Thay đổi người đứng đầu chi nhánh là thủ tục quan trọng vì cá nhân này trực tiếp tổ chức hoạt động, quản lý nhân sự và thực hiện các công việc theo phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền. Việc thay đổi có thể phát sinh khi người cũ từ nhiệm, bị miễn nhiệm, chuyển công tác, không còn đáp ứng yêu cầu quản lý hoặc doanh nghiệp tái cơ cấu hệ thống chi nhánh. Trước khi bổ nhiệm người mới, công ty cần kiểm tra điều lệ, quy chế nội bộ, phạm vi ủy quyền và điều kiện của người dự kiến đảm nhiệm chức vụ. Hồ sơ thường gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký hoạt động chi nhánh, quyết định bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm, giấy tờ pháp lý của người mới và văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ. Bên cạnh thủ tục đăng ký, doanh nghiệp cần tổ chức bàn giao con dấu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, sổ sách, hợp đồng, công nợ và các công việc đang xử lý. Sau khi có kết quả, thông tin của người đứng đầu mới cần được cập nhật đồng bộ với cơ quan thuế, ngân hàng, bảo hiểm xã hội, đối tác và các đơn vị liên quan.
Thay đổi người đứng đầu chi nhánh cần được thực hiện đồng bộ giữa quyết định nội bộ, hồ sơ đăng ký và quá trình bàn giao thực tế. Doanh nghiệp nên xác định rõ chức danh, phạm vi quyền hạn, trách nhiệm quản lý và thời điểm người mới bắt đầu thực hiện nhiệm vụ. Quyết định miễn nhiệm người cũ, bổ nhiệm người mới và thông báo thay đổi phải thống nhất về thông tin cá nhân và thời điểm có hiệu lực. Sau khi được cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận, chi nhánh cần cập nhật chữ ký số, tài khoản ngân hàng, hồ sơ thuế, hợp đồng, bảo hiểm xã hội và giấy phép chuyên ngành khi có liên quan. Biên bản bàn giao nên liệt kê đầy đủ con dấu, tài khoản, dữ liệu, sổ sách, công nợ và công việc chưa hoàn tất để phân định trách nhiệm giữa người cũ và người mới. Doanh nghiệp cũng nên thông báo cho nhân sự, khách hàng và đối tác khi sự thay đổi ảnh hưởng đến giao dịch. Chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp hạn chế tranh chấp, tránh khoảng trống quản lý và bảo đảm chi nhánh tiếp tục hoạt động ổn định.
