Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm là bước quan trọng để doanh nghiệp đánh giá phụ gia có đúng thành phần, đạt độ tinh khiết và phù hợp với mục đích sử dụng trong sản xuất thực phẩm hay không. Phụ gia có thể tồn tại dưới dạng đơn chất, hỗn hợp, bột, dung dịch hoặc chế phẩm phối trộn, vì vậy danh mục chỉ tiêu cần được xây dựng theo từng trường hợp cụ thể. Ngoài hàm lượng thành phần chính, doanh nghiệp có thể cần phân tích tạp chất, kim loại nặng, vi sinh vật, độ ẩm hoặc các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất và bảo quản. Nếu chỉ dựa vào tên thương mại mà không xem xét bảng thành phần và tài liệu kỹ thuật, danh mục kiểm nghiệm có thể không phản ánh chính xác bản chất sản phẩm. Do đó, trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp nên chuẩn bị chứng nhận phân tích, thông số kỹ thuật, công thức phối trộn, mục đích sử dụng và thông tin về nguồn gốc phụ gia để được tư vấn đầy đủ.
“Một mẫu đại diện cho cả sản phẩm?” – Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm cần bắt đầu từ tên chất, độ tinh khiết và mục đích sử dụng
Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm không đơn thuần là lấy một gói sản phẩm bất kỳ rồi gửi đến phòng thử nghiệm. Muốn kết quả có giá trị, doanh nghiệp phải xác định chính xác phụ gia đang kinh doanh là chất đơn, hỗn hợp phụ gia, chế phẩm hỗ trợ chế biến hay sản phẩm phối trộn có nhiều thành phần. Cùng một tên thương mại nhưng hai sản phẩm có thể khác nhau về thành phần, hàm lượng chất chính, độ tinh khiết, chất mang, chất chống vón và phạm vi sử dụng.
Việc lựa chọn sai mẫu hoặc sai chỉ tiêu có thể dẫn đến một phiếu kiểm nghiệm có nhiều thông số nhưng không giải quyết được mục đích thực tế. Chẳng hạn, doanh nghiệp cần chứng minh hàm lượng chất tạo ngọt chính nhưng lại chọn bộ chỉ tiêu thiên về vi sinh; hoặc cần đánh giá độ tinh khiết của phụ gia đơn chất nhưng chỉ kiểm tra một số chỉ tiêu an toàn chung. Vì vậy, trước khi gửi mẫu, cần làm rõ tên chất, đặc tính kỹ thuật, mục đích sử dụng và hồ sơ mà kết quả kiểm nghiệm sẽ phục vụ.
Đối tượng kiểm nghiệm: phụ gia thực phẩm
Đối tượng kiểm nghiệm có thể là phụ gia dạng bột, dạng hạt, dạng lỏng, dạng sệt hoặc dạng viên. Sản phẩm có thể là một chất phụ gia riêng lẻ như chất tạo ngọt, chất bảo quản, chất điều chỉnh độ acid, chất tạo màu, chất chống oxy hóa, chất ổn định hoặc chất làm dày. Ngoài ra, thị trường còn có nhiều hỗn hợp phụ gia được phối trộn sẵn để sử dụng cho từng nhóm sản phẩm như thịt chế biến, đồ uống, bánh kẹo, sữa, kem, nước chấm hoặc thực phẩm đông lạnh.
Mỗi dạng phụ gia có đặc điểm kiểm nghiệm khác nhau. Phụ gia đơn chất thường cần tập trung vào định danh, hàm lượng chất chính, độ tinh khiết và các tạp chất liên quan. Hỗn hợp phụ gia lại cần xem xét công thức phối trộn, tỷ lệ thành phần, chất mang và mục đích sử dụng. Nếu không xác định đúng đối tượng, phòng thử nghiệm có thể không lựa chọn được phương pháp phù hợp hoặc doanh nghiệp nhận được kết quả không phản ánh đúng bản chất sản phẩm.
Doanh nghiệp cũng cần phân biệt phụ gia thực phẩm với nguyên liệu thực phẩm thông thường. Một loại bột có tên thương mại dùng để tạo độ sánh có thể là phụ gia, hỗn hợp phụ gia hoặc nguyên liệu giàu tinh bột. Việc phân loại phải dựa trên thành phần, công dụng, cách ghi nhãn và tài liệu kỹ thuật thay vì chỉ dựa vào tên gọi do nhà cung cấp đặt.
Xác định mục đích dùng kết quả
Trước khi lựa chọn chỉ tiêu, doanh nghiệp cần xác định kết quả kiểm nghiệm được sử dụng để làm gì. Phiếu kiểm nghiệm có thể phục vụ hồ sơ công bố sản phẩm, kiểm soát chất lượng nội bộ, đánh giá nhà cung cấp, giải quyết khiếu nại, xác minh một lô hàng bất thường hoặc kiểm tra sự phù hợp giữa hàng thực tế với tài liệu kỹ thuật.
Mỗi mục đích đòi hỏi một cách xây dựng chỉ tiêu khác nhau. Khi dùng cho hồ sơ sản phẩm, tên mẫu, chỉ tiêu và thông tin nhận diện phải thống nhất với các tài liệu còn lại. Khi dùng để kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể tập trung vào những thông số ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng như hàm lượng chất chính, độ ẩm, khả năng hòa tan, màu sắc hoặc độ ổn định. Khi đánh giá nhà cung cấp, kết quả cần được đối chiếu với tiêu chuẩn mua hàng và thông số đã cam kết.
Nếu chưa xác định mục đích, doanh nghiệp dễ lựa chọn một bộ chỉ tiêu quá rộng, làm tăng chi phí nhưng không tạo thêm giá trị. Ngược lại, bộ chỉ tiêu quá hẹp có thể khiến doanh nghiệp phải gửi mẫu lần thứ hai khi chuẩn bị hồ sơ hoặc khi khách hàng yêu cầu bổ sung thông tin.
Chốt phiên bản sản phẩm đang bán
Phụ gia thực phẩm có thể thay đổi theo từng nhà cung cấp, từng nguồn nguyên liệu, từng tỷ lệ phối trộn hoặc từng quy cách đóng gói. Do đó, doanh nghiệp phải chốt đúng phiên bản sản phẩm đang thực tế lưu thông trước khi lấy mẫu. Phiên bản này cần được nhận diện thông qua tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, quy cách, nhà sản xuất và công thức áp dụng.
Một sai sót thường gặp là doanh nghiệp lấy mẫu của lô cũ nhưng sử dụng kết quả cho sản phẩm đã thay đổi công thức. Trường hợp khác là cùng một tên thương mại nhưng doanh nghiệp nhập từ hai nhà sản xuất khác nhau, trong khi mỗi nhà sản xuất có tiêu chuẩn chất lượng và mức độ tinh khiết không giống nhau. Khi đó, một phiếu kiểm nghiệm không thể mặc nhiên đại diện cho tất cả nguồn hàng.
Việc quản lý phiên bản còn đặc biệt cần thiết đối với hỗn hợp phụ gia. Chỉ cần thay đổi chất mang, chất chống vón hoặc tỷ lệ một thành phần chính, đặc tính của sản phẩm có thể thay đổi đáng kể. Nếu phiên bản trên phiếu kiểm nghiệm không trùng với phiên bản đang bán, doanh nghiệp sẽ khó giải trình khi đối tác, khách hàng hoặc cơ quan quản lý yêu cầu đối chiếu.
Không gửi mẫu trước khi biết cần kiểm gì
Gửi mẫu trước rồi mới hỏi phòng thử nghiệm nên chọn chỉ tiêu nào là cách làm tiềm ẩn nhiều rủi ro. Phòng thử nghiệm có thể tư vấn dựa trên thông tin doanh nghiệp cung cấp, nhưng đơn vị sở hữu sản phẩm vẫn phải hiểu rõ thành phần, công dụng và mục tiêu kiểm nghiệm. Nếu thông tin ban đầu không đầy đủ, bộ chỉ tiêu được đề xuất có thể không phù hợp.
Trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp nên chuẩn bị tên đầy đủ của sản phẩm, thành phần, hàm lượng dự kiến, dạng sản phẩm, mục đích sử dụng, nhóm thực phẩm dự kiến áp dụng và tài liệu kỹ thuật từ nhà sản xuất. Với phụ gia nhập khẩu, nên đối chiếu thêm nhãn gốc, bản dịch, chứng nhận phân tích và tiêu chuẩn của nhà sản xuất.
Việc chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp trao đổi chính xác với phòng thử nghiệm, so sánh được báo giá giữa các đơn vị và hạn chế phát sinh chỉ tiêu bổ sung. Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể nhận biết khi một chỉ tiêu được đề xuất không liên quan đến sản phẩm hoặc khi một thông số quan trọng chưa được đưa vào phạm vi thử nghiệm.
Bước 1 – Chọn mẫu cho Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm như thế nào để kết quả có ý nghĩa?
Mẫu kiểm nghiệm phải phản ánh đúng sản phẩm mà doanh nghiệp muốn đánh giá. Một kết quả chính xác về mặt kỹ thuật vẫn có thể không có ý nghĩa nếu mẫu được lấy từ sai lô, sai phiên bản hoặc bị biến đổi trong quá trình bảo quản. Vì vậy, chọn mẫu là bước đầu tiên quyết định độ tin cậy của toàn bộ hoạt động kiểm nghiệm.
Đối với phụ gia dạng bột hoặc dạng hạt, sự phân bố thành phần trong bao có thể không hoàn toàn đồng đều nếu sản phẩm bị rung lắc, tách lớp hoặc hút ẩm. Với phụ gia dạng lỏng, thành phần có thể lắng, phân lớp hoặc thay đổi nếu không được bảo quản đúng. Doanh nghiệp cần xem xét đặc tính sản phẩm để lựa chọn cách lấy mẫu phù hợp, tránh lấy một lượng nhỏ không đại diện.
Đúng lô/phiên bản
Mẫu gửi kiểm nghiệm cần thuộc đúng lô hàng hoặc phiên bản mà doanh nghiệp đang cần đánh giá. Nếu mục đích là kiểm soát lô nhập khẩu mới, không nên lấy mẫu lưu của lô trước. Nếu mục đích là xây dựng hồ sơ cho sản phẩm đang bán, mẫu phải tương ứng với công thức, nhà sản xuất và quy cách ghi trong hồ sơ.
Thông tin số lô giúp doanh nghiệp truy xuất nguồn gốc khi kết quả có bất thường. Khi phát hiện một chỉ tiêu không phù hợp, doanh nghiệp có thể khoanh vùng lô bị ảnh hưởng thay vì phải nghi ngờ toàn bộ sản phẩm cùng tên. Đây cũng là cơ sở để làm việc với nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp về nguyên nhân và trách nhiệm xử lý.
Đối với sản phẩm được sang chiết hoặc đóng gói lại, doanh nghiệp cần xác định mối liên hệ giữa lô nguyên liệu ban đầu và lô thành phẩm sau đóng gói. Nếu không quản lý được mối liên hệ này, phiếu kiểm nghiệm có thể khó dùng để chứng minh chất lượng của sản phẩm đang lưu thông.
Bao bì nguyên vẹn
Mẫu ưu tiên nên được lấy từ bao bì nguyên vẹn, chưa mở và chưa có dấu hiệu rách, thủng, phồng, rò rỉ hoặc nhiễm ẩm. Bao bì là lớp bảo vệ sản phẩm khỏi không khí, ánh sáng, độ ẩm, vi sinh vật và các tác nhân bên ngoài. Khi bao bì bị hư hỏng, chất lượng mẫu có thể không còn đại diện cho sản phẩm trong điều kiện lưu thông bình thường.
Với phụ gia dễ hút ẩm, chỉ một khoảng thời gian ngắn tiếp xúc với môi trường cũng có thể làm thay đổi độ ẩm, khả năng chảy, độ hòa tan và hàm lượng tính theo khối lượng. Với phụ gia dạng lỏng, việc rò rỉ hoặc bay hơi có thể làm thay đổi nồng độ. Vì thế, không nên sử dụng một gói đã mở lâu ngày làm mẫu đại diện nếu mục tiêu là đánh giá chất lượng sản phẩm nguyên bao.
Trường hợp bắt buộc phải lấy mẫu từ bao lớn, việc lấy mẫu cần thực hiện bằng dụng cụ sạch, phù hợp và hạn chế tối đa thời gian tiếp xúc với môi trường. Phần mẫu sau khi lấy phải được chứa trong vật chứa kín, không phản ứng với sản phẩm và được ghi nhận đầy đủ nguồn gốc.
Số lượng mẫu đủ
Mỗi chỉ tiêu và mỗi phương pháp thử có thể cần một lượng mẫu khác nhau. Ngoài lượng mẫu trực tiếp dùng để phân tích, phòng thử nghiệm có thể cần thêm mẫu cho quá trình chuẩn bị, thử lặp, xác nhận kết quả hoặc lưu mẫu. Nếu gửi thiếu, doanh nghiệp có thể phải bổ sung mẫu, kéo dài thời gian thực hiện và làm gián đoạn kế hoạch hồ sơ.
Số lượng mẫu cần đặc biệt được chú ý khi doanh nghiệp yêu cầu nhiều nhóm chỉ tiêu hoặc khi sản phẩm có tính không đồng nhất. Với hỗn hợp phụ gia, lượng mẫu quá nhỏ có thể không phản ánh đúng tỷ lệ các thành phần. Việc lấy đủ lượng và trộn đồng đều theo phương pháp phù hợp giúp tăng khả năng đại diện.
Doanh nghiệp nên trao đổi trước với phòng thử nghiệm về khối lượng hoặc thể tích tối thiểu. Không nên tự ước lượng theo kinh nghiệm của một sản phẩm khác, bởi phụ gia dạng bột, dạng lỏng, chất đơn và hỗn hợp có yêu cầu phân tích khác nhau.
Có thông tin nhận diện rõ
Mẫu cần có tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, quy cách, nhà sản xuất hoặc đơn vị cung cấp. Nếu mẫu được chia từ bao lớn, nhãn trên vật chứa mẫu phải thể hiện đủ thông tin để truy ngược về bao gốc. Không nên chỉ ghi những ký hiệu nội bộ mà phòng thử nghiệm không thể hiểu.
Tên mẫu trên phiếu tiếp nhận và tên dự kiến thể hiện trên phiếu kiểm nghiệm phải được kiểm tra kỹ. Một khác biệt nhỏ về tên gọi có thể gây khó khăn khi kết quả được dùng cho hồ sơ khác. Đặc biệt, cần tránh sử dụng tên thương mại quá chung chung như “bột tạo dai”, “bột bảo quản” hoặc “chất ổn định” mà không kèm thông tin nhận diện thành phần.
Thông tin nhận diện rõ còn giúp ngăn ngừa nhầm mẫu khi doanh nghiệp gửi nhiều sản phẩm cùng lúc. Mỗi mẫu nên có mã riêng và được đối chiếu với danh sách chỉ tiêu tương ứng trước khi bàn giao.
Bước 2 – Chọn chỉ tiêu theo sản phẩm, không sao chép bộ chỉ tiêu của người khác – riêng với Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm
Không có một bộ chỉ tiêu duy nhất phù hợp cho tất cả phụ gia thực phẩm. Chất tạo màu, chất tạo ngọt, chất bảo quản, chất làm dày và chất điều chỉnh độ acid có bản chất hóa học, nguy cơ và mục đích sử dụng khác nhau. Ngay cả hai sản phẩm cùng nhóm công dụng cũng có thể cần chỉ tiêu khác nhau do thành phần và mức độ tinh khiết khác nhau.
Sao chép bộ chỉ tiêu của sản phẩm khác có thể dẫn đến hai hậu quả. Thứ nhất, doanh nghiệp kiểm nhiều thông số không cần thiết và phải chịu chi phí cao. Thứ hai, những chỉ tiêu quan trọng nhất lại bị bỏ sót, khiến phiếu kiểm nghiệm không đủ để đánh giá bản chất sản phẩm.
Dữ liệu cần xem: mẫu phụ gia, chỉ tiêu đặc trưng và an toàn
Dữ liệu đầu tiên cần xem là thành phần của mẫu phụ gia. Với chất đơn, doanh nghiệp cần xác định tên hóa học, mã nhận diện nếu có, hàm lượng dự kiến, độ tinh khiết và các tạp chất có khả năng xuất hiện. Với hỗn hợp phụ gia, cần biết từng thành phần, tỷ lệ phối trộn, chất mang và công dụng của hỗn hợp.
Chỉ tiêu đặc trưng giúp xác nhận sản phẩm có đúng bản chất và chất lượng đã công bố hay không. Tùy trường hợp, đó có thể là hàm lượng chất chính, độ ẩm, tro, độ hòa tan, độ pH, kích thước hạt, tỷ trọng hoặc một thông số kỹ thuật liên quan đến hiệu quả sử dụng. Những chỉ tiêu này thường cần được đối chiếu với tiêu chuẩn của nhà sản xuất hoặc tiêu chuẩn sản phẩm do doanh nghiệp xây dựng.
Nhóm chỉ tiêu an toàn được lựa chọn dựa trên nguy cơ của nguyên liệu, quy trình sản xuất và nguồn gốc sản phẩm. Không nên mặc định rằng tất cả phụ gia đều cần cùng một nhóm chỉ tiêu an toàn. Việc lựa chọn phải có căn cứ, đồng thời bảo đảm phù hợp với mục đích sử dụng kết quả.
Mục đích công bố hay kiểm soát nội bộ
Khi kiểm nghiệm để phục vụ hồ sơ công bố, doanh nghiệp phải chú trọng sự thống nhất giữa phiếu kết quả với tên sản phẩm, thành phần, tiêu chuẩn chất lượng và nhãn dự kiến. Chỉ tiêu cần đủ để thể hiện đặc tính sản phẩm và đáp ứng yêu cầu của hồ sơ tương ứng.
Khi kiểm nghiệm để kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể xây dựng bộ chỉ tiêu theo mức độ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất. Ví dụ, một nhà máy sử dụng chất làm dày có thể quan tâm nhiều đến độ nhớt, khả năng hòa tan và tính ổn định giữa các lô. Một doanh nghiệp sử dụng chất tạo ngọt lại tập trung vào hàm lượng chất chính và độ đồng đều.
Hai mục đích này có thể giao nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau. Một phiếu phù hợp để kiểm soát nhà cung cấp chưa chắc đã đủ cho hồ sơ sản phẩm. Ngược lại, bộ chỉ tiêu dùng cho hồ sơ có thể chưa phản ánh hết các thông số kỹ thuật mà bộ phận sản xuất cần theo dõi.
Nhóm nguy cơ đặc thù
Nguy cơ của phụ gia thực phẩm phụ thuộc vào nguồn nguyên liệu, quá trình sản xuất, mức độ tinh chế, điều kiện bảo quản và khả năng nhiễm chéo. Phụ gia có nguồn gốc khoáng, tổng hợp hóa học, lên men hoặc chiết xuất tự nhiên có thể phát sinh những nhóm nguy cơ khác nhau.
Doanh nghiệp cần xem tài liệu từ nhà sản xuất, lịch sử chất lượng của nhà cung cấp và đặc điểm của từng lô hàng. Nếu sản phẩm từng có kết quả bất thường về một tạp chất, chỉ tiêu đó nên được đưa vào chương trình kiểm soát định kỳ. Nếu sản phẩm dễ hút ẩm hoặc dễ biến đổi, cần chú ý thêm các chỉ tiêu phản ánh tình trạng bảo quản.
Việc nhận diện nguy cơ không nên dựa trên suy đoán chung. Doanh nghiệp có thể phối hợp với phòng thử nghiệm hoặc đơn vị chuyên môn để xác định chỉ tiêu, nhưng cần cung cấp đầy đủ thành phần và thông tin sản xuất để việc tư vấn có căn cứ.
Yêu cầu của hồ sơ tiếp theo
Phiếu kiểm nghiệm hiếm khi tồn tại độc lập. Kết quả thường được sử dụng cùng với nhãn, tiêu chuẩn sản phẩm, tài liệu kỹ thuật, hồ sơ công bố hoặc hồ sơ giao dịch với khách hàng. Vì vậy, trước khi chốt chỉ tiêu, doanh nghiệp cần xem bước tiếp theo yêu cầu những dữ liệu gì.
Nếu hồ sơ cần thể hiện hàm lượng một thành phần chính, phiếu kiểm nghiệm phải có chỉ tiêu tương ứng. Nếu tiêu chuẩn sản phẩm quy định một giới hạn cụ thể, đơn vị và cách trình bày trên phiếu cần cho phép đối chiếu trực tiếp. Nếu sản phẩm có nhiều biến thể, doanh nghiệp phải xác định mỗi biến thể có cần một phiếu riêng hay không.
Chuẩn bị theo yêu cầu của hồ sơ tiếp theo giúp hạn chế tình trạng có kết quả nhưng không sử dụng được. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến doanh nghiệp phải kiểm nghiệm bổ sung, vừa phát sinh chi phí vừa làm chậm tiến độ đưa sản phẩm ra thị trường.
Bước 3 – Lấy và vận chuyển mẫu là một phần của Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm
Kết quả kiểm nghiệm chỉ phản ánh chất lượng của mẫu được phòng thử nghiệm tiếp nhận. Nếu mẫu bị nhiễm bẩn, hút ẩm, bay hơi, phân lớp hoặc biến đổi trên đường vận chuyển, kết quả có thể khác với chất lượng thực tế của sản phẩm tại kho. Do đó, lấy mẫu và vận chuyển không phải là công việc phụ mà là một phần của quá trình kiểm nghiệm.
Doanh nghiệp cần xây dựng cách lấy mẫu phù hợp với trạng thái sản phẩm. Phụ gia dạng bột cần hạn chế tiếp xúc với không khí và độ ẩm. Phụ gia dạng lỏng phải được chứa trong chai kín, phù hợp với tính chất hóa học. Sản phẩm dễ lắng hoặc phân lớp có thể cần được đồng nhất trước khi lấy mẫu theo hướng dẫn kỹ thuật.
Dụng cụ lấy mẫu
Dụng cụ lấy mẫu phải sạch, khô và không phản ứng với phụ gia. Không nên dùng thìa, ca, chai hoặc túi từng chứa hóa chất hay sản phẩm khác nếu chưa được làm sạch đúng cách. Nhiễm chéo từ dụng cụ có thể làm xuất hiện một chất không thuộc sản phẩm và dẫn đến kết quả bất thường.
Đối với bột mịn hoặc phụ gia có tính hút ẩm, dụng cụ cần được chuẩn bị sẵn để thao tác nhanh. Mẫu sau khi lấy phải được chuyển ngay vào vật chứa kín. Với mẫu lỏng, vật chứa phải có nắp chắc chắn, không rò rỉ và không làm thay đổi thành phần của mẫu.
Nếu doanh nghiệp lấy mẫu từ nhiều vị trí trong cùng một bao hoặc nhiều bao trong cùng lô, cần thống nhất cách trộn và chia mẫu. Mục tiêu là tạo ra phần mẫu đại diện, không phải chỉ lấy ở vị trí thuận tiện nhất.
Điều kiện nhiệt độ
Không phải phụ gia nào cũng cần bảo quản lạnh, nhưng mọi mẫu đều phải được vận chuyển trong điều kiện phù hợp với hướng dẫn của nhà sản xuất. Nhiệt độ quá cao có thể làm biến đổi màu sắc, mùi, trạng thái hoặc thành phần của một số sản phẩm. Nhiệt độ quá thấp cũng có thể làm kết tinh hoặc phân lớp đối với phụ gia dạng lỏng.
Doanh nghiệp cần đọc điều kiện bảo quản trên nhãn và tài liệu kỹ thuật. Nếu sản phẩm yêu cầu tránh nhiệt, tránh ánh sáng hoặc bảo quản trong khoảng nhiệt độ nhất định, điều kiện này phải được duy trì trong quá trình vận chuyển mẫu.
Không nên tự ý dùng đá lạnh cho tất cả mẫu vì sự ngưng tụ hơi nước có thể làm ẩm bao bì hoặc ảnh hưởng đến phụ gia dạng bột. Phương án vận chuyển phải được lựa chọn theo tính chất cụ thể của sản phẩm.
Thời gian vận chuyển
Mẫu nên được chuyển đến phòng thử nghiệm trong thời gian hợp lý sau khi lấy. Thời gian kéo dài làm tăng nguy cơ biến đổi, đặc biệt khi vật chứa không hoàn toàn kín hoặc điều kiện môi trường không ổn định.
Trước khi gửi, doanh nghiệp nên xác nhận giờ tiếp nhận mẫu, địa chỉ giao nhận và yêu cầu bảo quản của phòng thử nghiệm. Không nên gửi mẫu vào thời điểm đơn vị sắp nghỉ dài ngày nếu sản phẩm cần được xử lý ngay khi tiếp nhận.
Trường hợp vận chuyển từ tỉnh xa đến TPHCM, cần lựa chọn đơn vị giao nhận phù hợp, đóng gói chống va đập và niêm phong chắc chắn. Thông tin người gửi, người nhận và số điện thoại liên hệ phải rõ để tránh mẫu bị lưu kho hoặc giao nhầm.
Biên bản/nhận diện mẫu khi cần
Đối với kiểm soát nội bộ đơn giản, doanh nghiệp có thể dùng phiếu giao mẫu với các thông tin cơ bản. Tuy nhiên, khi kết quả dùng để giải quyết tranh chấp, đánh giá lô hàng có giá trị lớn hoặc xác minh khiếu nại, việc lấy mẫu nên được ghi nhận bằng biên bản chi tiết.
Biên bản có thể thể hiện thời gian, địa điểm, người lấy mẫu, tình trạng bao bì, số lô, số lượng bao được chọn, cách lấy, cách trộn, vật chứa và điều kiện vận chuyển. Những thông tin này giúp chứng minh mẫu đã được lấy đúng đối tượng và giảm tranh cãi khi kết quả không như kỳ vọng.
Mẫu cũng nên được niêm phong khi cần bảo đảm tính nguyên trạng. Mã niêm phong hoặc dấu hiệu nhận diện phải được ghi nhận để phòng thử nghiệm kiểm tra khi tiếp nhận.
Đọc phiếu Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm: đừng chỉ nhìn chữ “đạt”
Một phiếu kiểm nghiệm không nên được đọc bằng cách chỉ tìm dòng kết luận “đạt” hoặc “không đạt”. Doanh nghiệp cần xem tên mẫu, từng chỉ tiêu, phương pháp thử, đơn vị, giới hạn tham chiếu và kết quả cụ thể. Có trường hợp phiếu không ghi kết luận chung nhưng vẫn cung cấp đầy đủ dữ liệu để doanh nghiệp tự đối chiếu với tiêu chuẩn sản phẩm.
Việc đọc chi tiết còn giúp phát hiện lỗi nhận diện hoặc sự không thống nhất. Nếu tên mẫu trên phiếu khác với tên trong hồ sơ, nếu đơn vị không tương thích với giới hạn hoặc nếu phương pháp không phù hợp với nền mẫu, doanh nghiệp cần trao đổi lại trước khi sử dụng kết quả.
Tên mẫu
Tên mẫu là thông tin đầu tiên cần kiểm tra. Tên phải đủ cụ thể để nhận diện sản phẩm nhưng không nên chứa những nội dung không đúng với thực tế. Với phụ gia có tên thương mại, nên kiểm tra xem tên chất hoặc bản chất sản phẩm đã được thể hiện rõ hay chưa.
Nếu doanh nghiệp gửi nhiều hàm lượng khác nhau của cùng một chất, tên mẫu phải phân biệt được từng phiên bản. Nếu là hỗn hợp phụ gia, không nên để tên mẫu khiến người đọc hiểu nhầm đây là một chất đơn có độ tinh khiết cao.
Tên mẫu cũng phải thống nhất với phiếu tiếp nhận, nhãn và hồ sơ dự kiến sử dụng. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần liên hệ phòng thử nghiệm để được hướng dẫn xử lý thay vì tự chỉnh sửa bản kết quả.
Chỉ tiêu
Doanh nghiệp cần kiểm tra phòng thử nghiệm đã thực hiện đủ chỉ tiêu yêu cầu hay chưa. Mỗi chỉ tiêu cần được đối chiếu với mục đích ban đầu và tiêu chuẩn áp dụng. Một danh sách dài chưa chắc đã đầy đủ nếu thiếu thông số quyết định bản chất sản phẩm.
Kết quả của từng chỉ tiêu phải được xem trong mối liên hệ với các chỉ tiêu khác. Chẳng hạn, hàm lượng chất chính có thể bị ảnh hưởng bởi độ ẩm hoặc chất mang. Không nên kết luận chất lượng chỉ từ một con số mà không xem cấu trúc toàn bộ sản phẩm.
Nếu có chỉ tiêu ghi dưới giới hạn phát hiện hoặc giới hạn định lượng, doanh nghiệp cần hiểu ý nghĩa của cách thể hiện này. Kết quả đó không phải lúc nào cũng đồng nghĩa với việc hoàn toàn không có chất cần kiểm tra.
Phương pháp
Phương pháp thử cho biết cách phòng thử nghiệm tạo ra kết quả. Cùng một chỉ tiêu nhưng các phương pháp khác nhau có thể có phạm vi áp dụng, giới hạn phát hiện và mức độ phù hợp với nền mẫu khác nhau.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải hiểu toàn bộ kỹ thuật phân tích, nhưng cần kiểm tra phương pháp có được ghi rõ và có phù hợp với sản phẩm hay không. Khi kết quả bất thường, thông tin phương pháp là cơ sở để phòng thử nghiệm giải thích hoặc thực hiện xác nhận lại.
Đối với hỗn hợp phụ gia phức tạp, nền mẫu có thể gây nhiễu. Khi đó, việc lựa chọn phương pháp và chuẩn bị mẫu đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp nên cung cấp thành phần đầy đủ để phòng thử nghiệm đánh giá khả năng áp dụng.
Đơn vị và giới hạn
Kết quả chỉ có thể được đánh giá khi đơn vị trên phiếu tương thích với đơn vị trong tiêu chuẩn hoặc giới hạn tham chiếu. Doanh nghiệp cần thận trọng khi chuyển đổi giữa phần trăm, miligam trên kilôgam, gam trên kilôgam hoặc các cách biểu thị khác.
Một sai số khi quy đổi có thể làm doanh nghiệp hiểu nhầm kết quả đạt thành không đạt hoặc ngược lại. Nếu chưa chắc chắn, nên yêu cầu đơn vị chuyên môn giải thích thay vì tự tính toán dựa trên ước đoán.
Giới hạn so sánh cũng phải đúng với bản chất sản phẩm. Không nên lấy giới hạn dành cho thực phẩm thành phẩm để áp trực tiếp cho phụ gia đậm đặc hoặc ngược lại. Phụ gia được sử dụng với tỷ lệ nhất định trong thực phẩm, nên việc đánh giá cần đặt trong đúng bối cảnh.
Điểm dễ vướng riêng của Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm: nhầm tên thương mại với tên chất
Tên thương mại thường được nhà sản xuất hoặc nhà phân phối đặt để thuận tiện cho kinh doanh. Một tên thương mại có thể đại diện cho hỗn hợp nhiều chất chứ không phải một phụ gia riêng lẻ. Nếu doanh nghiệp dùng tên thương mại như tên hóa học hoặc tên chất chính, việc chọn chỉ tiêu và diễn giải kết quả rất dễ sai.
Chẳng hạn, sản phẩm được gọi là “bột tạo giòn” có thể chứa nhiều thành phần với các chức năng khác nhau. Nếu chỉ dựa vào tên thương mại để yêu cầu kiểm một chất duy nhất, kết quả không thể phản ánh đầy đủ sản phẩm. Doanh nghiệp phải xem bảng thành phần và tài liệu kỹ thuật trước khi đặt tên mẫu.
Xác định nguyên nhân
Khi phát hiện tên trên phiếu không đúng bản chất sản phẩm, cần xác định sai lệch xuất phát từ đâu. Có thể doanh nghiệp cung cấp tên không đầy đủ, phòng thử nghiệm nhập sai thông tin hoặc tài liệu từ nhà cung cấp không rõ ràng.
Nếu kết quả bất thường, nguyên nhân cũng có thể đến từ việc dùng sai tên chất để lựa chọn phương pháp. Một phương pháp phù hợp với chất đơn chưa chắc phù hợp với hỗn hợp có nhiều chất mang và thành phần gây nhiễu.
Việc xác định nguyên nhân cần dựa trên hồ sơ gốc, mẫu lưu, phiếu giao nhận và thông tin đã trao đổi với phòng thử nghiệm. Không nên thay đổi tên hoặc kết luận ngay khi chưa làm rõ.
Có cần lấy lại mẫu?
Không phải mọi sai lệch tên gọi đều bắt buộc lấy lại mẫu. Nếu mẫu đã được nhận diện rõ bằng mã, số lô và bao bì, sai sót có thể chỉ nằm ở cách ghi tên trên phiếu. Trong trường hợp đó, doanh nghiệp cần trao đổi với phòng thử nghiệm về phương án xử lý phù hợp.
Tuy nhiên, nếu việc nhầm tên dẫn đến nhầm mẫu, nhầm thành phần hoặc không xác định được mẫu đã thử là sản phẩm nào, kết quả không còn đủ độ tin cậy. Khi đó, lấy lại mẫu là phương án cần thiết.
Doanh nghiệp cũng nên lấy lại mẫu nếu mẫu cũ không còn đại diện cho lô hàng đang bán hoặc có dấu hiệu bị biến đổi trong quá trình bảo quản và vận chuyển.
Có cần đổi bộ chỉ tiêu?
Nếu sai tên thương mại làm doanh nghiệp hiểu nhầm bản chất sản phẩm, bộ chỉ tiêu có thể phải được xây dựng lại. Ví dụ, sản phẩm tưởng là chất đơn nhưng thực tế là hỗn hợp phụ gia, khi đó chỉ kiểm hàm lượng một chất sẽ không đủ.
Việc đổi bộ chỉ tiêu cần dựa trên thành phần thực tế, mục đích sử dụng và yêu cầu của hồ sơ tiếp theo. Doanh nghiệp nên tận dụng kết quả đã có nếu các chỉ tiêu vẫn phù hợp, đồng thời bổ sung phần còn thiếu thay vì mặc định làm lại toàn bộ.
Trước khi kiểm nghiệm bổ sung, cần yêu cầu báo giá tách riêng từng chỉ tiêu và xác nhận lượng mẫu còn lại có đủ hay không.
Không chỉnh sửa sản phẩm chỉ dựa trên một con số rời rạc
Một kết quả thấp hoặc cao bất thường chưa đủ để doanh nghiệp lập tức thay đổi công thức. Sai lệch có thể đến từ mẫu không đồng nhất, phương pháp chưa phù hợp, quy đổi đơn vị sai, dữ liệu đầu vào không chính xác hoặc sự biến đổi trong quá trình vận chuyển.
Doanh nghiệp cần xem xét kết quả trong bối cảnh toàn bộ lô hàng, tiêu chuẩn của nhà sản xuất và dữ liệu các lần kiểm tra trước. Khi cần, có thể thử lặp, kiểm nghiệm mẫu lưu hoặc lấy mẫu mới từ cùng lô để xác nhận.
Thay đổi công thức chỉ nên được thực hiện sau khi nguyên nhân đã được làm rõ. Nếu điều chỉnh vội vàng, doanh nghiệp có thể tạo ra một phiên bản sản phẩm mới nhưng vẫn chưa giải quyết đúng vấn đề ban đầu.
Kiểm nghiệm lại khi nào là hợp lý? – riêng với Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm
Kiểm nghiệm lại không nhất thiết phải thực hiện theo một khoảng thời gian giống nhau cho mọi sản phẩm. Tần suất phụ thuộc vào mức độ ổn định, nguồn cung, lịch sử chất lượng, quy mô sử dụng và mục đích của kết quả.
Doanh nghiệp nên xây dựng nguyên tắc kiểm nghiệm định kỳ và kiểm nghiệm phát sinh. Kiểm nghiệm định kỳ dùng để theo dõi chất lượng lâu dài, trong khi kiểm nghiệm phát sinh được thực hiện khi có thay đổi hoặc dấu hiệu bất thường.
Đổi công thức
Khi công thức thay đổi, kết quả cũ có thể không còn đại diện cho sản phẩm mới. Việc thêm, bớt hoặc điều chỉnh tỷ lệ thành phần có thể làm thay đổi hàm lượng chất chính, tính chất vật lý, độ ổn định và nhóm nguy cơ cần kiểm soát.
Doanh nghiệp phải đánh giá mức độ thay đổi để quyết định kiểm lại toàn bộ hay chỉ bổ sung một số chỉ tiêu. Nếu thay đổi ảnh hưởng đến bản chất sản phẩm, nên xem đây là một phiên bản mới và quản lý hồ sơ riêng.
Phiên bản công thức cần được ghi nhận bằng mã hoặc ngày hiệu lực để tránh dùng nhầm phiếu kiểm nghiệm của công thức cũ.
Đổi nhà cung cấp nguyên liệu chính
Cùng một loại phụ gia nhưng sản phẩm từ nhà cung cấp khác nhau có thể khác về độ tinh khiết, chất mang, quy trình sản xuất và tạp chất. Khi đổi nhà cung cấp chính, doanh nghiệp nên thực hiện đánh giá đầu vào trước khi sử dụng quy mô lớn.
Phiếu phân tích do nhà cung cấp cung cấp là nguồn dữ liệu quan trọng nhưng không phải lúc nào cũng thay thế được hoạt động kiểm tra độc lập. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một số chỉ tiêu trọng yếu để xác minh sự phù hợp.
Kết quả kiểm nghiệm cũng giúp xây dựng tiêu chuẩn mua hàng và làm cơ sở so sánh giữa các nhà cung cấp.
Đổi quy trình đáng kể
Thay đổi quy trình phối trộn, sấy, nghiền, đóng gói hoặc bảo quản có thể ảnh hưởng đến chất lượng phụ gia. Với sản phẩm do doanh nghiệp tự phối trộn, sự thay đổi thiết bị hoặc thứ tự đưa nguyên liệu vào có thể làm thay đổi độ đồng đều.
Nếu quy trình mới làm thay đổi đặc tính thành phẩm hoặc nguy cơ nhiễm chéo, cần lấy mẫu sau khi quy trình ổn định để kiểm nghiệm. Không nên dùng kết quả của sản phẩm sản xuất theo quy trình cũ để đại diện lâu dài.
Việc kiểm nghiệm sau thay đổi còn giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của quy trình mới và phát hiện vấn đề trước khi sản xuất hàng loạt.
Kết quả bất thường
Kết quả bất thường có thể là thông số vượt giới hạn, dao động lớn giữa các lô hoặc không phù hợp với tài liệu kỹ thuật. Khi đó, doanh nghiệp cần kiểm tra mẫu, hồ sơ lấy mẫu, điều kiện vận chuyển, phương pháp và dữ liệu sản xuất.
Kiểm nghiệm lại nên có mục tiêu rõ ràng. Có thể thử lại trên phần mẫu còn lưu, kiểm mẫu khác cùng lô hoặc lấy mẫu từ lô mới để so sánh. Mỗi phương án trả lời một câu hỏi khác nhau nên không thể thực hiện tùy tiện.
Trong thời gian xác minh, doanh nghiệp cần cân nhắc tạm dừng sử dụng hoặc phân phối lô hàng liên quan nếu kết quả cho thấy nguy cơ đáng kể.
Tự gửi phòng kiểm nghiệm hay thuê dịch vụ Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm?
Doanh nghiệp có thể tự làm việc với phòng thử nghiệm nếu đã hiểu rõ sản phẩm, chỉ tiêu, lượng mẫu và cách sử dụng kết quả. Hình thức này giúp chủ động trao đổi và kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, với sản phẩm phức tạp hoặc nhiều mã hàng, việc tự thực hiện có thể phát sinh sai sót trong quá trình chọn chỉ tiêu và quản lý hồ sơ.
Thuê dịch vụ phù hợp khi doanh nghiệp cần hỗ trợ từ khâu rà soát tài liệu, xây dựng chỉ tiêu, gửi mẫu, theo dõi tiến độ đến kiểm tra phiếu kết quả. Giá trị của dịch vụ không chỉ nằm ở việc chuyển mẫu mà còn ở khả năng giảm rủi ro phải kiểm nghiệm lại.
Tự làm khi biết rõ chỉ tiêu
Doanh nghiệp có thể tự gửi mẫu khi đã có tiêu chuẩn sản phẩm, tài liệu kỹ thuật rõ và bộ phận phụ trách hiểu cách đối chiếu kết quả. Trước khi gửi, cần lập danh sách mẫu và chỉ tiêu để tránh nhầm lẫn.
Người phụ trách phải kiểm tra báo giá, thời gian thực hiện, lượng mẫu, phương pháp và cách trả kết quả. Khi nhận phiếu, cần đối chiếu với yêu cầu ban đầu thay vì chỉ lưu hồ sơ.
Tự làm đặc biệt hiệu quả với những sản phẩm ổn định, ít phiên bản và được kiểm nghiệm định kỳ theo một chương trình đã xây dựng.
Thuê hỗ trợ khi nhiều SKU
Doanh nghiệp có nhiều SKU dễ gặp tình trạng nhầm mẫu, trùng chỉ tiêu hoặc sử dụng sai phiếu cho từng phiên bản. Đơn vị dịch vụ có thể hỗ trợ xây dựng ma trận sản phẩm, mã hóa mẫu và xác định những sản phẩm có thể dùng chung dữ liệu hay phải kiểm riêng.
Việc thuê hỗ trợ cũng phù hợp khi doanh nghiệp có chất đơn, hỗn hợp phụ gia và nhiều hàm lượng khác nhau. Mỗi nhóm cần cách tiếp cận riêng, nên việc quản lý tập trung giúp giảm sai sót.
Doanh nghiệp cần yêu cầu đơn vị dịch vụ bàn giao đầy đủ danh sách mẫu, chỉ tiêu, phiếu tiếp nhận và kết quả cuối cùng.
Yêu cầu báo giá tách từng chỉ tiêu
Báo giá nên thể hiện rõ chi phí của từng chỉ tiêu hoặc từng nhóm thử nghiệm. Cách trình bày này giúp doanh nghiệp hiểu phần nào là cần thiết, phần nào là lựa chọn bổ sung và dễ so sánh giữa các đơn vị.
Nếu báo giá chỉ ghi một gói tổng mà không mô tả phạm vi, doanh nghiệp khó kiểm soát việc thiếu hoặc thừa chỉ tiêu. Khi phát sinh bổ sung, cũng khó xác định nguyên nhân và chi phí thực tế.
Báo giá tách chi tiết còn hỗ trợ doanh nghiệp lập ngân sách cho các đợt kiểm nghiệm định kỳ hoặc mở rộng thêm SKU.
Nhận lại phiếu và toàn bộ thông tin mẫu
Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp phải nhận được phiếu kết quả cùng các thông tin liên quan đến mẫu đã gửi. Không nên chỉ nhận một bản chụp thiếu trang hoặc một thông báo kết quả qua tin nhắn.
Hồ sơ bàn giao cần đủ để doanh nghiệp đối chiếu tên mẫu, ngày nhận, ngày thử nghiệm, chỉ tiêu, phương pháp và kết quả. Nếu có mẫu dư hoặc mẫu lưu, cần xác định cách xử lý theo thỏa thuận.
Doanh nghiệp phải lưu kết quả theo từng mã sản phẩm và phiên bản. Cách lưu này giúp nhanh chóng truy xuất khi làm hồ sơ, kiểm tra nội bộ hoặc giải trình với khách hàng.
TPHCM nhiều phòng thử nghiệm: chọn nơi theo tiêu chí nào? – riêng với Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm
TPHCM có nhiều đơn vị thực hiện thử nghiệm thực phẩm, nhưng không phải nơi nào cũng có cùng phạm vi chỉ tiêu hoặc khả năng xử lý các nền mẫu phụ gia phức tạp. Doanh nghiệp không nên chỉ lựa chọn dựa trên giá thấp nhất hoặc địa điểm gần nhất.
Tiêu chí quan trọng là đơn vị có thực hiện được đúng chỉ tiêu, bằng phương pháp phù hợp và trong thời gian đáp ứng kế hoạch của doanh nghiệp hay không. Khả năng tư vấn và giải thích kết quả cũng có ý nghĩa khi sản phẩm là hỗn hợp hoặc có thông số bất thường.
Phạm vi chỉ tiêu
Trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp cần xác nhận phòng thử nghiệm có khả năng thực hiện toàn bộ chỉ tiêu cần thiết hay không. Nếu phải chia mẫu cho nhiều nơi, cần quản lý tên mẫu và phiên bản thật chặt để tránh kết quả không đồng nhất.
Một đơn vị có nhiều chỉ tiêu không đồng nghĩa với việc mọi chỉ tiêu đều phù hợp với mọi nền mẫu. Doanh nghiệp nên cung cấp thành phần để phòng thử nghiệm kiểm tra khả năng áp dụng phương pháp.
Khi một chỉ tiêu được thuê ngoài hoặc chuyển đến đơn vị liên kết, doanh nghiệp cần hỏi rõ cách quản lý mẫu và cách thể hiện trên phiếu kết quả.
Thời gian
Thời gian trả kết quả phải được tính từ khi mẫu và yêu cầu thử nghiệm đã được tiếp nhận đầy đủ. Một số chỉ tiêu cần nhiều thời gian hơn do quá trình chuẩn bị, nuôi cấy, xử lý hoặc xác nhận.
Doanh nghiệp nên lập kế hoạch có thời gian dự phòng thay vì gửi mẫu sát ngày cần hoàn thiện hồ sơ. Nếu kết quả phải thử lại hoặc bổ sung chỉ tiêu, tiến độ có thể kéo dài.
Khi sử dụng dịch vụ nhanh, cần xác nhận phạm vi nào được rút ngắn và liệu chất lượng quy trình có được bảo đảm như bình thường hay không.
Cách trả kết quả
Kết quả có thể được trả bằng bản điện tử, bản giấy hoặc cả hai. Doanh nghiệp cần xác định hình thức nào phù hợp với hồ sơ tiếp theo và kiểm tra tính đầy đủ của các trang, dấu hiệu xác nhận, thông tin mẫu và thông tin phòng thử nghiệm.
Tên người hoặc đơn vị gửi mẫu không nên được điền tùy tiện nếu phiếu sẽ dùng cho hồ sơ doanh nghiệp. Thông tin này cần được thống nhất ngay từ lúc đăng ký thử nghiệm.
Doanh nghiệp cũng nên hỏi về quy trình xử lý khi phát hiện lỗi chính tả, sai thông tin mẫu hoặc cần làm rõ kết quả.
Khả năng hỗ trợ giải thích phiếu
Một phòng thử nghiệm phù hợp không chỉ trả con số mà còn có khả năng giải thích phạm vi phương pháp, đơn vị, giới hạn phát hiện và những lưu ý khi diễn giải. Điều này đặc biệt quan trọng khi kết quả gần giới hạn hoặc có sự khác biệt lớn so với tài liệu của nhà cung cấp.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần phân biệt giải thích kỹ thuật với quyết định pháp lý hoặc quyết định thay đổi sản phẩm. Phòng thử nghiệm giải thích cách tạo ra kết quả, còn doanh nghiệp phải đánh giá kết quả trong bối cảnh hồ sơ và hoạt động kinh doanh.
Khả năng trao đổi rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp giảm tình trạng hiểu sai và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đầy đủ.
Checklist trước khi gửi mẫu cho Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm
Trước khi bàn giao mẫu, doanh nghiệp nên thực hiện một lần kiểm tra cuối cùng. Mục tiêu là bảo đảm mẫu đúng sản phẩm, chỉ tiêu đúng mục đích và lịch thực hiện có đủ thời gian dự phòng. Chỉ một sai sót nhỏ ở bước này cũng có thể khiến toàn bộ quy trình phải làm lại.
Việc kiểm tra nên do người hiểu sản phẩm thực hiện hoặc ít nhất phải có sự đối chiếu giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận hồ sơ và người trực tiếp giao mẫu. Không nên để đơn vị vận chuyển tự quyết định tên mẫu hoặc yêu cầu kiểm nghiệm.
Đúng mẫu
Mẫu phải đúng tên, đúng mã, đúng số lô, đúng nhà sản xuất và đúng phiên bản công thức. Bao bì cần nguyên vẹn hoặc được chia mẫu bằng phương pháp phù hợp. Tình trạng mẫu phải được kiểm tra trước khi đóng gói.
Nếu gửi nhiều mẫu, từng mẫu phải có nhãn riêng và không sử dụng mã dễ nhầm. Danh sách mẫu bàn giao cần trùng với danh sách phòng thử nghiệm tiếp nhận.
Khi mẫu được lấy từ bao lớn, doanh nghiệp cần lưu thông tin bao gốc để phục vụ truy xuất sau này.
Đúng chỉ tiêu
Danh sách chỉ tiêu phải được xây dựng dựa trên thành phần, đặc tính, nguy cơ và mục đích sử dụng kết quả. Không nên chọn chỉ tiêu chỉ vì thấy xuất hiện trên phiếu của một sản phẩm khác.
Trước khi xác nhận báo giá, doanh nghiệp cần kiểm tra từng chỉ tiêu, phương pháp dự kiến và đơn vị kết quả. Những chỉ tiêu không rõ mục đích phải được hỏi lại.
Nếu có tài liệu kỹ thuật hoặc tiêu chuẩn sản phẩm, nên gửi kèm phần liên quan để phòng thử nghiệm hiểu đúng yêu cầu.
Đúng mục đích
Phiếu kiểm nghiệm phải trả lời được câu hỏi mà doanh nghiệp đặt ra. Nếu dùng cho hồ sơ công bố, thông tin mẫu và chỉ tiêu phải phù hợp với hồ sơ. Nếu dùng để đánh giá nhà cung cấp, kết quả phải so sánh được với tiêu chuẩn mua hàng. Nếu dùng để điều tra sự cố, cách lấy mẫu phải bảo đảm khả năng truy xuất.
Việc ghi rõ mục đích ngay từ đầu giúp tất cả bên liên quan hiểu cùng một yêu cầu. Đây là cách đơn giản để hạn chế tình trạng hoàn thành kiểm nghiệm nhưng không thể sử dụng kết quả.
Doanh nghiệp cũng cần xác định người chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt kết quả sau khi nhận phiếu.
Đủ thời gian dự phòng
Kiểm nghiệm cần được thực hiện trước thời điểm doanh nghiệp phải hoàn tất hồ sơ hoặc đưa hàng ra thị trường. Thời gian dự phòng cần bao gồm thời gian vận chuyển, tiếp nhận, phân tích, trả kết quả, kiểm tra phiếu và xử lý khi có sai sót.
Nếu sản phẩm có nguy cơ phải thử lại hoặc cần nhiều chỉ tiêu phức tạp, thời gian dự phòng phải dài hơn. Không nên lập kế hoạch dựa hoàn toàn vào ngày trả kết quả sớm nhất.
Chuẩn bị đủ thời gian giúp doanh nghiệp chủ động xử lý kết quả bất thường, bổ sung chỉ tiêu khi cần và bảo đảm hồ sơ cuối cùng thống nhất. Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm chỉ thực sự có giá trị khi kết quả được tạo ra từ đúng mẫu, đúng chỉ tiêu, đúng quy trình và được sử dụng cho đúng mục đích.
Kiểm nghiệm phụ gia thực phẩm cần bảo đảm kết quả có thể đối chiếu với tiêu chuẩn chất lượng và thông tin doanh nghiệp dự kiến công bố hoặc cung cấp cho khách hàng. Phiếu kiểm nghiệm phải thể hiện chính xác tên mẫu, dạng sản phẩm, chỉ tiêu phân tích, phương pháp thử, đơn vị tính và kết quả tương ứng. Doanh nghiệp không nên lựa chọn chỉ tiêu chỉ dựa trên chi phí thấp hoặc thời gian nhanh, bởi việc thiếu chỉ tiêu quan trọng có thể khiến kết quả không đủ căn cứ sử dụng. Đối với phụ gia phối trộn hoặc sản phẩm có nhiều thành phần, việc đánh giá công thức trước khi kiểm nghiệm càng cần được chú trọng. Khi thay đổi nhà cung cấp, tỷ lệ phối trộn, nguồn nguyên liệu hoặc quy trình sản xuất, doanh nghiệp nên xem xét kiểm nghiệm lại để bảo đảm chất lượng ổn định. Thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ hỗ trợ kiểm soát nguyên liệu, hoàn thiện hồ sơ, giảm nguy cơ phải phân tích bổ sung và nâng cao độ tin cậy của phụ gia trên thị trường.
