Cấp lại giấy phép bị rách là thủ tục cần thực hiện khi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị hư hỏng trong quá trình lưu trữ, sử dụng hoặc di chuyển hồ sơ. Tình trạng rách, nhàu, bong tróc, mờ chữ hoặc mất một phần nội dung có thể khiến doanh nghiệp gặp khó khăn khi sao y, đối chiếu hoặc cung cấp giấy tờ cho ngân hàng, đối tác và cơ quan quản lý. Việc giấy bị hư hỏng không làm thay đổi mã số doanh nghiệp, tư cách pháp lý hoặc các quyền, nghĩa vụ của công ty. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên đề nghị cấp lại để bảo đảm có một bản giấy rõ ràng, đầy đủ và thuận tiện sử dụng. Trước khi chuẩn bị hồ sơ, công ty cần kiểm tra tên, địa chỉ, vốn điều lệ, người đại diện và các thông tin đang được ghi nhận. Hồ sơ thường gồm giấy đề nghị cấp lại và văn bản ủy quyền khi cần. Nếu công ty đồng thời muốn sửa thông tin, cần thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi phù hợp thay vì chỉ yêu cầu cấp lại giấy bị rách.
Cấp lại giấy phép bị rách giúp doanh nghiệp khôi phục bản Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp rõ ràng, nguyên vẹn và thuận tiện hơn khi sử dụng. Trước khi nộp hồ sơ, công ty nên kiểm tra xem các thông tin trên giấy cũ còn phù hợp với dữ liệu hiện tại hay không. Nếu chỉ bị hư hỏng vật lý, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục cấp lại; nếu có sai lệch về tên, địa chỉ, vốn hoặc người đại diện, cần đăng ký điều chỉnh riêng. Sau khi nhận giấy mới, công ty nên đối chiếu kỹ toàn bộ thông tin và lưu bản chính trong bìa hồ sơ chống ẩm, chống rách. Việc tạo bản điện tử, bản sao và giới hạn số lần sử dụng bản chính cũng giúp giảm nguy cơ hư hỏng. Doanh nghiệp cần phân công người quản lý hồ sơ, ghi nhận việc mượn và hoàn trả tài liệu khi có phát sinh. Quản lý chặt chẽ không chỉ bảo vệ giấy chứng nhận mà còn giúp công ty chủ động hơn khi giao dịch, thực hiện thủ tục hành chính và cung cấp hồ sơ cho các bên liên quan.
