Quy chuẩn ATTP mới nhất là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xác định giới hạn an toàn, xây dựng chỉ tiêu kiểm nghiệm và kiểm soát chất lượng sản phẩm trước khi lưu thông. Tuy nhiên, không phải mọi loại thực phẩm đều áp dụng cùng một quy chuẩn hoặc một bộ chỉ tiêu giống nhau. Việc lựa chọn cần dựa trên bản chất sản phẩm, thành phần nguyên liệu, công dụng, đối tượng sử dụng và quy trình sản xuất.
“Làm để dùng mỗi ngày” – Quy chuẩn ATTP mới nhất không nên chỉ tồn tại khi có đoàn kiểm tra
Quy chuẩn ATTP mới nhất chỉ thực sự có giá trị khi được đưa vào hoạt động thường ngày của cơ sở sản xuất, chế biến hoặc kinh doanh thực phẩm. Nếu doanh nghiệp chỉ tìm kiếm văn bản khi chuẩn bị xin giấy phép, khi có đoàn kiểm tra hoặc khi xảy ra sự cố thì việc tuân thủ rất dễ mang tính đối phó. Trong khi đó, yêu cầu an toàn thực phẩm liên quan trực tiếp đến nguyên liệu, nước sử dụng, phụ gia, bao bì, điều kiện sản xuất, chỉ tiêu chất lượng và nhiều yếu tố khác trong toàn bộ quá trình vận hành.
Một cơ sở có cách quản lý tốt nên coi hệ thống quy chuẩn, tiêu chuẩn và quy định ATTP như một nguồn dữ liệu vận hành. Khi mua nguyên liệu mới, thay đổi sản phẩm, đổi nhà cung cấp, bổ sung phụ gia hoặc điều chỉnh quy trình sản xuất, người phụ trách cần biết phải kiểm tra lại nhóm quy định nào. Cách làm này giúp giảm nguy cơ sử dụng tài liệu cũ, áp dụng nhầm quy chuẩn hoặc bỏ sót một yêu cầu có liên quan đến sản phẩm thực tế.
Pháp luật ATTP cũng đặt ra yêu cầu đối với nguyên liệu, phụ gia, điều kiện sản xuất, khả năng truy xuất nguồn gốc và việc tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật tương ứng. Vì vậy, cơ sở không nên hiểu “quy chuẩn ATTP mới nhất” là một văn bản duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp mà phải xác định theo loại sản phẩm, hoạt động và phạm vi quản lý cụ thể.
Trọng tâm: quy chuẩn ATTP mới nhất
Trọng tâm của việc quản lý quy chuẩn ATTP mới nhất không phải là cố gắng ghi nhớ toàn bộ số hiệu văn bản. Điều quan trọng hơn là cơ sở phải biết sản phẩm mình đang sản xuất hoặc kinh doanh chịu sự điều chỉnh của những nhóm yêu cầu nào và ai có trách nhiệm kiểm tra tính hiệu lực của những tài liệu đó.
Ví dụ, một cơ sở sản xuất đồ uống có thể đồng thời phải quan tâm đến yêu cầu đối với nguyên liệu, nguồn nước, phụ gia, bao bì tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm, chỉ tiêu sản phẩm và điều kiện của khu vực sản xuất. Một bếp ăn hoặc nhà hàng lại có trọng tâm khác, chẳng hạn nguồn gốc thực phẩm, kiểm soát quá trình chế biến, vệ sinh dụng cụ, lưu mẫu hoặc kiểm thực theo trường hợp áp dụng.
Do đó, “mới nhất” cần được hiểu là thông tin đang còn hiệu lực và phù hợp với hoạt động hiện tại của cơ sở, chứ không chỉ đơn giản là văn bản có ngày ban hành gần nhất.
Cách tổ chức: xây cách theo dõi văn bản thay vì ghi nhớ một danh sách cố định
Một sai lầm thường gặp là cơ sở lập ra một danh sách quy chuẩn rồi sử dụng danh sách đó trong nhiều năm mà không kiểm tra lại. Cách này có thể thuận tiện ban đầu nhưng tiềm ẩn nguy cơ văn bản đã được sửa đổi, thay thế hoặc sản phẩm của cơ sở đã thay đổi nhưng hồ sơ vẫn giữ nguyên.
Cách tổ chức hiệu quả hơn là xây dựng cơ chế theo dõi văn bản. Trong hồ sơ nội bộ có thể xác định rõ nhóm vấn đề cần theo dõi như quy định về sản phẩm, nguyên liệu, phụ gia, nước, bao bì, kiểm nghiệm và điều kiện cơ sở. Khi có thay đổi liên quan đến một nhóm nào đó, người phụ trách sẽ kiểm tra lại nguồn văn bản chính thức và cập nhật hướng dẫn nội bộ.
Nhờ vậy, cơ sở không phụ thuộc vào trí nhớ của một cá nhân. Khi nhân sự cũ nghỉ việc, người mới vẫn có thể dựa vào hệ thống đã xây dựng để biết phải kiểm tra nội dung gì trước khi đưa ra quyết định.
Chọn người chịu trách nhiệm
Người chịu trách nhiệm theo dõi quy chuẩn ATTP nên là người hiểu được cả hồ sơ pháp lý lẫn hoạt động thực tế của cơ sở. Tùy quy mô, đó có thể là chủ cơ sở, quản lý sản xuất, nhân viên quản lý chất lượng, người phụ trách ATTP hoặc một nhân sự hành chính được phân công rõ ràng.
Điều cần tránh là tình trạng nhiều người cùng nghĩ rằng người khác đang kiểm tra văn bản. Khi không có một đầu mối cụ thể, tài liệu rất dễ bị bỏ quên. Vì vậy, cơ sở nên xác định rõ người cập nhật văn bản, người đánh giá ảnh hưởng đến hoạt động và người phê duyệt thay đổi nếu có.
Với cơ sở lớn, việc này có thể được phân thành nhiều tầng. Nhân viên chất lượng theo dõi văn bản, quản lý đánh giá tác động và lãnh đạo quyết định điều chỉnh quy trình hoặc sản phẩm. Với cơ sở nhỏ, một người có thể đảm nhiệm nhiều vai trò nhưng trách nhiệm vẫn phải rõ ràng.
Đặt lịch cập nhật rõ ràng
Theo dõi quy chuẩn ATTP không nên phụ thuộc hoàn toàn vào việc “khi nào nhớ thì kiểm tra”. Cơ sở nên đặt lịch rà soát định kỳ, đồng thời quy định những trường hợp bắt buộc phải kiểm tra ngoài lịch.
Chẳng hạn, việc rà soát có thể thực hiện theo tháng, quý hoặc theo chu kỳ phù hợp với quy mô cơ sở. Ngoài ra, khi phát triển sản phẩm mới, thay đổi thành phần, sử dụng phụ gia mới, đổi nguồn nước, thay đổi bao bì hoặc mở thêm dây chuyền sản xuất, người phụ trách cần thực hiện kiểm tra ngay.
Lịch cập nhật càng rõ thì khả năng duy trì hồ sơ càng cao. Quan trọng hơn, cơ sở có thể chứng minh được rằng việc theo dõi quy định được thực hiện thường xuyên chứ không phải chỉ bổ sung hồ sơ trước thời điểm kiểm tra.
Bắt đầu Quy chuẩn ATTP mới nhất từ một ngày vận hành thực tế
Một cách dễ áp dụng là đặt việc kiểm soát quy chuẩn ATTP vào chính một ngày vận hành của cơ sở. Thay vì xem đây là nhiệm vụ riêng của bộ phận pháp lý, mỗi công đoạn có thể được gắn với những yêu cầu tương ứng.
Từ lúc tiếp nhận nguyên liệu cho đến khi kết thúc ca, cơ sở đều có những điểm cần đối chiếu với yêu cầu ATTP. Khi cách kiểm soát này trở thành một phần của quy trình làm việc, nhân viên sẽ hiểu rằng quy chuẩn không phải là tài liệu để đọc một lần mà là căn cứ để đưa ra quyết định trong từng công đoạn.
Đầu ca
Đầu ca là thời điểm phù hợp để kiểm tra những yếu tố nền tảng trước khi bắt đầu sản xuất hoặc chế biến. Người phụ trách có thể kiểm tra tình trạng khu vực làm việc, nguồn nước, thiết bị, nguyên liệu đầu vào và các điều kiện có liên quan đến sản phẩm dự kiến sản xuất trong ngày.
Nếu có nguyên liệu hoặc phụ gia mới được nhập vào, đây cũng là thời điểm cần kiểm tra hồ sơ đi kèm, nguồn gốc và khả năng phù hợp với sản phẩm. Quy định hiện hành yêu cầu nguyên liệu sử dụng trong sản xuất, chế biến phải có nguồn gốc rõ ràng và được lưu giữ thông tin để phục vụ truy xuất.
Việc kiểm tra đầu ca giúp phát hiện vấn đề trước khi nguyên liệu đi sâu vào dây chuyền, từ đó giảm chi phí xử lý nếu có sai sót.
Trong quá trình chế biến/sản xuất
Trong quá trình hoạt động, trọng tâm chuyển sang việc bảo đảm các yêu cầu đã xác định được thực hiện đúng. Nếu sản phẩm có sử dụng phụ gia, nhân viên cần tuân thủ đúng công thức, đúng loại và điều kiện sử dụng đã được cơ sở phê duyệt.
Nếu quy trình yêu cầu kiểm soát nhiệt độ, thời gian, môi trường hoặc một thông số quan trọng khác, việc ghi nhận phải được thực hiện tại thời điểm công việc diễn ra. Không nên chờ đến cuối ngày mới ghi lại theo trí nhớ.
Quá trình này cũng là lúc dễ phát sinh những thay đổi nhỏ nhưng có thể ảnh hưởng đến hồ sơ ATTP, chẳng hạn thay nguyên liệu do thiếu hàng, đổi nhà cung cấp hoặc sử dụng một loại bao bì khác. Những thay đổi đó cần được báo cho người phụ trách để đánh giá trước khi tiếp tục sử dụng lâu dài.
Cuối ca
Cuối ca là thời điểm tổng hợp những gì đã xảy ra trong ngày. Người phụ trách có thể kiểm tra xem có thay đổi nào liên quan đến nguyên liệu, sản phẩm, phụ gia, thiết bị hoặc quy trình cần được ghi nhận hay không.
Nếu trong ngày hoàn toàn bình thường, hồ sơ không cần quá dài. Một xác nhận ngắn rằng không có thay đổi đáng kể cũng có giá trị nếu biểu mẫu được thiết kế hợp lý.
Ngược lại, nếu xuất hiện vấn đề, cần ghi rõ nội dung phát sinh và hướng xử lý. Đây là dữ liệu quan trọng để ca sau hoặc quản lý biết rằng một vấn đề đang được theo dõi chứ chưa kết thúc.
Khi có sự cố
Khi phát sinh sự cố, cơ sở không nên chỉ tập trung xử lý phần hiện trường mà còn phải kiểm tra xem sự cố có liên quan đến yêu cầu pháp lý, quy chuẩn kỹ thuật hoặc quy trình nội bộ hay không.
Ví dụ, khi phát hiện nguyên liệu không đúng thông tin đã phê duyệt, cơ sở cần tạm thời xác định phạm vi ảnh hưởng, kiểm tra lô hàng, hồ sơ nhà cung cấp và sản phẩm đã sử dụng nguyên liệu đó. Nếu phát sinh vấn đề liên quan đến chỉ tiêu kiểm nghiệm hoặc điều kiện bảo quản, việc kiểm tra cũng cần mở rộng sang các lô liên quan.
Điểm quan trọng là hành động xử lý phải được ghi lại. Nếu chỉ xử lý bằng miệng thì sau một thời gian rất khó xác định nguyên nhân, trách nhiệm và biện pháp đã thực hiện.
Những dữ liệu nào phải xuất hiện trong Quy chuẩn ATTP mới nhất?
Hồ sơ quản lý quy chuẩn ATTP không cần phức tạp nhưng phải đủ để người khác đọc vào có thể hiểu cơ sở đang theo dõi vấn đề gì, ai thực hiện, thời điểm nào và đã có hành động gì.
Một hệ thống chỉ lưu đường dẫn hoặc số hiệu văn bản mà không liên hệ với hoạt động của cơ sở thường có giá trị sử dụng thấp. Ngược lại, nếu dữ liệu được gắn với từng nhóm sản phẩm, nguyên liệu hoặc công đoạn thì việc kiểm tra và cập nhật sẽ đơn giản hơn nhiều.
Nhóm chính: nhóm quy chuẩn theo sản phẩm, nước, phụ gia, chỉ tiêu và cơ sở
Cơ sở nên chia thông tin theo các nhóm có ý nghĩa thực tế. Nhóm sản phẩm giúp xác định sản phẩm nào đang chịu yêu cầu kỹ thuật nào. Nhóm nước giúp kiểm soát chất lượng nguồn nước sử dụng tùy mục đích. Nhóm phụ gia hỗ trợ kiểm soát việc sử dụng đúng loại và đúng điều kiện.
Nhóm chỉ tiêu giúp kết nối quy chuẩn với hoạt động kiểm nghiệm. Trong khi đó, nhóm cơ sở tập trung vào điều kiện nhà xưởng, thiết bị, vệ sinh, bố trí khu vực và các yếu tố phục vụ quá trình sản xuất.
Việc chia nhóm như vậy cũng giúp người phụ trách không phải đọc lại toàn bộ hệ thống văn bản mỗi lần có thay đổi nhỏ.
Ngày giờ
Mọi lần kiểm tra hoặc cập nhật quan trọng nên có ngày thực hiện. Đây là dữ liệu rất đơn giản nhưng có giá trị lớn vì giúp xác định lần gần nhất cơ sở rà soát thông tin là khi nào.
Nếu phát hiện một tài liệu đã được thay thế, ngày cập nhật giúp truy ngược khoảng thời gian cơ sở còn sử dụng tài liệu cũ. Từ đó có thể đánh giá những lô sản phẩm hoặc hoạt động nào cần xem xét lại.
Không nhất thiết lúc nào cũng phải ghi chi tiết đến từng phút. Tuy nhiên, đối với sự cố hoặc thay đổi phát sinh trong ca sản xuất, việc có thời gian cụ thể sẽ giúp truy xuất thuận lợi hơn.
Người thực hiện
Hồ sơ cần thể hiện ai là người đã kiểm tra hoặc cập nhật. Mục đích không chỉ để quy trách nhiệm mà còn giúp người quản lý biết cần hỏi ai nếu có thông tin chưa rõ.
Trong những cơ sở có nhiều ca, tên người thực hiện càng quan trọng. Nếu chỉ ghi “đã kiểm tra” mà không xác định người kiểm tra, khi phát sinh chênh lệch giữa các ca sẽ rất khó xác minh.
Người thực hiện cũng cần hiểu rằng chữ ký hoặc xác nhận trên hồ sơ mang ý nghĩa xác nhận công việc thực tế, không phải thao tác hành chính làm cho đủ biểu mẫu.
Kết quả hoặc hành động xử lý
Một hồ sơ có giá trị phải cho biết sau khi kiểm tra thì kết quả là gì. Nếu không phát hiện bất thường có thể ghi nhận theo cách ngắn gọn. Nếu có vấn đề thì phải thể hiện rõ hướng xử lý.
Chẳng hạn, tài liệu đã hết hiệu lực thì cần thay thế. Nguyên liệu không phù hợp thì phải tạm dừng sử dụng. Hồ sơ chưa đầy đủ thì yêu cầu bổ sung. Quy trình không còn đúng với văn bản áp dụng thì phải chuyển sang người có thẩm quyền xem xét sửa đổi.
Nhờ ghi hành động xử lý, hồ sơ trở thành công cụ quản trị thay vì chỉ là bằng chứng rằng cơ sở từng kiểm tra.
Ai nên là người ghi và ai nên là người kiểm tra Quy chuẩn ATTP mới nhất?
Cơ sở không nên giao toàn bộ việc ghi và kiểm tra cho cùng một người nếu quy mô nhân sự cho phép. Việc tách vai trò tạo ra cơ chế kiểm tra chéo và giảm nguy cơ hồ sơ được ghi theo thói quen nhưng không phản ánh thực tế.
Ở cơ sở nhỏ, việc phân tách tuyệt đối có thể khó thực hiện. Khi đó có thể thiết kế theo nguyên tắc nhân viên ghi nhận dữ liệu, quản lý xác nhận những vấn đề quan trọng và người phụ trách ATTP rà soát định kỳ.
Nhân viên trực tiếp
Nhân viên trực tiếp là người tiếp xúc sớm nhất với những thay đổi trong thực tế. Họ biết nguyên liệu hôm nay khác gì, thiết bị có vấn đề hay không hoặc thao tác nào đang khó thực hiện.
Vì vậy, nhân viên nên chịu trách nhiệm ghi những dữ liệu phát sinh tại vị trí làm việc của mình. Tuy nhiên, không nên yêu cầu họ tự nghiên cứu quá nhiều văn bản pháp luật phức tạp.
Biểu mẫu cần chuyển quy định thành câu hỏi thực tế để nhân viên có thể kiểm tra được ngay trong công việc.
Ca trưởng
Ca trưởng là lớp kiểm tra thứ hai. Người này cần rà lại thông tin nhân viên đã ghi, đặc biệt là những trường hợp có dấu hiệu bất thường.
Nếu phát hiện một nội dung chưa rõ, ca trưởng cần yêu cầu xác minh ngay thay vì chỉ ký xác nhận. Việc này giúp ngăn tình trạng hồ sơ có đủ chữ ký nhưng dữ liệu bên trong không đáng tin cậy.
Ca trưởng cũng là người phù hợp để thực hiện việc bàn giao cho ca sau.
Quản lý
Quản lý không nhất thiết phải đọc toàn bộ từng dòng mỗi ngày. Vai trò quan trọng hơn là kiểm tra xu hướng và những vấn đề có thể ảnh hưởng đến hoạt động chung.
Ví dụ, nếu nhiều lần xuất hiện việc thay đổi nguyên liệu đột xuất, quản lý cần xem lại quy trình mua hàng. Nếu một biểu mẫu liên tục bị bỏ trống, có thể biểu mẫu đang quá phức tạp hoặc không phù hợp với thực tế.
Do đó, quản lý nên nhìn hồ sơ dưới góc độ cải tiến hệ thống chứ không chỉ kiểm tra việc ký tên.
Người phụ trách ATTP
Người phụ trách ATTP nên là đầu mối đánh giá vấn đề chuyên môn. Khi có văn bản mới hoặc nghi ngờ một quy định đã thay đổi, người này cần kiểm tra nguồn chính thức và xác định ảnh hưởng đối với cơ sở.
Người phụ trách cũng nên phối hợp với bộ phận sản xuất, mua hàng, kho và quản lý thay vì tự cập nhật tài liệu một cách độc lập.
Khi quy định đã thay đổi nhưng quy trình nội bộ vẫn giữ nguyên, việc cập nhật văn bản chưa được xem là hoàn tất.
Cách thiết kế biểu mẫu Quy chuẩn ATTP mới nhất để nhân viên chịu dùng
Biểu mẫu càng phức tạp thì nguy cơ nhân viên điền cho có càng cao. Vì vậy, khi thiết kế hồ sơ theo dõi quy chuẩn ATTP, mục tiêu nên là giúp người sử dụng hoàn thành nhanh nhưng vẫn giữ được những thông tin quan trọng.
Một biểu mẫu tốt không nhất thiết phải nhiều trang. Nếu một trang có thể giúp nhân viên xác định tình trạng, ghi bất thường và chuyển vấn đề cho người chịu trách nhiệm thì đã có giá trị lớn.
Ít cột nhưng đủ ý
Biểu mẫu nên giữ những trường thông tin thực sự cần thiết như ngày kiểm tra, nhóm nội dung, tình trạng, bất thường, người thực hiện và xử lý.
Không nên thêm quá nhiều trường chỉ để biểu mẫu nhìn có vẻ chuyên nghiệp. Những trường không được sử dụng thường xuyên sẽ nhanh chóng bị bỏ trống hoặc nhân viên ghi lặp lại một nội dung mang tính hình thức.
Mục tiêu là khi nhìn vào biểu mẫu, nhân viên biết ngay mình cần làm gì mà không phải đọc một trang hướng dẫn dài.
Dùng lựa chọn/tick khi phù hợp
Những nội dung có thể trả lời theo trạng thái như phù hợp, không phù hợp hoặc cần kiểm tra thêm nên được thiết kế để đánh dấu nhanh.
Cách này giảm thời gian ghi chép và giúp dữ liệu giữa các ngày đồng nhất hơn. Người quản lý cũng dễ phát hiện bất thường khi rà hồ sơ.
Tuy nhiên, ô lựa chọn không nên thay thế hoàn toàn phần giải thích. Khi nhân viên đánh dấu không phù hợp thì phải có nơi ghi vấn đề và hành động tiếp theo.
Chỉ yêu cầu ghi tay phần bất thường
Nếu mỗi ngày nhân viên phải viết lại hàng loạt nội dung giống nhau, hồ sơ rất dễ trở thành thủ tục hình thức.
Thay vào đó, những trạng thái bình thường có thể được xác nhận bằng dấu tick hoặc ký xác nhận. Chỉ khi có thay đổi hoặc vấn đề phát sinh mới yêu cầu ghi chi tiết.
Cách làm này vừa giảm khối lượng ghi chép vừa khiến phần ghi tay trở nên có giá trị hơn vì người quản lý biết rằng đó là những nội dung thực sự cần chú ý.
Đặt biểu mẫu ngay nơi làm việc
Biểu mẫu nên nằm gần nơi phát sinh dữ liệu. Nếu nhân viên phải đi sang phòng hành chính mới ghi được thì khả năng trì hoãn rất cao.
Tại khu vực nhận hàng có thể đặt biểu mẫu liên quan đến nguyên liệu. Khu sản xuất có biểu mẫu kiểm soát công đoạn. Người phụ trách ATTP có hồ sơ tổng hợp văn bản và thay đổi.
Nếu sử dụng biểu mẫu điện tử, thiết bị truy cập cũng phải thuận tiện để nhân viên ghi ngay khi phát sinh.
Điểm dễ thất bại nhất của Quy chuẩn ATTP mới nhất: dùng tài liệu cũ nhưng không kiểm tra hiệu lực
Một trong những rủi ro lớn nhất khi quản lý quy chuẩn ATTP là cơ sở đã có rất nhiều tài liệu nhưng không ai biết tài liệu nào còn hiệu lực.
Tài liệu cũ có thể tồn tại trong máy tính, hồ sơ giấy, nhóm chat hoặc hướng dẫn công việc. Khi nhân viên tìm kiếm, họ thường sử dụng tài liệu dễ thấy nhất chứ chưa chắc là tài liệu đang được áp dụng.
Do đó, kiểm soát phiên bản và tình trạng hiệu lực phải trở thành một phần của hệ thống quản lý.
Nhận diện hành vi hình thức
Dấu hiệu dễ nhận thấy nhất là hồ sơ được cập nhật rất đều nhưng nội dung gần như giống nhau hoàn toàn qua nhiều tháng.
Một dấu hiệu khác là người ký không giải thích được tài liệu mình vừa xác nhận. Cũng có trường hợp cơ sở có danh sách quy chuẩn rất dài nhưng không xác định được văn bản nào liên quan trực tiếp đến từng sản phẩm.
Những dấu hiệu này cho thấy hệ thống đang tập trung vào việc “có hồ sơ” hơn là sử dụng hồ sơ.
Đổi cách ghi cho sát công việc
Khi nhận thấy biểu mẫu mang tính hình thức, không nên chỉ yêu cầu nhân viên ghi kỹ hơn. Cần xem lại thiết kế của chính biểu mẫu.
Có thể thay câu hỏi chung chung thành nội dung gắn với công việc, chẳng hạn hỏi hôm nay có nguyên liệu mới hay không, có thay nhà cung cấp hay không, có sản phẩm mới hay thay đổi công thức không.
Khi câu hỏi sát công việc, nhân viên sẽ dễ phát hiện vấn đề cần báo cáo hơn.
Kiểm tra chéo ngẫu nhiên
Quản lý có thể chọn ngẫu nhiên một vài hồ sơ để đối chiếu với thực tế. Ví dụ, kiểm tra một lô nguyên liệu trong kho rồi so với dữ liệu đã ghi hoặc kiểm tra một loại phụ gia đang sử dụng và đối chiếu với danh sách đã được phê duyệt.
Việc kiểm tra chéo không nhất thiết phải thực hiện hàng ngày. Chỉ cần duy trì ngẫu nhiên nhưng đều đặn cũng đủ tạo thói quen ghi dữ liệu chính xác hơn.
Mục tiêu không phải tìm lỗi của nhân viên mà là phát hiện khoảng cách giữa quy trình trên giấy và vận hành thực tế.
Xử lý chênh lệch ngay
Khi phát hiện thông tin thực tế khác hồ sơ, cần xử lý ngay tại thời điểm phát hiện.
Nếu trì hoãn, dữ liệu mới tiếp tục được xây dựng trên nền thông tin sai và phạm vi ảnh hưởng có thể ngày càng lớn.
Sau khi xử lý, nên xác định nguyên nhân là do nhân viên chưa hiểu, biểu mẫu khó dùng, người phụ trách chưa cập nhật hay quy trình nội bộ đã lỗi thời. Việc sửa nguyên nhân quan trọng hơn chỉ chỉnh lại một dòng dữ liệu.
TPHCM: cơ sở nhiều ca nên bàn giao Quy chuẩn ATTP mới nhất thế nào?
Tại TPHCM, nhiều nhà hàng, bếp ăn, cơ sở sản xuất và đơn vị kinh doanh thực phẩm hoạt động với thời gian dài hoặc chia thành nhiều ca. Trong mô hình này, thông tin về ATTP rất dễ bị đứt đoạn nếu mỗi ca chỉ quan tâm đến phần việc của mình.
Do đó, quy trình bàn giao cần được thiết kế để ca sau biết được những vấn đề chưa kết thúc từ ca trước.
Chốt dữ liệu cuối ca
Trước khi kết thúc ca, người phụ trách cần kiểm tra các thông tin quan trọng đã được ghi đầy đủ hay chưa.
Nếu không có bất thường thì chỉ cần xác nhận tình trạng. Nếu có vấn đề thì cần ghi rõ để người tiếp theo biết.
Việc chốt dữ liệu cũng hạn chế tình trạng cuối ngày mới nhớ lại và ghi bổ sung hàng loạt.
Bàn giao việc chưa xong
Những vấn đề chưa xử lý xong phải được chuyển sang ca tiếp theo một cách rõ ràng.
Chẳng hạn, nhà cung cấp chưa gửi đủ chứng từ, một nguyên liệu đang tạm cách ly hoặc quản lý đang chờ xác nhận về khả năng sử dụng một phụ gia thì ca sau phải biết để không vô tình sử dụng.
Bàn giao nên thể hiện cả nội dung cần làm và người chịu trách nhiệm tiếp tục theo dõi.
Ghi sự cố
Mọi sự cố có khả năng ảnh hưởng đến ATTP cần được ghi nhận ngay cả khi đã được xử lý trong cùng một ca.
Dữ liệu này giúp cơ sở nhìn lại tần suất sự cố và xác định những vấn đề lặp lại.
Nếu chỉ xử lý rồi bỏ qua, hệ thống sẽ mất một nguồn dữ liệu quan trọng để cải tiến.
Quản lý rà theo ngày
Với cơ sở nhiều ca, quản lý nên có một lần rà tổng hợp theo ngày.
Không cần đọc từng thao tác nhỏ nhưng cần biết trong ngày có sự cố nào, có nguyên liệu mới nào, có thay đổi sản phẩm hay vấn đề nào chưa đóng.
Nhờ vậy, thông tin quan trọng không bị mắc kẹt ở cấp nhân viên hoặc một ca làm việc cụ thể.
Khi thay nhân sự, Quy chuẩn ATTP mới nhất cần cập nhật những gì?
Thay đổi nhân sự là thời điểm hệ thống quản lý ATTP dễ bị gián đoạn. Nếu người cũ giữ toàn bộ kiến thức về văn bản và quy trình trong đầu thì khi nghỉ việc, cơ sở có thể mất luôn khả năng theo dõi.
Vì vậy, việc bàn giao phải bao gồm cả tài liệu, cách kiểm tra và trách nhiệm của từng vị trí.
Người phụ trách
Nếu thay người phụ trách ATTP, cơ sở cần cập nhật ngay thông tin người chịu trách nhiệm trong hệ thống nội bộ.
Người mới cần được bàn giao danh sách nguồn theo dõi, tài liệu hiện hành, lịch rà soát và những vấn đề đang xử lý.
Không nên chỉ bàn giao một thư mục tài liệu mà không giải thích cách hệ thống đang vận hành.
Danh sách người làm
Danh sách nhân sự tham gia các bước liên quan đến ATTP cũng cần được cập nhật.
Nếu nhân viên mới chưa được đưa vào phân công, trách nhiệm kiểm tra có thể bị bỏ trống. Ngược lại, tên người đã nghỉ việc vẫn còn trên biểu mẫu cũng khiến hồ sơ mất tính thực tế.
Việc cập nhật nên được thực hiện ngay khi thay đổi nhân sự chứ không chờ đến kỳ kiểm tra định kỳ.
Hướng dẫn
Nhân viên mới cần được hướng dẫn cách sử dụng biểu mẫu và cách nhận diện trường hợp cần báo cho người phụ trách.
Không nhất thiết mọi nhân viên phải đọc toàn bộ quy chuẩn kỹ thuật. Điều họ cần hiểu là các yêu cầu liên quan trực tiếp đến vị trí của mình.
Hướng dẫn càng gắn với thao tác thực tế thì khả năng tuân thủ càng cao.
Chữ ký/xác nhận
Khi thay đổi nhân sự, các biểu mẫu có phần người xác nhận cũng phải được điều chỉnh.
Không nên tiếp tục sử dụng mẫu đã in sẵn tên hoặc chức danh của người không còn làm việc.
Chữ ký phải phản ánh người thực sự thực hiện hoặc kiểm tra công việc tại thời điểm đó.
Cách tự kiểm tra Quy chuẩn ATTP mới nhất trong 15 phút mỗi tuần
Một lần rà soát ngắn mỗi tuần có thể giúp cơ sở phát hiện nhiều vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Mục tiêu của việc kiểm tra 15 phút không phải đọc lại toàn bộ quy chuẩn mà là đánh giá xem hệ thống đang được sử dụng hay đã bắt đầu trở thành hồ sơ hình thức.
Có thiếu ngày không?
Trước hết hãy kiểm tra tính liên tục của dữ liệu.
Nếu hoạt động diễn ra hàng ngày nhưng hồ sơ lại thiếu nhiều ngày thì cần xác định nguyên nhân. Có thể nhân viên quên ghi, biểu mẫu hết hoặc cách ghi đang quá phức tạp.
Thiếu ngày liên tục là tín hiệu cho thấy hệ thống cần được điều chỉnh.
Có nội dung bất thường không?
Tiếp theo, xem những nội dung đã được đánh dấu bất thường trong tuần.
Người quản lý cần biết vấn đề đó đã được xử lý hay chưa và có khả năng lặp lại không.
Một bất thường đã đóng nhưng xuất hiện nhiều lần có thể cho thấy nguyên nhân gốc chưa được giải quyết.
Có việc đã xử lý nhưng chưa ghi?
Nhiều cơ sở xử lý vấn đề khá tốt trong thực tế nhưng lại không ghi lại.
Ví dụ, nguyên liệu không phù hợp đã được trả lại nhưng hồ sơ không ghi. Khi xem lại sau vài tháng, cơ sở sẽ không còn bằng chứng về cách mình đã xử lý.
Do đó, trong lần kiểm tra hàng tuần nên hỏi trực tiếp nhân viên xem có sự việc nào đã xử lý bằng miệng nhưng chưa cập nhật hay không.
Có biểu mẫu nào không còn phù hợp?
Biểu mẫu cũng cần được đánh giá định kỳ.
Nếu một trường thông tin liên tục bị bỏ trống hoặc nhân viên phải ghi cùng một nội dung ở nhiều nơi thì có thể cần tinh giản.
Ngược lại, nếu hoạt động đã thay đổi nhưng biểu mẫu chưa có vị trí ghi thông tin mới thì cần bổ sung.
Checklist để Quy chuẩn ATTP mới nhất trở thành hồ sơ có giá trị thực tế
Một hệ thống hồ sơ tốt không được đánh giá bằng số lượng trang giấy mà bằng khả năng giúp cơ sở kiểm soát rủi ro và chứng minh quá trình thực hiện.
Quy chuẩn ATTP chỉ phát huy giá trị khi được chuyển thành hành động cụ thể trong hoạt động hàng ngày. Văn bản cần được cập nhật, nhưng quan trọng hơn là nội dung cập nhật phải đi vào nguyên liệu, sản phẩm, quy trình và trách nhiệm của từng người.
Có người dùng
Hồ sơ phải có người thực sự sử dụng.
Nếu biểu mẫu được tạo ra nhưng không gắn với vị trí nào thì gần như chắc chắn sẽ bị bỏ quên.
Mỗi biểu mẫu cần xác định rõ ai dùng, dùng khi nào và dữ liệu lấy từ đâu.
Có người kiểm
Dữ liệu cần được một cấp phù hợp kiểm tra lại.
Người kiểm không nhất thiết phải ký vào mọi dòng nhưng phải có cơ chế phát hiện bất thường và yêu cầu xử lý.
Việc kiểm tra tạo ra lớp bảo đảm thứ hai cho hệ thống.
Có dữ liệu thật
Giá trị lớn nhất của hồ sơ nằm ở tính trung thực.
Nếu tất cả các ngày đều được ghi giống nhau dù thực tế có nhiều thay đổi, hồ sơ rất khó hỗ trợ quản lý.
Dữ liệu thật có thể không đẹp hoàn toàn vì đôi khi sẽ xuất hiện lỗi, nhưng chính những lỗi được ghi nhận và xử lý mới thể hiện hệ thống đang hoạt động.
Có hành động khi phát hiện lỗi
Cuối cùng, một hồ sơ chỉ có giá trị thực tế khi phát hiện vấn đề dẫn đến hành động.
Nếu kiểm tra thấy tài liệu cũ thì phải rà lại hiệu lực. Nếu nguyên liệu không phù hợp thì phải xử lý lô nguyên liệu. Nếu quy trình không còn đúng thì phải sửa. Nếu nhân viên chưa hiểu thì phải hướng dẫn lại.
Khi duy trì được chu trình kiểm tra, phát hiện, xử lý và kiểm tra lại, “Quy chuẩn ATTP mới nhất” sẽ không còn là một tập tài liệu chỉ mở ra khi có đoàn kiểm tra. Nó trở thành một phần của hệ thống vận hành, giúp cơ sở chủ động kiểm soát rủi ro, cập nhật thay đổi và duy trì điều kiện an toàn thực phẩm trong hoạt động thực tế hằng ngày.
Quy chuẩn ATTP mới nhất cần được doanh nghiệp theo dõi và cập nhật thường xuyên để bảo đảm sản phẩm luôn đáp ứng giới hạn an toàn đang áp dụng. Khi có thay đổi về công thức, nguyên liệu, công dụng hoặc quy trình sản xuất, bộ chỉ tiêu cũng cần được đánh giá lại thay vì tiếp tục sử dụng hồ sơ cũ.
