Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh xem xét và ghi nhận trụ sở mới của doanh nghiệp. Thành phần hồ sơ không hoàn toàn giống nhau trong mọi trường hợp mà phụ thuộc vào loại hình công ty, phạm vi chuyển địa chỉ và thẩm quyền thông qua quyết định. Một bộ hồ sơ cơ bản thường gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp và văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục. Công ty TNHH một thành viên cần quyết định của chủ sở hữu; công ty TNHH hai thành viên trở lên cần tài liệu của Hội đồng thành viên; công ty cổ phần phải chuẩn bị hồ sơ theo thẩm quyền được xác định trong điều lệ và quy định nội bộ. Nếu chuyển sang quận hoặc tỉnh khác, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm nghĩa vụ thuế, tình trạng hóa đơn và dữ liệu tại cơ quan quản lý cũ. Địa chỉ mới phải được ghi đầy đủ, chính xác và có căn cứ sử dụng hợp pháp. Việc lập danh mục tài liệu theo từng trường hợp giúp doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ tốt hơn và hạn chế bị yêu cầu bổ sung.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty cần được chuẩn bị thống nhất về địa chỉ cũ, địa chỉ mới, thời điểm chuyển, thẩm quyền thông qua và thông tin người ký. Doanh nghiệp không nên sử dụng một mẫu hồ sơ chung cho mọi loại hình vì quyết định của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên và Đại hội đồng cổ đông có yêu cầu khác nhau. Trước khi nộp, công ty cần đối chiếu tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ, chức danh và giấy tờ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp chuyển sang địa bàn quản lý thuế mới, doanh nghiệp nên rà soát thêm tình trạng kê khai, nợ thuế, hóa đơn điện tử và hồ sơ đang xử lý. Sau khi được cấp giấy chứng nhận mới, toàn bộ hồ sơ nội bộ cần được lưu trữ đầy đủ để phục vụ việc cập nhật ngân hàng, chữ ký số, hóa đơn, biển hiệu, hợp đồng và giấy phép chuyên ngành. Một bộ hồ sơ được kiểm tra kỹ ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn thời gian, tránh phải sửa đổi nhiều lần và bảo đảm quá trình chuyển trụ sở không làm gián đoạn hoạt động của công ty.
