Thay đổi tổng giám đốc công ty cổ phần là quyết định có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động điều hành, quản trị nhân sự, thực hiện kế hoạch kinh doanh và giao dịch của doanh nghiệp. Việc thay đổi có thể phát sinh khi tổng giám đốc hết nhiệm kỳ, từ nhiệm, bị miễn nhiệm, không còn đáp ứng yêu cầu quản lý hoặc công ty thực hiện tái cơ cấu. Trước khi ban hành quyết định, doanh nghiệp cần kiểm tra điều lệ, quy chế quản trị và thẩm quyền của Hội đồng quản trị đối với việc bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm chức danh này. Công ty cũng phải xác định tổng giám đốc có đồng thời là người đại diện theo pháp luật hay không. Nếu có, ngoài nghị quyết và quyết định nội bộ, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi. Nếu không, hồ sơ chủ yếu được lưu hành trong nội bộ nhưng vẫn phải bảo đảm đầy đủ về thẩm quyền, thời điểm và phạm vi quyền hạn. Việc bàn giao con dấu, tài khoản, hồ sơ, dữ liệu, hợp đồng, công nợ và công việc đang xử lý cần được lập thành biên bản để trách nhiệm giữa người cũ và người mới được xác định rõ ràng.
Thay đổi tổng giám đốc công ty cổ phần cần được triển khai cẩn trọng để bảo đảm tính liên tục trong quản trị và hạn chế tranh chấp về quyền điều hành. Hội đồng quản trị nên kiểm tra điều lệ, điều kiện của người được bổ nhiệm, phạm vi quyền hạn, chế độ lương thưởng và thời điểm quyết định có hiệu lực. Nếu tổng giám đốc mới đồng thời là người đại diện theo pháp luật, công ty phải chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi và cập nhật thông tin trên các hệ thống liên quan. Sau khi bổ nhiệm, doanh nghiệp cần ký hợp đồng phù hợp, ban hành quyết định phân quyền và tổ chức bàn giao con dấu, chữ ký số, ngân hàng, sổ sách, dữ liệu, hợp đồng, công nợ cùng các công việc đang thực hiện. Công ty cũng nên thông báo cho cổ đông, nhân sự chủ chốt, khách hàng và đối tác khi việc thay đổi có ảnh hưởng đến giao dịch. Hồ sơ miễn nhiệm và bổ nhiệm phải được lưu đầy đủ cùng biên bản bàn giao. Thực hiện đúng thẩm quyền và quy trình sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định, xác định rõ trách nhiệm quản lý và tránh khoảng trống trong điều hành.
