Hồ sơ thay đổi chi nhánh là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận những điều chỉnh liên quan đến tên gọi, địa chỉ, người đứng đầu, ngành nghề hoặc thông tin hoạt động của đơn vị phụ thuộc. Thành phần hồ sơ sẽ khác nhau tùy nội dung thay đổi và tình trạng thực tế của chi nhánh. Một bộ hồ sơ cơ bản thường gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, quyết định của doanh nghiệp và văn bản ủy quyền cho người thực hiện. Nếu thay người đứng đầu, cần bổ sung giấy tờ pháp lý của người mới; nếu chuyển địa chỉ, doanh nghiệp phải kiểm tra thêm nghĩa vụ thuế và địa bàn quản lý; nếu bổ sung ngành nghề, công ty cần bảo đảm ngành đó đã có trong phạm vi hoạt động của doanh nghiệp chủ quản. Hồ sơ phải kê khai chính xác tên công ty mẹ, mã số doanh nghiệp, mã số chi nhánh, địa chỉ và thông tin người ký. Việc lập danh mục tài liệu theo từng nội dung sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ tốt hơn, hạn chế sai sót và tránh phải sửa đổi nhiều lần.
Hồ sơ thay đổi chi nhánh cần được chuẩn bị đúng với từng nội dung điều chỉnh thay vì sử dụng một bộ tài liệu chung cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp nên kiểm tra giấy chứng nhận hoạt động hiện tại, quyết định thành lập, thông tin công ty mẹ và hồ sơ thuế của chi nhánh trước khi soạn thảo. Thông báo thay đổi, quyết định và giấy tờ kèm theo phải thống nhất về mã số chi nhánh, địa chỉ, tên gọi, người đứng đầu hoặc ngành nghề mới. Trường hợp chuyển địa chỉ khác địa bàn, công ty cần rà soát thêm nghĩa vụ thuế và hóa đơn; trường hợp thay người đứng đầu cần tổ chức bàn giao; trường hợp bổ sung ngành nghề phải kiểm tra điều kiện chuyên ngành. Sau khi có kết quả, chi nhánh cần cập nhật biển hiệu, ngân hàng, chữ ký số, hóa đơn, bảo hiểm xã hội, hợp đồng và giấy phép liên quan. Một bộ hồ sơ được kiểm tra đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp rút ngắn tiến độ, hạn chế bổ sung và bảo đảm thông tin giữa chi nhánh với công ty mẹ được ghi nhận thống nhất.
