
Ca trưởng có vai trò kiểm tra chéo và xử lý các vấn đề vượt quá phạm vi của nhân viên trực tiếp. Khi có bất thường, ca trưởng cần biết liệu công việc có thể tiếp tục hay phải tạm dừng một công đoạn.
Ngoài ra, ca trưởng có thể kiểm tra nhanh các biểu mẫu cuối ca để bảo đảm không có mục quan trọng nào bị bỏ trống.
Ở cơ sở hoạt động nhiều ca, vai trò của ca trưởng càng quan trọng vì đây là người kết nối giữa các ca.
Quản lý
Quản lý không nhất thiết phải ký vào mọi biểu mẫu mỗi ngày. Vai trò quan trọng hơn là nhìn xu hướng và phát hiện những lỗi lặp lại.
Nếu trong một tuần liên tục xuất hiện cùng một lỗi về thiết bị, kho hoặc vệ sinh thì vấn đề có thể không còn nằm ở nhân viên mà nằm ở cách tổ chức hệ thống.
Quản lý cần dựa trên dữ liệu để quyết định sửa chữa, thay đổi thiết bị, đào tạo lại hoặc điều chỉnh quy trình.
Người phụ trách ATTP
Người phụ trách ATTP nên theo dõi tổng thể tính phù hợp của hệ thống. Người này có thể kiểm tra xem biểu mẫu có phản ánh đúng quy trình hiện tại không, nhân viên có sử dụng thường xuyên không và các hành động khắc phục có được thực hiện đến cùng hay không.
Khi cơ sở thay đổi sản phẩm, dây chuyền hoặc bố trí nhà xưởng, người phụ trách ATTP cũng cần xem xét lại các tiêu chí kiểm soát.
Mục tiêu không phải tạo thêm giấy tờ mà là bảo đảm hệ thống kiểm soát theo kịp những thay đổi của cơ sở.
Cách thiết kế biểu mẫu Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm để nhân viên chịu dùng
Một biểu mẫu quá dài thường tạo ra dữ liệu kém chất lượng. Nhân viên có thể ký nhanh, điền giống nhau mỗi ngày hoặc bỏ trống vì cảm thấy mất nhiều thời gian.
Biểu mẫu tốt nên giúp người sử dụng hoàn thành trong thời gian ngắn nhưng vẫn ghi được những dữ liệu thật sự cần thiết.
Ít cột nhưng đủ ý
Mỗi biểu mẫu nên tập trung vào một mục đích rõ ràng. Nếu biểu mẫu kiểm tra đầu ca thì chỉ cần các nội dung liên quan trực tiếp đến điều kiện trước sản xuất.
Không nên đưa quá nhiều thông tin hành chính hoặc yêu cầu lặp lại cùng một dữ liệu ở nhiều biểu mẫu khác nhau.
Khi số lượng cột được giảm hợp lý, nhân viên dễ nhìn, dễ ghi và khả năng sử dụng đều đặn sẽ cao hơn.
Dùng lựa chọn/tick khi phù hợp
Đối với các tiêu chí có kết quả đơn giản như sạch hoặc chưa sạch, đạt hoặc chưa đạt, hoạt động hoặc không hoạt động, có thể sử dụng ô lựa chọn để giảm thời gian ghi.
Cách này đặc biệt hữu ích đối với biểu mẫu được sử dụng nhiều lần mỗi ngày.
Tuy nhiên không nên sử dụng dấu tick để thay thế mọi thông tin. Những nội dung bất thường vẫn cần có phần ghi chú để mô tả tình trạng.
Chỉ yêu cầu ghi tay phần bất thường
Một nguyên tắc thiết kế hiệu quả là để nhân viên thao tác nhanh khi mọi thứ bình thường và chỉ yêu cầu mô tả chi tiết khi có vấn đề.
Ví dụ, nếu thiết bị hoạt động bình thường thì chỉ cần xác nhận. Nếu phát hiện tiếng động bất thường hoặc bề mặt chưa sạch thì mới cần ghi rõ.
Cách này vừa tiết kiệm thời gian vừa làm nổi bật những dữ liệu thực sự cần quản lý quan tâm.
Đặt biểu mẫu ngay nơi làm việc
Biểu mẫu nằm trong tủ hồ sơ ở văn phòng thường rất khó được cập nhật đúng thời điểm. Nhân viên có xu hướng ghi lại vào cuối ngày dựa trên trí nhớ.
Nếu có thể, nên bố trí biểu mẫu hoặc phương tiện ghi nhận ngay tại khu vực thực hiện công việc.
Khi dữ liệu được ghi tại chỗ, độ chính xác cao hơn và người quản lý cũng dễ kiểm tra xem việc ghi chép có thực sự diễn ra hay không.
Điểm dễ thất bại nhất của Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm: chỉ đầu tư máy móc mà bỏ quy trình
Máy móc hiện đại không tự động tạo ra một hệ thống sản xuất an toàn. Nếu nhân viên không biết cách vệ sinh đúng, không kiểm tra trước khi vận hành hoặc không xử lý kịp khi thiết bị có dấu hiệu bất thường thì rủi ro vẫn tồn tại.
Một cơ sở có quy trình rõ ràng và kỷ luật vận hành tốt đôi khi kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn một cơ sở đầu tư lớn nhưng quản lý lỏng lẻo.
Nhận diện hành vi hình thức
Dấu hiệu dễ thấy nhất là biểu mẫu ngày nào cũng giống nhau, không có bất kỳ bất thường nào trong thời gian dài hoặc nhiều mục được điền cùng một kiểu chữ vào cuối ca.
Một dấu hiệu khác là nhân viên ký xác nhận nhưng không biết mình đang kiểm tra tiêu chí gì.
Khi thấy những biểu hiện này, cơ sở nên xem lại cách tổ chức thay vì chỉ yêu cầu nhân viên ghi nhiều hơn.
Đổi cách ghi cho sát công việc
Nếu nhân viên thường xuyên bỏ một nội dung, có thể nội dung đó đang được đặt sai thời điểm hoặc không phù hợp với công việc.
Ví dụ, một tiêu chí cần kiểm tra đầu ca nhưng biểu mẫu lại được yêu cầu nộp cuối ngày sẽ làm giảm chất lượng dữ liệu.
Nên điều chỉnh sao cho thao tác ghi nhận diễn ra gần nhất với thời điểm thực hiện công việc.
Kiểm tra chéo ngẫu nhiên
Kiểm tra chéo ngẫu nhiên giúp đánh giá mức độ trung thực của hồ sơ. Quản lý có thể chọn một vài tiêu chí đã được ghi “đạt” và kiểm tra trực tiếp tại khu vực sản xuất.
Nếu hồ sơ và thực tế trùng khớp, hệ thống đang hoạt động tốt. Nếu chênh lệch xuất hiện thường xuyên thì cần xem lại cách đào tạo hoặc giám sát.
Mục tiêu của kiểm tra ngẫu nhiên là nâng chất lượng dữ liệu, không phải gây áp lực không cần thiết cho nhân viên.
Xử lý chênh lệch ngay
Khi phát hiện hồ sơ ghi một trạng thái nhưng thực tế lại khác, nên xác định nguyên nhân ngay. Có thể nhân viên hiểu sai tiêu chí, biểu mẫu khó sử dụng hoặc có thói quen ký trước.
Nếu chỉ sửa lại giấy tờ mà không xử lý nguyên nhân, tình trạng tương tự sẽ tiếp tục xuất hiện.
Việc xử lý càng gần thời điểm phát hiện thì khả năng điều chỉnh hành vi càng cao.
TPHCM: cơ sở nhiều ca nên bàn giao Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm thế nào?
Đối với cơ sở hoạt động nhiều ca, rủi ro thường phát sinh ở thời điểm chuyển giao. Một công việc chưa hoàn thành ở ca trước có thể bị ca sau hiểu nhầm là đã xử lý.
Vì vậy, bàn giao cần được coi là một phần của hệ thống tiêu chuẩn cơ sở sản xuất, không chỉ là trao đổi miệng giữa nhân viên.
Chốt dữ liệu cuối ca
Trước khi kết thúc ca, người phụ trách nên xác nhận những nội dung đã hoàn thành và những vấn đề còn tồn tại.
Việc chốt dữ liệu giúp phân biệt rõ trách nhiệm giữa ca trước và ca sau.
Không cần ghi quá dài nhưng phải đủ để người tiếp nhận hiểu được tình trạng hiện tại của khu vực và thiết bị.
Bàn giao việc chưa xong
Những công việc như chờ sửa thiết bị, chờ vệ sinh bổ sung, chờ xử lý nguyên liệu hoặc theo dõi điều kiện kho phải được bàn giao rõ.
Nếu chỉ nói miệng, thông tin dễ thất lạc khi có nhiều người thay ca.
Ghi nhận ngắn gọn giúp ca sau biết việc nào cần ưu tiên xử lý trước khi tiếp tục sản xuất.
Ghi sự cố
Mọi sự cố đáng chú ý trong ca cần được ghi lại, đặc biệt nếu có khả năng ảnh hưởng đến sản phẩm hoặc công đoạn tiếp theo.
Ca sau cần biết sự cố đã được xử lý hoàn toàn hay chỉ xử lý tạm thời.
Thông tin này cũng giúp quản lý đánh giá sau một thời gian xem sự cố có lặp lại theo ca, theo thiết bị hoặc theo một nhóm nhân viên nhất định hay không.
Quản lý rà theo ngày
Đối với cơ sở nhiều ca, quản lý nên có một lần rà soát tổng hợp trong ngày thay vì chỉ xem riêng từng ca.
Việc này giúp nhận ra các vấn đề nối tiếp nhau giữa các ca và tránh tình trạng mỗi ca đều cho rằng trách nhiệm thuộc về ca khác.
Một dữ liệu nhỏ nếu lặp lại qua nhiều ca có thể là dấu hiệu của vấn đề lớn cần được xử lý ở cấp quản lý.
Khi thay nhân sự, Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm cần cập nhật những gì?
Thay đổi nhân sự có thể làm gián đoạn hệ thống kiểm soát nếu cơ sở chỉ thay tên người làm mà không cập nhật trách nhiệm, hướng dẫn và cách xác nhận.
Đặc biệt với những vị trí phụ trách kho, vệ sinh, dây chuyền hoặc ATTP, việc bàn giao cần được thực hiện rõ ràng.
Người phụ trách
Khi người phụ trách thay đổi, cần xác định ngay ai tiếp nhận trách nhiệm. Không nên để khoảng thời gian vài ngày hoặc vài tuần không có người chịu trách nhiệm chính.
Người mới cần biết những nội dung nào phải kiểm tra, tần suất bao lâu và khi có bất thường thì báo cho ai.
Việc bàn giao nên gắn với công việc thực tế thay vì chỉ bàn giao hồ sơ.
Danh sách người làm
Danh sách nhân sự liên quan đến từng khu vực hoặc công đoạn cần được cập nhật khi có người mới vào, người cũ nghỉ hoặc nhân viên chuyển vị trí.
Thông tin này hỗ trợ việc truy xuất khi xem lại dữ liệu của một ngày sản xuất cụ thể.
Nó cũng giúp quản lý bảo đảm người được giao thực hiện công việc đã được hướng dẫn phù hợp.
Hướng dẫn
Nhân viên mới không nên chỉ được yêu cầu đọc quy trình. Cần hướng dẫn trực tiếp cách thực hiện tại khu vực làm việc.
Một quy trình viết đúng nhưng người thực hiện hiểu khác nhau vẫn có thể tạo ra sai lệch.
Sau khi hướng dẫn, có thể quan sát một vài lần thực hiện đầu tiên để bảo đảm nhân viên hiểu đúng yêu cầu.
Chữ ký/xác nhận
Việc cập nhật chữ ký hoặc hình thức xác nhận giúp tránh nhầm lẫn khi kiểm tra hồ sơ sau này.
Nếu cơ sở sử dụng mã nhân viên hoặc hệ thống điện tử thì cũng cần cập nhật quyền và thông tin người sử dụng.
Điều quan trọng là có thể xác định được người nào đã thực hiện hoặc kiểm tra dữ liệu tại từng thời điểm.
Cách tự kiểm tra Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm trong 15 phút mỗi tuần
Không nhất thiết phải tổ chức một buổi đánh giá dài mỗi tuần. Chỉ cần dành khoảng thời gian ngắn để xem dữ liệu gần nhất cũng có thể phát hiện nhiều dấu hiệu bất thường.
Việc tự kiểm tra thường xuyên giúp cơ sở sửa lỗi khi còn nhỏ thay vì chờ đến khi vấn đề tích tụ.
Có thiếu ngày không?
Đầu tiên nên kiểm tra tính liên tục của hồ sơ. Nếu cơ sở hoạt động nhưng có những ngày hoàn toàn không có dữ liệu, cần tìm hiểu nguyên nhân.
Có thể nhân viên quên ghi, biểu mẫu hết hoặc người phụ trách nghỉ nhưng chưa được thay thế.
Khoảng trống dữ liệu thường là dấu hiệu đầu tiên cho thấy hệ thống đang mất tính duy trì.
Có nội dung bất thường không?
Không nên chỉ xem biểu mẫu có đủ chữ ký hay không. Cần đọc các phần ghi chú và xem có nội dung nào xuất hiện nhiều lần.
Một lỗi nhỏ lặp lại liên tục có thể phản ánh vấn đề về thiết bị, bố trí khu vực hoặc cách đào tạo nhân viên.
Nếu phát hiện xu hướng này sớm, cơ sở có thể xử lý trước khi nó ảnh hưởng lớn hơn đến sản xuất.
Có việc đã xử lý nhưng chưa ghi?
Trong thực tế, có nhiều trường hợp nhân viên đã sửa lỗi ngay nhưng quên ghi vào hồ sơ. Điều này khiến hồ sơ không phản ánh được toàn bộ quá trình xử lý.
Khi tự kiểm tra, quản lý có thể hỏi nhanh người phụ trách về những bất thường đã xảy ra trong tuần và đối chiếu với dữ liệu.
Nếu có chênh lệch, cần điều chỉnh thói quen ghi nhận ngay tại thời điểm xử lý.
Có biểu mẫu nào không còn phù hợp?
Quy trình sản xuất thường thay đổi theo thời gian. Cơ sở có thể thay máy, bổ sung sản phẩm, chuyển vị trí kho hoặc thay đổi cách đóng gói.
Nếu biểu mẫu vẫn giữ nguyên, nhân viên sẽ phải ghi những tiêu chí không còn liên quan hoặc bỏ qua những rủi ro mới.
Do đó, việc rà soát định kỳ phải bao gồm cả câu hỏi liệu biểu mẫu hiện tại còn phù hợp với vận hành hay không.
Checklist để Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm trở thành hồ sơ có giá trị thực tế
Một bộ hồ sơ có giá trị không được đánh giá bằng số trang. Giá trị nằm ở khả năng chứng minh rằng cơ sở đang có người thực hiện, có người kiểm tra, có dữ liệu thực tế và có phản ứng khi phát hiện sai lệch.
Nếu bốn yếu tố này được duy trì đều đặn, tiêu chuẩn cơ sở sản xuất sẽ trở thành một phần của hệ thống quản lý thay vì chỉ là hồ sơ lưu trữ.
Có người dùng
Biểu mẫu phải có người sử dụng thực tế. Người được giao ghi cần hiểu mục đích của từng nội dung và biết khi nào phải ghi.
Nếu một biểu mẫu tồn tại nhưng không có ai sử dụng thường xuyên thì cần xem lại liệu biểu mẫu đó có thật sự cần thiết hay không.
Hồ sơ càng gắn với người trực tiếp thực hiện thì độ tin cậy càng cao.
Có người kiểm
Dữ liệu cần có cơ chế kiểm tra. Người kiểm không nhất thiết phải rà từng chi tiết mỗi ngày nhưng phải đủ khả năng phát hiện các khoảng trống và bất thường.
Việc có người kiểm cũng tạo động lực để nhân viên duy trì việc ghi chép đúng cách.
Quan trọng hơn, người kiểm phải có quyền yêu cầu xử lý khi phát hiện vấn đề chứ không chỉ ký xác nhận.
Có dữ liệu thật
Dữ liệu thật đôi khi có lỗi, có ghi chú và có những ngày phát sinh bất thường. Một bộ hồ sơ hoàn hảo một cách tuyệt đối trong thời gian dài đôi khi lại cần được kiểm tra kỹ hơn.
Mục tiêu không phải tạo ra hồ sơ đẹp mà là phản ánh đúng hoạt động sản xuất.
Khi dữ liệu trung thực, cơ sở mới có thể sử dụng nó để tìm nguyên nhân và cải thiện hệ thống.
Có hành động khi phát hiện lỗi
Điểm cuối cùng quyết định giá trị của hệ thống là hành động sau khi phát hiện lỗi. Nếu ngày nào cũng ghi cùng một bất thường nhưng không có biện pháp khắc phục thì việc ghi chép gần như không mang lại giá trị quản lý.
Mỗi lỗi cần được xem xét ở mức độ phù hợp. Lỗi nhỏ có thể xử lý ngay tại công đoạn, trong khi lỗi lặp lại hoặc ảnh hưởng đến nhiều sản phẩm cần được đưa lên cấp quản lý.
Khi dữ liệu dẫn đến hành động và hành động được kiểm tra lại, Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm mới thực sự trở thành công cụ giúp cơ sở vận hành ổn định, kiểm soát rủi ro và duy trì điều kiện an toàn thực phẩm mỗi ngày.
Tiêu chuẩn cơ sở sản xuất thực phẩm cần được áp dụng thường xuyên trong hoạt động hằng ngày thay vì chỉ chuẩn bị tại thời điểm xin giấy phép. Doanh nghiệp nên lập danh sách kiểm tra theo từng nhóm gồm nhà xưởng, thiết bị, nhân sự, nguyên liệu, kho, nước, chất thải và hồ sơ quản lý.
