Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ công bố sản phẩm, in nhãn, sản xuất và đưa hàng ra thị trường. Thời gian xử lý không giống nhau đối với mọi mẫu vì còn phụ thuộc vào dạng sản phẩm, số chỉ tiêu cần phân tích và phương pháp kỹ thuật được áp dụng. Một số chỉ tiêu có thể hoàn thành trong thời gian ngắn, trong khi các nội dung vi sinh, độc tố hoặc phân tích chuyên sâu thường cần nhiều bước hơn. Nếu mẫu gửi không đủ, bị hư hỏng, sai thông tin hoặc bộ chỉ tiêu chưa được thống nhất, tiến độ có thể kéo dài do phải bổ sung hoặc lấy mẫu lại. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị công thức, nhãn, mục đích kiểm nghiệm và số lượng mẫu đầy đủ trước khi bàn giao. Việc chủ động ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế trao đổi nhiều lần và bảo đảm kết quả được phát hành phù hợp với kế hoạch kinh doanh.
“Một mẫu đại diện cho cả sản phẩm?” – Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm cần bắt đầu từ phụ thuộc chỉ tiêu và phương pháp chứ không chỉ số trang phiếu
Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm không được xác định dựa trên việc phiếu kết quả dài bao nhiêu trang hoặc có bao nhiêu dòng dữ liệu được trình bày. Một phiếu chỉ có vài chỉ tiêu vẫn có thể cần thời gian xử lý dài nếu trong đó có chỉ tiêu vi sinh phải trải qua quá trình nuôi cấy, định danh hoặc xác nhận kết quả. Ngược lại, một bộ chỉ tiêu có nhiều thông số hóa lý nhưng sử dụng phương pháp phân tích nhanh, thiết bị đã sẵn sàng và phòng thử nghiệm đang có năng lực xử lý phù hợp thì thời gian trả kết quả có thể ngắn hơn dự kiến.
Doanh nghiệp thường chỉ hỏi một câu rất ngắn là kiểm nghiệm thực phẩm mất bao lâu. Tuy nhiên, để trả lời chính xác, cần biết sản phẩm gì, có bao nhiêu mẫu, mục đích sử dụng kết quả là gì, bộ chỉ tiêu dự kiến gồm những nội dung nào, phương pháp phân tích ra sao và mẫu có cần bảo quản đặc biệt hay không. Nếu chưa có các dữ liệu này, mọi mốc thời gian được đưa ra chỉ mang tính ước lượng và có thể thay đổi sau khi phòng thử nghiệm tiếp nhận mẫu.
Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu giúp doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian phân tích mà còn tránh tình trạng phải bổ sung mẫu, đổi tên mẫu, điều chỉnh phiếu yêu cầu hoặc kiểm nghiệm lại vì chọn sai chỉ tiêu. Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm vì vậy phải được quản lý như một quy trình có nhiều điểm kiểm soát, bắt đầu từ khi xác định sản phẩm cho đến khi nhận phiếu và sử dụng kết quả cho công việc tiếp theo.
Đối tượng kiểm nghiệm: thời gian kiểm nghiệm
Đối tượng cần được làm rõ trước tiên không chỉ là loại thực phẩm mà còn là toàn bộ yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ phân tích. Cùng là thực phẩm đóng gói, nhưng nước uống, bánh kẹo, cà phê, trà, thực phẩm bổ sung, phụ gia, sản phẩm đông lạnh hoặc sản phẩm có nguồn gốc động vật có thể cần những nhóm chỉ tiêu hoàn toàn khác nhau. Mỗi nhóm chỉ tiêu lại có quy trình chuẩn bị mẫu, thời gian phân tích và thời gian chờ kết quả riêng.
Đối với sản phẩm có nguy cơ vi sinh cao, thời gian kiểm nghiệm thường chịu ảnh hưởng bởi thời gian ủ, nuôi cấy và xác nhận. Đối với sản phẩm cần kiểm tra kim loại nặng, độc tố, dư lượng hoặc hoạt chất đặc trưng, thời gian có thể phụ thuộc vào lịch chạy thiết bị, quy trình xử lý mẫu và khả năng triển khai phương pháp của phòng thử nghiệm. Một số chỉ tiêu không được thực hiện hằng ngày mà phải gom mẫu theo đợt, khiến thời gian trả phiếu dài hơn dù số lượng mẫu của doanh nghiệp không nhiều.
Do đó, khi nói đến đối tượng kiểm nghiệm trong bài toán thời gian, doanh nghiệp cần xem xét đồng thời mẫu sản phẩm, trạng thái mẫu, bộ chỉ tiêu, phương pháp và mục đích cuối cùng của phiếu kết quả. Chỉ khi các yếu tố này được xác định rõ, phòng thử nghiệm hoặc đơn vị tư vấn mới có thể xây dựng tiến độ tương đối sát với thực tế.
Xác định mục đích dùng kết quả
Mục đích sử dụng kết quả là dữ liệu quan trọng để xác định phạm vi kiểm nghiệm và thời gian hoàn thành. Một mẫu được kiểm nghiệm nhằm kiểm soát nội bộ có thể chỉ cần tập trung vào một số chỉ tiêu phản ánh chất lượng, độ ổn định hoặc nguy cơ mà doanh nghiệp đang quan tâm. Trong khi đó, mẫu dùng cho hồ sơ công bố, đăng ký sản phẩm, làm việc với đối tác, xuất khẩu hoặc giải trình với cơ quan quản lý có thể phải đáp ứng bộ chỉ tiêu rộng hơn và yêu cầu chặt chẽ hơn về hình thức phiếu.
Nếu kết quả được dùng để kiểm tra một lỗi sản xuất cụ thể, doanh nghiệp có thể chọn nhóm chỉ tiêu hẹp để xác định nguyên nhân. Trường hợp kiểm nghiệm nhằm xây dựng hồ sơ pháp lý cho sản phẩm, việc lựa chọn chỉ tiêu cần được đối chiếu với thành phần, tính chất sản phẩm, quy chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng và nội dung dự kiến thể hiện trên nhãn. Khi chưa xác định đúng mục đích, doanh nghiệp dễ yêu cầu kiểm nghiệm quá nhiều chỉ tiêu không cần thiết hoặc thiếu chỉ tiêu quan trọng, dẫn đến phải thực hiện thêm một đợt phân tích.
Mỗi lần bổ sung chỉ tiêu đều có thể kéo dài tiến độ vì phòng thử nghiệm phải kiểm tra lượng mẫu còn lại, đánh giá khả năng bảo quản và bố trí lịch phân tích mới. Nếu mẫu không còn đủ hoặc không còn phù hợp, doanh nghiệp phải gửi lại mẫu, khiến toàn bộ kế hoạch công bố hoặc đưa sản phẩm ra thị trường bị lùi lại.
Chốt phiên bản sản phẩm đang bán
Một sản phẩm có thể tồn tại nhiều phiên bản khác nhau trong quá trình phát triển, thử nghiệm và thương mại hóa. Doanh nghiệp có thể thay đổi tỷ lệ nguyên liệu, nhà cung cấp, hương liệu, chất tạo màu, quy cách đóng gói hoặc công nghệ xử lý trước khi đưa sản phẩm ra thị trường. Nếu mẫu gửi kiểm nghiệm không phải phiên bản cuối cùng đang bán, phiếu kết quả dù được trả đúng hạn cũng có thể không còn giá trị sử dụng cho hồ sơ dự kiến.
Trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp cần chốt công thức, quy trình sản xuất, tên sản phẩm, dạng sản phẩm và quy cách bao gói. Tên ghi trên phiếu yêu cầu cũng nên thống nhất với tên dự kiến thể hiện trên nhãn và hồ sơ tiếp theo. Nếu sản phẩm được đổi tên trong thời gian phòng thử nghiệm đang phân tích, việc điều chỉnh thông tin có thể không đơn giản, nhất là khi mẫu đã được mã hóa và quy trình trả kết quả đã được thiết lập.
Chốt đúng phiên bản giúp tránh việc kiểm nghiệm lại không phải do kết quả không đạt mà do mẫu không còn đại diện cho sản phẩm thực tế. Đây là một nguyên nhân phổ biến khiến tổng thời gian hoàn thiện hồ sơ kéo dài gấp đôi so với thời gian phân tích ban đầu.
Không gửi mẫu trước khi biết cần kiểm gì
Nhiều doanh nghiệp có tâm lý gửi mẫu trước để tiết kiệm thời gian, sau đó mới xác định chỉ tiêu. Cách làm này có thể tạo cảm giác quy trình đã bắt đầu nhưng thực tế phòng thử nghiệm chưa thể triển khai khi chưa có phiếu yêu cầu rõ ràng. Mẫu có thể phải chờ trong điều kiện bảo quản, trong khi thời hạn phù hợp để phân tích một số chỉ tiêu đang dần bị rút ngắn.
Việc chưa biết cần kiểm gì còn dẫn đến nguy cơ sử dụng sai lượng mẫu. Có chỉ tiêu chỉ cần một lượng nhỏ sản phẩm, nhưng cũng có trường hợp phải chia mẫu cho nhiều bộ phận hoặc nhiều phép thử khác nhau. Nếu lượng mẫu gửi ban đầu không đủ, phòng thử nghiệm phải yêu cầu bổ sung. Nếu mẫu bổ sung thuộc lô khác, doanh nghiệp lại phải xem xét khả năng đại diện và sự thống nhất của thông tin.
Cách kiểm soát tốt hơn là xác định sơ bộ bộ chỉ tiêu trước khi giao mẫu. Doanh nghiệp nên cung cấp thành phần, quy trình, nhãn dự kiến, mục đích sử dụng phiếu và các yêu cầu đặc biệt cho phòng thử nghiệm hoặc đơn vị tư vấn. Khi phạm vi phân tích đã được thống nhất, việc tiếp nhận mẫu mới thực sự trở thành điểm bắt đầu của thời gian kiểm nghiệm.
Bước 1 – Chọn mẫu cho Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm như thế nào để kết quả có ý nghĩa?
Chọn đúng mẫu là điều kiện để thời gian kiểm nghiệm bỏ ra tạo được kết quả có giá trị. Một mẫu thuận tiện lấy nhất chưa chắc là mẫu đại diện nhất. Nếu doanh nghiệp lấy sản phẩm thử nghiệm trong phòng nghiên cứu nhưng hồ sơ lại dùng cho sản phẩm sản xuất hàng loạt, kết quả có thể không phản ánh đúng điều kiện thực tế. Nếu lấy mẫu ở lô đã bảo quản quá lâu, một số thông số có thể khác với sản phẩm mới xuất xưởng.
Mẫu gửi kiểm nghiệm cần đại diện cho phiên bản sản phẩm doanh nghiệp đang hoặc sẽ lưu hành. Thông tin lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, quy cách, thành phần và điều kiện bảo quản phải được xác định càng rõ càng tốt. Khi mẫu được lựa chọn đúng, phòng thử nghiệm có thể tiếp nhận nhanh, hạn chế việc liên hệ lại để xác minh và giảm nguy cơ phải lấy mẫu lần hai.
Đúng lô/phiên bản
Đúng lô có nghĩa là mẫu gửi kiểm nghiệm phải thuộc lô sản xuất mà doanh nghiệp có thể truy xuất được. Đúng phiên bản có nghĩa là công thức, nguyên liệu, quy trình và bao bì của mẫu phải tương ứng với sản phẩm dự kiến sử dụng kết quả. Hai yêu cầu này cần được kiểm soát đồng thời, vì mẫu có số lô rõ ràng nhưng thuộc công thức cũ vẫn có thể không phù hợp.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều SKU gần giống nhau, không nên mặc định một mẫu có thể đại diện cho tất cả sản phẩm. Sự khác biệt về hương vị, thành phần, tỷ lệ nguyên liệu, nhân bánh, lớp phủ, chất tạo màu hoặc phụ gia có thể làm thay đổi nhóm nguy cơ và bộ chỉ tiêu cần phân tích. Việc cố gắng gộp nhiều sản phẩm vào một mẫu để rút ngắn thời gian có thể dẫn đến kết quả không đủ cơ sở sử dụng.
Trước khi gửi mẫu, người phụ trách nên đối chiếu mã sản phẩm, công thức và nhãn. Chỉ một sai lệch nhỏ về tên gọi cũng có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian đề nghị xác nhận hoặc điều chỉnh thông tin sau khi phiếu đã phát hành.
Bao bì nguyên vẹn
Bao bì nguyên vẹn giúp bảo vệ mẫu khỏi nhiễm chéo, biến đổi độ ẩm, thay đổi mùi vị hoặc tác động từ môi trường. Đặc biệt đối với chỉ tiêu vi sinh, tình trạng bao bì có thể ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của kết quả. Nếu mẫu bị hở, rách, rò rỉ hoặc đã mở trước khi giao, phòng thử nghiệm có thể từ chối tiếp nhận hoặc ghi chú tình trạng mẫu trên phiếu.
Một mẫu không đạt yêu cầu bao gói có thể khiến quy trình bị gián đoạn ngay từ khâu tiếp nhận. Doanh nghiệp phải chuẩn bị mẫu mới, vận chuyển lại và chờ phòng thử nghiệm xác nhận. Khoảng thời gian mất thêm này không nằm trong thời gian phân tích nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch tổng thể.
Đối với thực phẩm bán theo dạng bao lớn, sản phẩm tại quầy hoặc sản phẩm không có bao bì thương mại, mẫu cần được chứa trong dụng cụ phù hợp, sạch, kín và có thông tin nhận diện. Việc sang chiết phải được thực hiện cẩn thận để không làm thay đổi đặc tính mẫu.
Số lượng mẫu đủ
Số lượng mẫu đủ không chỉ được tính bằng số gói hoặc số chai mà còn phải xem xét khối lượng thực tế cần cho từng phép thử. Một sản phẩm có thể phải phân tích tại nhiều bộ phận khác nhau. Nếu vừa có chỉ tiêu vi sinh, vừa có chỉ tiêu hóa lý, kim loại nặng và chất đặc trưng, mẫu có thể được chia thành nhiều phần với yêu cầu bảo quản khác nhau.
Doanh nghiệp không nên tự ước lượng lượng mẫu dựa trên kinh nghiệm của sản phẩm trước đó. Bộ chỉ tiêu thay đổi sẽ làm thay đổi lượng mẫu cần thiết. Cách an toàn là gửi danh sách chỉ tiêu dự kiến để phòng thử nghiệm xác nhận lượng mẫu tối thiểu và lượng dự phòng.
Mẫu dự phòng đặc biệt quan trọng khi cần kiểm tra lại kết quả bất thường hoặc bổ sung một chỉ tiêu có liên quan. Nếu không còn mẫu lưu, doanh nghiệp phải lấy mẫu mới. Mẫu mới có thể thuộc lô khác nên kết quả bổ sung không còn nằm trong cùng một bối cảnh với kết quả ban đầu, làm quá trình đánh giá trở nên phức tạp hơn.
Có thông tin nhận diện rõ
Thông tin nhận diện mẫu thường bao gồm tên sản phẩm, mã sản phẩm, số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản và đơn vị gửi mẫu. Tùy mục đích, doanh nghiệp có thể cần bổ sung công thức, dạng sản phẩm, quy cách bao gói hoặc trạng thái mẫu khi giao nhận.
Thông tin càng rõ thì thời gian xác minh càng ngắn. Nếu trên bao bì ghi một tên nhưng phiếu yêu cầu ghi tên khác, phòng thử nghiệm phải liên hệ để xác nhận. Nếu mẫu không có số lô hoặc ngày sản xuất, doanh nghiệp cần làm rõ mẫu được lấy từ đâu và có đại diện cho sản phẩm thương mại hay không.
Việc nhận diện mẫu không nên chỉ phụ thuộc vào lời nói của người giao. Các dữ liệu quan trọng cần được thể hiện trên mẫu, phiếu yêu cầu hoặc tài liệu giao nhận. Điều này vừa giúp tránh nhầm mẫu, vừa tạo cơ sở đối chiếu khi nhận kết quả.
Bước 2 – Chọn chỉ tiêu theo sản phẩm, không sao chép bộ chỉ tiêu của người khác – riêng với Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm
Bộ chỉ tiêu quyết định phần lớn thời gian kiểm nghiệm thực phẩm. Hai sản phẩm có tên gần giống nhau nhưng thành phần, công nghệ và mục đích sử dụng khác nhau có thể cần những phép thử khác nhau. Việc sao chép bộ chỉ tiêu của một doanh nghiệp khác không bảo đảm phù hợp, vì doanh nghiệp không biết sản phẩm kia được sản xuất theo công thức nào, dùng nguyên liệu gì và kết quả được phục vụ cho mục đích nào.
Chọn thiếu chỉ tiêu có thể khiến phiếu không đủ sử dụng. Chọn dư chỉ tiêu làm tăng chi phí và kéo dài thời gian không cần thiết. Vì vậy, bộ chỉ tiêu phải được xây dựng từ dữ liệu cụ thể của sản phẩm, thay vì từ một mẫu phiếu tìm được trên mạng hoặc một báo giá cũ.
Dữ liệu cần xem: số mẫu, số chỉ tiêu, thời gian nuôi cấy/phân tích
Số mẫu tác động đến khả năng bố trí lịch phân tích của phòng thử nghiệm. Một mẫu với nhiều chỉ tiêu và nhiều mẫu với cùng một chỉ tiêu là hai bài toán vận hành khác nhau. Khi số lượng mẫu lớn, phòng thử nghiệm có thể cần chia thành nhiều đợt xử lý, đặc biệt nếu thiết bị hoặc khu vực nuôi cấy có giới hạn công suất.
Số chỉ tiêu cũng không phản ánh hoàn toàn thời gian nếu không xem bản chất từng phép thử. Có chỉ tiêu được hoàn thành trong thời gian ngắn, nhưng có chỉ tiêu cần trải qua nhiều công đoạn chuẩn bị mẫu, chiết tách, làm sạch, chạy thiết bị, xử lý dữ liệu và xác nhận. Đối với vi sinh, thời gian nuôi cấy là yếu tố kỹ thuật khó rút ngắn tùy ý. Việc yêu cầu trả kết quả sớm không đồng nghĩa có thể bỏ qua thời gian cần thiết để vi sinh vật phát triển hoặc để xác nhận kết quả.
Khi nhận báo giá, doanh nghiệp nên quan tâm đến thời gian dự kiến của từng nhóm chỉ tiêu chứ không chỉ thời gian chung. Nếu một chỉ tiêu đặc biệt có thời gian dài nhất, chỉ tiêu đó thường quyết định ngày trả phiếu hoàn chỉnh.
Mục đích công bố hay kiểm soát nội bộ
Kiểm nghiệm phục vụ công bố cần chú trọng khả năng sử dụng của phiếu trong bộ hồ sơ pháp lý. Tên mẫu, đơn vị gửi mẫu, phương pháp, chỉ tiêu và hình thức kết quả phải được kiểm tra từ đầu. Nếu chỉ kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể linh hoạt hơn trong việc chọn một số chỉ tiêu trọng tâm hoặc yêu cầu báo cáo kỹ thuật theo nhu cầu quản lý chất lượng.
Sự khác biệt về mục đích ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian. Một chương trình kiểm soát nội bộ có thể triển khai theo từng nhóm nguy cơ và nhận kết quả từng phần. Hồ sơ công bố thường cần phiếu hoàn chỉnh, thống nhất và sẵn sàng sử dụng. Nếu một chỉ tiêu chậm, toàn bộ kế hoạch có thể phải chờ.
Doanh nghiệp nên thông báo rõ mục đích ngay khi yêu cầu báo giá. Phòng thử nghiệm sẽ có cơ sở tư vấn về phạm vi chỉ tiêu, lượng mẫu, cách ghi tên và thời gian trả kết quả phù hợp hơn.
Nhóm nguy cơ đặc thù
Nhóm nguy cơ đặc thù được xác định từ nguyên liệu, quy trình, điều kiện bảo quản và đối tượng sử dụng sản phẩm. Thực phẩm có độ ẩm cao, sản phẩm dùng trực tiếp không qua gia nhiệt, sản phẩm chứa nguyên liệu động vật, sản phẩm lên men, thực phẩm dành cho nhóm đối tượng đặc biệt hoặc sản phẩm có hoạt chất đặc trưng đều cần được xem xét riêng.
Một số nguy cơ đòi hỏi phương pháp phân tích phức tạp hoặc phải gửi mẫu đến bộ phận chuyên môn khác. Nếu phòng thử nghiệm không thực hiện trực tiếp một chỉ tiêu, mẫu có thể được chuyển đến đơn vị liên kết, làm thời gian kéo dài hơn. Doanh nghiệp cần hỏi rõ ngay từ đầu chỉ tiêu nào được thực hiện tại chỗ và chỉ tiêu nào phải thuê ngoài.
Việc nhận diện nguy cơ đặc thù còn giúp tránh bổ sung chỉ tiêu vào phút cuối. Nếu đến khi chuẩn bị hồ sơ mới phát hiện sản phẩm cần thêm phép thử, tiến độ công bố sẽ bị ảnh hưởng đáng kể.
Yêu cầu của hồ sơ tiếp theo
Phiếu kiểm nghiệm hiếm khi là điểm kết thúc. Kết quả thường được dùng để lập bản tự công bố, đăng ký bản công bố, hoàn thiện tiêu chuẩn sản phẩm, làm việc với khách hàng, đưa hàng vào hệ thống phân phối hoặc thực hiện thủ tục xuất khẩu. Mỗi công việc tiếp theo có thể đặt ra yêu cầu khác nhau đối với phiếu.
Trước khi kiểm nghiệm, doanh nghiệp cần dự kiến phiếu sẽ được sử dụng ở đâu, có cần bản song ngữ hay không, có yêu cầu cụ thể về tên phương pháp, giới hạn phát hiện, đơn vị đo hoặc thông tin mẫu hay không. Nếu chỉ phát hiện yêu cầu sau khi phiếu đã phát hành, việc sửa đổi có thể không thực hiện được nếu nội dung liên quan đến bản chất phép thử.
Thời gian của toàn bộ dự án phải được tính từ lúc chuẩn bị mẫu đến lúc hồ sơ tiếp theo hoàn thành, không nên chỉ tính đến ngày phòng thử nghiệm trả kết quả. Một phiếu được trả nhanh nhưng không phù hợp với thủ tục tiếp theo vẫn tạo ra sự chậm trễ.
Bước 3 – Lấy và vận chuyển mẫu là một phần của Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm
Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm không chỉ diễn ra bên trong phòng thử nghiệm. Quá trình lấy mẫu, đóng gói, giao nhận và bảo quản trước khi phân tích đều ảnh hưởng đến tiến độ và độ tin cậy của kết quả. Nếu mẫu không được vận chuyển đúng điều kiện, phòng thử nghiệm có thể phải từ chối hoặc kết quả không còn phản ánh đúng trạng thái sản phẩm tại thời điểm lấy.
Doanh nghiệp cần xem việc vận chuyển mẫu là một bước kỹ thuật, không phải khâu giao hàng thông thường. Đối với mẫu cần giữ lạnh, đông lạnh hoặc tránh ánh sáng, phương tiện và dụng cụ chứa mẫu phải phù hợp. Thời điểm lấy mẫu cũng cần được tính toán để tránh mẫu đến phòng thử nghiệm vào thời gian không thể tiếp nhận hoặc xử lý ngay.
Dụng cụ lấy mẫu
Dụng cụ lấy mẫu phải phù hợp với loại sản phẩm và chỉ tiêu dự kiến phân tích. Đối với mẫu vi sinh, dụng cụ cần sạch, kín và hạn chế nguy cơ nhiễm chéo. Đối với mẫu dạng lỏng, vật chứa phải không làm rò rỉ hoặc tương tác với sản phẩm. Đối với thực phẩm dạng rời, dụng cụ lấy mẫu cần giúp thu được phần mẫu đại diện, thay vì chỉ lấy ở bề mặt.
Nếu dụng cụ không phù hợp, mẫu có thể bị biến đổi hoặc lẫn tạp chất. Khi đó, kết quả bất thường không phản ánh đúng sản phẩm mà phản ánh lỗi trong quá trình lấy mẫu. Việc phải lấy lại mẫu sẽ làm mất toàn bộ khoảng thời gian đã dành cho đợt phân tích đầu tiên.
Doanh nghiệp nên trao đổi trước với phòng thử nghiệm khi mẫu có đặc điểm đặc biệt. Trong một số trường hợp, phòng thử nghiệm có thể cung cấp dụng cụ chứa mẫu hoặc hướng dẫn cụ thể để giảm sai sót.
Điều kiện nhiệt độ
Nhiệt độ bảo quản có thể ảnh hưởng đến vi sinh vật, độ ổn định của thành phần và trạng thái vật lý của sản phẩm. Mẫu đông lạnh bị rã đông trong quá trình vận chuyển có thể không còn đại diện cho sản phẩm được bảo quản đúng quy trình. Mẫu cần giữ lạnh nhưng vận chuyển ở nhiệt độ thường có thể làm thay đổi kết quả vi sinh.
Điều kiện nhiệt độ cần được duy trì liên tục từ thời điểm lấy mẫu đến khi phòng thử nghiệm tiếp nhận. Không nên chỉ làm lạnh mẫu trước khi giao nhưng để mẫu ngoài môi trường quá lâu trong quá trình vận chuyển. Đối với quãng đường xa, doanh nghiệp cần tính toán thời gian, vật liệu giữ nhiệt và khả năng duy trì điều kiện phù hợp.
Khi tiếp nhận, phòng thử nghiệm có thể ghi nhận tình trạng nhiệt độ hoặc trạng thái mẫu. Nếu có dấu hiệu không phù hợp, việc phân tích có thể bị trì hoãn để xác minh hoặc phải yêu cầu lấy lại mẫu.
Thời gian vận chuyển
Thời gian vận chuyển càng dài thì nguy cơ mẫu thay đổi càng cao, nhất là đối với thực phẩm tươi, sản phẩm dễ hỏng hoặc mẫu phục vụ phân tích vi sinh. Doanh nghiệp nên chọn thời điểm lấy và giao mẫu sao cho phòng thử nghiệm có thể tiếp nhận trong ngày, tránh để mẫu qua đêm không kiểm soát.
Không nên lấy mẫu vào cuối ngày rồi chờ đến hôm sau mới giao nếu sản phẩm có yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt. Tương tự, việc gửi mẫu ngay trước ngày nghỉ có thể khiến mẫu phải lưu kho lâu hơn trước khi được xử lý. Thời gian phân tích chính thức thường chỉ được tính sau khi mẫu và yêu cầu kiểm nghiệm đã được tiếp nhận đầy đủ.
Một kế hoạch hợp lý cần dự kiến cả thời gian vận chuyển, thời gian xác nhận mẫu, thời gian thống nhất chỉ tiêu và thời gian phòng thử nghiệm bắt đầu phép thử. Đây là lý do doanh nghiệp không nên lấy ngày giao mẫu làm ngày chắc chắn bắt đầu tính tiến độ nếu hồ sơ yêu cầu vẫn chưa hoàn chỉnh.
Biên bản/nhận diện mẫu khi cần
Biên bản lấy mẫu hoặc tài liệu nhận diện có vai trò quan trọng khi kết quả được dùng để giải trình, xử lý tranh chấp, kiểm tra nguyên nhân hoặc chứng minh mẫu thuộc một lô cụ thể. Biên bản giúp ghi nhận thời gian, địa điểm, người lấy, tình trạng sản phẩm, số lượng và cách bảo quản mẫu.
Không phải mọi trường hợp đều cần quy trình lấy mẫu chính thức, nhưng doanh nghiệp nên đánh giá mục đích sử dụng kết quả. Nếu phiếu chỉ dùng để tham khảo nội bộ, yêu cầu có thể đơn giản hơn. Nếu kết quả có khả năng được dùng trong hồ sơ có tính đối chứng, việc ghi nhận quá trình lấy mẫu cần chặt chẽ.
Thiếu thông tin nhận diện có thể khiến doanh nghiệp mất thời gian giải thích sau khi có kết quả. Vì vậy, chuẩn bị tài liệu ngay từ đầu thường nhanh và hiệu quả hơn so với việc cố gắng bổ sung dữ liệu sau khi mẫu đã được phân tích.
Đọc phiếu Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm: đừng chỉ nhìn chữ “đạt”
Khi nhận phiếu, nhiều doanh nghiệp chỉ kiểm tra cột kết quả và kết luận đạt hay không đạt. Tuy nhiên, giá trị của phiếu còn phụ thuộc vào việc tên mẫu có đúng không, chỉ tiêu có đủ không, phương pháp có phù hợp không, đơn vị đo có chính xác không và giới hạn so sánh được áp dụng theo cơ sở nào.
Một phiếu có tất cả kết quả nằm trong giới hạn nhưng ghi sai tên sản phẩm hoặc thiếu chỉ tiêu cần thiết vẫn có thể không sử dụng được. Doanh nghiệp nên dành thời gian kiểm tra phiếu ngay khi nhận bản dự thảo hoặc bản điện tử, thay vì chờ đến lúc nộp hồ sơ mới phát hiện sai sót.
Tên mẫu
Tên mẫu trên phiếu phải phản ánh đúng sản phẩm đã gửi và thống nhất với tài liệu tiếp theo. Sự khác biệt giữa tên thương mại, tên mô tả và mã nội bộ cần được xử lý rõ từ đầu. Nếu tên quá chung chung, phiếu có thể khó liên kết với sản phẩm cụ thể. Nếu tên chứa thông tin không đúng với nhãn, doanh nghiệp có thể phải giải trình.
Khi có nhiều hương vị hoặc quy cách, tên mẫu nên đủ chi tiết để phân biệt. Việc sử dụng cùng một tên cho các mẫu khác nhau có thể dẫn đến nhầm lẫn khi quản lý kết quả, đặc biệt khi doanh nghiệp thực hiện kiểm nghiệm theo nhiều đợt.
Thời điểm tốt nhất để kiểm tra tên mẫu là trước khi phòng thử nghiệm phát hành phiếu chính thức. Sau khi phiếu đã ký và đóng dấu, quy trình điều chỉnh có thể mất thêm thời gian và chỉ được thực hiện nếu nội dung cần sửa không làm thay đổi bản chất mẫu.
Chỉ tiêu
Doanh nghiệp cần đối chiếu chỉ tiêu trên phiếu với phiếu yêu cầu và báo giá đã xác nhận. Trường hợp thiếu chỉ tiêu, cần làm rõ liệu phép thử chưa hoàn thành, kết quả được trả riêng hay chỉ tiêu chưa được triển khai. Nếu có chỉ tiêu phát sinh, doanh nghiệp cũng cần hiểu lý do và phạm vi sử dụng.
Không nên đánh giá bộ chỉ tiêu chỉ dựa trên số lượng. Điều quan trọng là mỗi chỉ tiêu có liên quan đến sản phẩm và mục đích sử dụng hay không. Một bộ chỉ tiêu dài nhưng không đúng trọng tâm không có giá trị bằng bộ chỉ tiêu được xây dựng có căn cứ.
Khi kiểm tra sớm, doanh nghiệp có thể xử lý sai lệch trước khi đưa phiếu vào hồ sơ. Điều này giúp tránh việc toàn bộ thủ tục tiếp theo bị dừng vì thiếu một nội dung quan trọng.
Phương pháp
Phương pháp thử cho biết cách phòng thử nghiệm thực hiện phép phân tích. Một chỉ tiêu có thể được xác định bằng nhiều phương pháp khác nhau, với phạm vi đo, độ nhạy và giới hạn phát hiện khác nhau. Trong một số hồ sơ hoặc yêu cầu của đối tác, phương pháp là nội dung được xem xét kỹ.
Phương pháp cũng liên quan trực tiếp đến thời gian. Có phương pháp nhanh nhưng chỉ phù hợp cho mục đích sàng lọc, trong khi phương pháp xác nhận cần nhiều công đoạn hơn. Doanh nghiệp không nên chỉ yêu cầu rút ngắn thời gian mà bỏ qua tính phù hợp của phương pháp.
Khi có kết quả bất thường, phương pháp là một trong những dữ liệu cần được xem xét trước khi kết luận sản phẩm có vấn đề. Việc so sánh hai kết quả được thực hiện bằng hai phương pháp khác nhau cần được phân tích cẩn thận.
Đơn vị và giới hạn
Đơn vị đo sai hoặc không thống nhất có thể làm doanh nghiệp hiểu nhầm kết quả. Một con số chỉ có ý nghĩa khi được đọc cùng đơn vị, giới hạn phát hiện và mức so sánh. Đối với một số chỉ tiêu, kết quả có thể được biểu thị dưới dạng nhỏ hơn giới hạn định lượng hoặc không phát hiện ở một mức nhất định.
Doanh nghiệp không nên chỉ nhìn thấy con số thấp rồi mặc định là đạt. Cần xác định giới hạn được áp dụng từ tiêu chuẩn nào, quy chuẩn nào hoặc mức doanh nghiệp tự công bố. Nếu không có căn cứ so sánh rõ, chữ đạt trên phiếu cần được hiểu trong phạm vi mà phòng thử nghiệm đã đánh giá.
Kiểm tra đơn vị và giới hạn ngay khi nhận phiếu giúp tránh sai sót khi đưa dữ liệu sang tiêu chuẩn sản phẩm, bản công bố hoặc tài liệu kỹ thuật.
Điểm dễ vướng riêng của Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm: đặt hạn quá sát ngày công bố
Một trong những sai lầm phổ biến nhất là lên kế hoạch gửi mẫu quá sát ngày cần nộp hoặc công bố hồ sơ. Doanh nghiệp thường lấy thời gian dự kiến ngắn nhất làm mốc chắc chắn mà không dự phòng trường hợp mẫu không đạt, chỉ tiêu phải xác nhận lại, thiết bị cần bảo trì hoặc phòng thử nghiệm yêu cầu bổ sung thông tin.
Thời gian kiểm nghiệm chỉ là một phần của tiến độ. Sau khi có phiếu, doanh nghiệp còn phải kiểm tra kết quả, hoàn thiện nhãn, lập hồ sơ, ký tài liệu và thực hiện các bước công bố. Nếu đặt hạn quá sát, chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến ngày ra mắt sản phẩm, hợp đồng phân phối hoặc kế hoạch quảng cáo.
Xác định nguyên nhân
Khi kết quả trả chậm hoặc có chỉ tiêu bất thường, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân trước khi đưa ra phương án xử lý. Nguyên nhân có thể đến từ mẫu, phương pháp, lịch chạy thiết bị, thời gian nuôi cấy, thông tin yêu cầu chưa đầy đủ hoặc cần xác nhận thêm kết quả.
Nếu chậm do thiếu dữ liệu, doanh nghiệp cần bổ sung ngay và xác nhận lại tiến độ. Nếu chậm do một chỉ tiêu kỹ thuật, có thể xem xét nhận kết quả từng phần để chuẩn bị các nội dung khác. Tuy nhiên, việc sử dụng kết quả từng phần phải phù hợp với mục đích và không được xem là phiếu hoàn chỉnh khi còn chỉ tiêu chưa kết thúc.
Phân tích đúng nguyên nhân giúp doanh nghiệp tránh tạo áp lực sai chỗ và đưa ra quyết định thiếu căn cứ.
Có cần lấy lại mẫu?
Không phải mọi kết quả bất thường đều yêu cầu lấy lại mẫu ngay. Trước tiên cần kiểm tra mẫu có được lấy đúng không, điều kiện vận chuyển có phù hợp không, phòng thử nghiệm còn mẫu lưu hay không và có thể thực hiện phép thử xác nhận hay không.
Nếu sai sót đến từ thông tin hành chính nhưng mẫu vẫn phù hợp, có thể xử lý bằng xác nhận hoặc điều chỉnh theo quy trình của phòng thử nghiệm. Nếu mẫu bị hỏng, không đủ lượng, mất điều kiện bảo quản hoặc không đại diện cho sản phẩm, lấy lại mẫu là cần thiết.
Quyết định lấy lại mẫu cần được thực hiện sớm vì mỗi ngày trì hoãn đều làm lùi thời gian nhận kết quả mới. Khi lấy lại, doanh nghiệp phải ghi nhận rõ mẫu thuộc cùng lô hay lô khác để tránh nhầm lẫn khi so sánh.
Có cần đổi bộ chỉ tiêu?
Đổi bộ chỉ tiêu chỉ nên thực hiện khi phát hiện phạm vi ban đầu không phù hợp hoặc mục đích sử dụng đã thay đổi. Không nên cắt bỏ một chỉ tiêu chỉ vì thời gian phân tích dài nếu chỉ tiêu đó cần thiết cho hồ sơ hoặc phản ánh nguy cơ quan trọng của sản phẩm.
Khi bổ sung chỉ tiêu, cần kiểm tra lượng mẫu còn lại và điều kiện bảo quản. Khi loại bỏ chỉ tiêu, doanh nghiệp cần đánh giá ảnh hưởng đến tính đầy đủ của phiếu. Mọi thay đổi nên được xác nhận bằng văn bản hoặc trên phiếu yêu cầu điều chỉnh để tránh tranh chấp về sau.
Việc xây dựng bộ chỉ tiêu đúng từ đầu vẫn là cách rút ngắn thời gian hiệu quả nhất. Thay đổi trong quá trình phân tích thường làm tiến độ khó kiểm soát hơn.
Không chỉnh sửa sản phẩm chỉ dựa trên một con số rời rạc
Một kết quả vượt giới hạn không đồng nghĩa doanh nghiệp phải lập tức thay đổi toàn bộ công thức hoặc quy trình. Cần xem xét tính đại diện của mẫu, độ không đảm bảo đo, phương pháp, lịch sử kết quả, điều kiện sản xuất và khả năng xảy ra sai sót trong lấy mẫu.
Nếu doanh nghiệp thay đổi sản phẩm chỉ dựa trên một con số đơn lẻ, nguy cơ phát sinh vấn đề mới là rất lớn. Phương án phù hợp hơn là kiểm tra hồ sơ lô, đánh giá nguyên liệu, rà soát quy trình và thực hiện phép thử xác nhận khi cần.
Quá trình điều tra có thể làm thời gian kéo dài, nhưng đây là thời gian cần thiết để tránh đưa ra quyết định sai. Mục tiêu không chỉ là có phiếu đạt nhanh mà còn phải hiểu và kiểm soát được chất lượng sản phẩm.
Kiểm nghiệm lại khi nào là hợp lý? – riêng với Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm
Kiểm nghiệm lại không nên được thực hiện theo thói quen hoặc chỉ vì phiếu cũ đã được lập từ lâu. Doanh nghiệp cần căn cứ vào mức độ thay đổi của sản phẩm, yêu cầu quản lý nội bộ, yêu cầu của đối tác và mục đích pháp lý của kết quả.
Một sản phẩm ổn định nhưng có thay đổi quan trọng về công thức, nguyên liệu hoặc quy trình có thể cần kiểm nghiệm lại sớm. Ngược lại, nếu không có thay đổi và chương trình giám sát vẫn cho thấy sản phẩm ổn định, phạm vi kiểm nghiệm định kỳ có thể được xây dựng theo đánh giá nguy cơ thay vì lặp lại toàn bộ bộ chỉ tiêu ở mọi thời điểm.
Đổi công thức
Thay đổi công thức có thể làm thay đổi giá trị dinh dưỡng, đặc tính hóa lý, khả năng phát triển vi sinh và nguy cơ từ phụ gia hoặc nguyên liệu. Mức độ cần kiểm nghiệm lại phụ thuộc vào thành phần nào được thay đổi và tỷ lệ thay đổi có đáng kể hay không.
Nếu chỉ điều chỉnh rất nhỏ một thành phần không ảnh hưởng đến chỉ tiêu liên quan, doanh nghiệp vẫn cần đánh giá và lưu hồ sơ giải thích. Nếu thay nguyên liệu chính, bổ sung hoạt chất, thay chất bảo quản hoặc thay tỷ lệ nước, việc kiểm nghiệm lại thường cần được xem xét nghiêm túc.
Thời gian kiểm nghiệm lại nên được đưa vào kế hoạch thay đổi sản phẩm. Doanh nghiệp không nên chờ đến khi công thức mới đã sản xuất hàng loạt mới gửi mẫu.
Đổi nhà cung cấp nguyên liệu chính
Cùng một loại nguyên liệu nhưng nguồn cung khác nhau có thể có chất lượng, độ tinh khiết, độ ẩm, nguy cơ vi sinh hoặc mức dư lượng khác nhau. Khi đổi nhà cung cấp nguyên liệu chính, doanh nghiệp cần đánh giá hồ sơ nhà cung cấp và tác động đến thành phẩm.
Không phải mọi trường hợp đều phải kiểm nghiệm lại toàn bộ. Doanh nghiệp có thể tập trung vào các chỉ tiêu có khả năng bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, quyết định này cần dựa trên dữ liệu, không nên chỉ dựa vào việc nguyên liệu có cùng tên thương mại.
Việc thử nghiệm lô đầu tiên từ nguồn cung mới giúp doanh nghiệp phát hiện rủi ro trước khi mở rộng sản xuất. Nếu đưa bước này vào kế hoạch mua hàng, thời gian kiểm nghiệm sẽ không trở thành nguyên nhân làm gián đoạn sản xuất.
Đổi quy trình đáng kể
Thay đổi nhiệt độ, thời gian gia nhiệt, phương pháp sấy, điều kiện lên men, công nghệ đóng gói hoặc môi trường sản xuất có thể ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm. Một quy trình mới dù sử dụng cùng công thức vẫn có thể tạo ra kết quả khác.
Khi thay đổi đáng kể, doanh nghiệp nên xác định nhóm chỉ tiêu nhạy với quy trình đó. Ví dụ, thay đổi công đoạn xử lý nhiệt có thể ảnh hưởng đến vi sinh và thành phần dinh dưỡng. Thay đổi phương pháp sấy có thể ảnh hưởng đến độ ẩm, hoạt độ nước và độ ổn định.
Kiểm nghiệm lại sau thay đổi quy trình giúp xác nhận sản phẩm mới vẫn đáp ứng yêu cầu. Thời gian cho bước này nên được tính vào quá trình thẩm định quy trình, không nên xem là công việc phát sinh sau cùng.
Kết quả bất thường
Kết quả bất thường có thể là kết quả vượt giới hạn, chênh lệch lớn với lịch sử, biến động không phù hợp giữa các lô hoặc xuất hiện một thông số không giải thích được. Trong trường hợp này, kiểm nghiệm lại có thể cần thiết nhưng phải đi kèm điều tra nguyên nhân.
Nếu chỉ lấy một mẫu mới và kiểm lại mà không xem xét nguyên nhân, doanh nghiệp có thể nhận được kết quả khác nhưng vẫn không biết vấn đề nằm ở đâu. Cần rà soát mẫu, thiết bị sản xuất, nguyên liệu, điều kiện bảo quản và hồ sơ kiểm soát.
Khi kiểm nghiệm lại, nên xác định rõ đây là thử lại mẫu lưu, lấy lại mẫu cùng lô hay kiểm tra một lô mới. Mỗi phương án có ý nghĩa khác nhau và không nên dùng thay thế cho nhau.
Tự gửi phòng kiểm nghiệm hay thuê dịch vụ Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm?
Doanh nghiệp có thể tự làm việc với phòng thử nghiệm hoặc thuê đơn vị hỗ trợ quản lý quá trình kiểm nghiệm. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào số lượng sản phẩm, kinh nghiệm của người phụ trách, mức độ phức tạp của bộ chỉ tiêu và yêu cầu của hồ sơ tiếp theo.
Tự gửi mẫu có thể tiết kiệm một phần chi phí dịch vụ nếu doanh nghiệp đã hiểu rõ sản phẩm và quy trình. Thuê hỗ trợ có thể giảm thời gian trao đổi, hạn chế sai sót và phù hợp khi doanh nghiệp có nhiều SKU hoặc chưa có bộ phận pháp lý, chất lượng chuyên trách.
Tự làm khi biết rõ chỉ tiêu
Doanh nghiệp có thể tự thực hiện khi đã có bộ chỉ tiêu phù hợp, hiểu lượng mẫu cần gửi, biết cách ghi thông tin và có khả năng đọc phiếu. Người phụ trách cần làm việc trực tiếp với phòng thử nghiệm, theo dõi tiến độ và xử lý các yêu cầu phát sinh.
Lợi thế của tự làm là doanh nghiệp kiểm soát trực tiếp thông tin và hiểu rõ từng bước. Tuy nhiên, nếu chọn sai chỉ tiêu hoặc ghi sai tên mẫu, chi phí sửa sai có thể lớn hơn khoản tiết kiệm ban đầu.
Tự làm không có nghĩa là gửi mẫu mà không cần tư vấn. Doanh nghiệp vẫn nên yêu cầu phòng thử nghiệm xác nhận phạm vi, phương pháp, lượng mẫu và thời gian trước khi giao.
Thuê hỗ trợ khi nhiều SKU
Khi có nhiều SKU, khối lượng công việc không chỉ tăng theo số mẫu mà còn tăng theo số phiên bản công thức, nhãn và mục đích hồ sơ. Một đơn vị hỗ trợ có thể giúp lập danh sách mẫu, phân nhóm sản phẩm, xác định chỉ tiêu và theo dõi tiến độ.
Việc quản lý tập trung giúp tránh gửi trùng mẫu, thiếu chỉ tiêu hoặc sử dụng nhầm phiếu giữa các sản phẩm gần giống nhau. Đơn vị hỗ trợ cũng có thể phối hợp với phòng thử nghiệm để xử lý thông tin hành chính và giải thích kết quả.
Doanh nghiệp vẫn phải cung cấp dữ liệu chính xác về sản phẩm. Không đơn vị nào có thể xây dựng bộ chỉ tiêu phù hợp nếu công thức, nguyên liệu và mục đích sử dụng không được làm rõ.
Yêu cầu báo giá tách từng chỉ tiêu
Báo giá tách từng chỉ tiêu giúp doanh nghiệp hiểu chi phí, thời gian và khả năng điều chỉnh phạm vi. Nếu báo giá chỉ có một tổng tiền chung, doanh nghiệp khó đánh giá chỉ tiêu nào làm tăng chi phí hoặc kéo dài tiến độ.
Khi có thông tin chi tiết, doanh nghiệp có thể phân biệt nhóm bắt buộc, nhóm theo nguy cơ và nhóm kiểm soát bổ sung. Tuy nhiên, việc cắt giảm phải dựa trên căn cứ chuyên môn, không nên chỉ loại bỏ chỉ tiêu có giá cao hoặc thời gian dài.
Báo giá cũng nên thể hiện số mẫu, tên mẫu, thời gian dự kiến và các điều kiện liên quan đến trả kết quả. Đây là cơ sở để doanh nghiệp theo dõi tiến độ và hạn chế hiểu nhầm.
Nhận lại phiếu và toàn bộ thông tin mẫu
Sau khi hoàn thành, doanh nghiệp cần nhận phiếu kết quả cùng các thông tin liên quan như phiếu yêu cầu, xác nhận mẫu, báo giá và tài liệu giao nhận khi có. Bộ hồ sơ này giúp truy xuất lý do lựa chọn chỉ tiêu và xác định phiếu thuộc mẫu nào.
Nếu thuê dịch vụ, doanh nghiệp không nên chỉ nhận một bản chụp phiếu mà không biết mẫu đã được ghi nhận ra sao. Các thông tin về tên mẫu, số lô, ngày nhận, ngày phân tích và chỉ tiêu cần được lưu đầy đủ.
Việc lưu hồ sơ tốt giúp tiết kiệm thời gian cho những lần kiểm nghiệm sau. Doanh nghiệp có thể so sánh kết quả, đánh giá biến động và tránh xây dựng lại toàn bộ dữ liệu từ đầu.
TPHCM nhiều phòng thử nghiệm: chọn nơi theo tiêu chí nào? – riêng với Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm
TPHCM có nhiều phòng thử nghiệm với phạm vi năng lực, cách tiếp nhận và tiến độ khác nhau. Doanh nghiệp không nên chỉ chọn nơi báo giá thấp nhất hoặc hứa trả kết quả nhanh nhất. Tiêu chí quan trọng là phòng thử nghiệm có thực hiện được đúng chỉ tiêu, đúng phương pháp và cung cấp phiếu phù hợp với mục đích hay không.
Một nơi có thời gian trả kết quả ngắn nhưng phải chuyển nhiều chỉ tiêu ra ngoài có thể phát sinh chậm trễ. Một nơi có năng lực rộng nhưng đang quá tải cũng có thể không đáp ứng được kế hoạch gấp. Vì vậy, doanh nghiệp cần đánh giá dựa trên từng bộ mẫu cụ thể.
Phạm vi chỉ tiêu
Phòng thử nghiệm phải có khả năng thực hiện các chỉ tiêu doanh nghiệp cần. Không nên mặc định một đơn vị kiểm được thực phẩm nói chung là có thể thực hiện mọi phép thử. Các chỉ tiêu chuyên sâu về độc tố, dư lượng, hoạt chất, chất đặc trưng hoặc phụ gia có thể cần thiết bị và phương pháp riêng.
Doanh nghiệp nên gửi danh sách chỉ tiêu để được xác nhận trước. Nếu có chỉ tiêu thuê ngoài, cần hỏi thời gian dự kiến và cách thể hiện kết quả trên phiếu. Điều này giúp tránh tình trạng sau khi giao mẫu mới phát hiện một số phép thử không thể triển khai đúng kế hoạch.
Phạm vi chỉ tiêu càng phù hợp thì quá trình điều phối mẫu càng đơn giản và thời gian càng dễ kiểm soát.
Thời gian
Thời gian cần được hỏi theo ngày làm việc và tính từ thời điểm nào. Có phòng thử nghiệm tính từ ngày nhận mẫu, có nơi chỉ bắt đầu tính khi đã xác nhận báo giá, thanh toán hoặc hoàn tất phiếu yêu cầu. Nếu không làm rõ, doanh nghiệp có thể hiểu sai ngày dự kiến nhận kết quả.
Cũng cần hỏi thời gian của từng nhóm phép thử và khả năng trả kết quả từng phần. Đối với hồ sơ cần phiếu hoàn chỉnh, ngày của chỉ tiêu lâu nhất mới là mốc quan trọng.
Doanh nghiệp nên có khoảng dự phòng thay vì xây dựng kế hoạch dựa trên ngày sớm nhất. Dự phòng giúp xử lý trường hợp cần xác nhận, bổ sung hoặc kiểm nghiệm lại mà không làm đổ vỡ toàn bộ kế hoạch.
Cách trả kết quả
Kết quả có thể được trả dưới dạng bản điện tử, bản giấy hoặc cả hai. Doanh nghiệp cần xác định hồ sơ tiếp theo yêu cầu hình thức nào và thời gian nhận bản chính là bao lâu. Có trường hợp bản điện tử được gửi trước nhưng bản giấy cần thêm thời gian ký, đóng dấu và chuyển phát.
Nếu cần bản song ngữ, nhiều bản gốc hoặc gửi đến địa chỉ khác, doanh nghiệp nên yêu cầu từ đầu. Những yêu cầu phát sinh sau khi phiếu đã hoàn thành có thể làm tăng thời gian xử lý.
Cách trả kết quả cũng bao gồm việc phòng thử nghiệm có gửi dự thảo để kiểm tra thông tin hay không. Việc được kiểm tra trước giúp giảm nguy cơ phải điều chỉnh phiếu chính thức.
Khả năng hỗ trợ giải thích phiếu
Một phòng thử nghiệm tốt không chỉ trả số liệu mà còn có khả năng giải thích phương pháp, đơn vị, giới hạn và các ghi chú kỹ thuật trong phạm vi chuyên môn. Khi có kết quả bất thường, sự hỗ trợ này giúp doanh nghiệp xác định bước tiếp theo nhanh hơn.
Giải thích phiếu không có nghĩa phòng thử nghiệm thay doanh nghiệp quyết định công thức hay kết luận pháp lý. Tuy nhiên, các thông tin về tình trạng mẫu, giới hạn định lượng, phương pháp và khả năng thử lại rất cần thiết cho quá trình đánh giá.
Khả năng trao đổi rõ ràng giúp tiết kiệm nhiều thời gian, đặc biệt khi doanh nghiệp chưa có đội ngũ kiểm soát chất lượng chuyên sâu.
Checklist trước khi gửi mẫu cho Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm
Trước khi giao mẫu, doanh nghiệp cần thực hiện một lần rà soát cuối cùng. Mục tiêu là bảo đảm mẫu, chỉ tiêu, mục đích và tiến độ đã thống nhất với nhau. Đây không phải thủ tục hành chính đơn thuần mà là bước giúp ngăn chặn các lỗi có thể khiến quá trình kiểm nghiệm phải bắt đầu lại.
Một lần kiểm tra trong vài phút có thể tiết kiệm nhiều ngày chờ đợi. Người phụ trách nên đối chiếu mẫu thực tế với thông tin trên phiếu yêu cầu, xác nhận lượng mẫu, điều kiện bảo quản và ngày dự kiến trả kết quả.
Đúng mẫu
Đúng mẫu nghĩa là sản phẩm được giao phải đúng tên, đúng phiên bản, đúng lô và đúng trạng thái. Nếu có nhiều mẫu, từng mẫu cần được phân biệt rõ bằng mã hoặc nhãn nhận diện. Không nên để người giao tự nhớ và giải thích bằng lời tại thời điểm tiếp nhận.
Bao bì phải nguyên vẹn, lượng mẫu phải đủ và điều kiện bảo quản phải phù hợp. Nếu mẫu đã được sang chiết, cần ghi rõ nguồn gốc và thời điểm lấy.
Kiểm tra đúng mẫu trước khi giao giúp loại bỏ nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến việc phải lấy và gửi lại.
Đúng chỉ tiêu
Danh sách chỉ tiêu phải được xác nhận dựa trên sản phẩm và mục đích sử dụng. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem có chỉ tiêu nào bị thiếu, bị trùng hoặc không còn phù hợp sau khi công thức thay đổi hay không.
Nếu có yêu cầu về phương pháp, giới hạn hoặc hình thức thể hiện kết quả, các yêu cầu đó phải được ghi rõ. Không nên chỉ trao đổi miệng vì người tiếp nhận mẫu và người thực hiện phân tích có thể là những bộ phận khác nhau.
Đúng chỉ tiêu giúp thời gian kiểm nghiệm được sử dụng hiệu quả, tránh vừa chờ lâu vừa nhận một phiếu không đủ dùng.
Đúng mục đích
Mục đích kiểm nghiệm phải được thông báo cho phòng thử nghiệm hoặc đơn vị hỗ trợ. Phiếu dùng cho công bố, kiểm soát nội bộ, đối tác hay xuất khẩu có thể cần cách ghi và phạm vi khác nhau.
Khi mục đích thay đổi trong quá trình phân tích, doanh nghiệp phải đánh giá lại bộ chỉ tiêu và hình thức phiếu. Việc thay đổi muộn thường làm phát sinh thời gian và chi phí.
Chốt mục đích trước khi gửi mẫu giúp mọi bên hiểu rõ kết quả cần tạo ra, thay vì chỉ hoàn thành một loạt phép thử rời rạc.
Đủ thời gian dự phòng
Doanh nghiệp không nên lập kế hoạch dựa trên giả định mọi kết quả đều đạt ngay lần đầu. Cần có thời gian dự phòng cho khâu vận chuyển, tiếp nhận, xác minh thông tin, phân tích, kiểm tra phiếu, chuyển bản chính và xử lý kết quả bất thường.
Khoảng dự phòng nên được xác định theo mức độ phức tạp của sản phẩm và số lượng chỉ tiêu. Mẫu càng nhiều, phép thử càng đặc thù và mục đích hồ sơ càng quan trọng thì thời gian dự phòng càng cần được tính thận trọng.
Quản lý thời gian kiểm nghiệm thực phẩm hiệu quả không có nghĩa ép mọi công đoạn phải diễn ra nhanh nhất. Điều quan trọng là chuẩn bị đúng mẫu, chọn đúng chỉ tiêu, sử dụng đúng phương pháp và dự kiến được các tình huống phát sinh. Khi quy trình được chuẩn hóa từ đầu, doanh nghiệp có thể nhận kết quả đúng tiến độ, giảm nguy cơ kiểm nghiệm lại và chủ động hơn trong kế hoạch công bố, sản xuất cũng như đưa sản phẩm ra thị trường.
Thời gian kiểm nghiệm thực phẩm có thể được rút ngắn khi doanh nghiệp xác định rõ mục đích, chốt bộ chỉ tiêu và chuẩn bị mẫu đúng yêu cầu trước khi gửi. Tên sản phẩm, thành phần, quy cách và thông tin đơn vị cần được kiểm tra kỹ để tránh phải chỉnh sửa phiếu kết quả. Mẫu nên được đóng gói chắc chắn, bảo quản phù hợp và giao trong thời gian cần thiết, đặc biệt với sản phẩm dễ hỏng. Doanh nghiệp cũng nên trao đổi trước về ngày dự kiến nhận kết quả và khả năng xử lý nhanh nếu có nhu cầu cấp bách. Tuy nhiên, việc rút ngắn tiến độ không được làm ảnh hưởng đến độ tin cậy của quá trình phân tích. Khi nhận phiếu, cần kiểm tra ngay toàn bộ thông tin để xử lý kịp thời nếu có sai sót. Sự phối hợp chủ động sẽ giúp doanh nghiệp nhận kết quả đúng hạn và hạn chế ảnh hưởng đến kế hoạch công bố sản phẩm.
