Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng đòi hỏi sự chính xác cao vì sản phẩm thường chứa nhiều hoạt chất, vitamin, khoáng chất, chiết xuất thực vật hoặc thành phần có giá trị sinh học. Không giống các nhóm thực phẩm thông thường, kết quả kiểm nghiệm thực phẩm chức năng còn liên quan trực tiếp đến chỉ tiêu chất lượng chủ yếu và hàm lượng thành phần mà doanh nghiệp dự kiến công bố. Việc lựa chọn chỉ tiêu cần căn cứ vào công thức, tiêu chuẩn sản phẩm, dạng bào chế, liều dùng, đối tượng sử dụng và nội dung thể hiện trên nhãn. Nếu kết quả phân tích không phù hợp với hồ sơ hoặc không thể hiện đầy đủ thành phần quan trọng, doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh tiêu chuẩn, thay đổi nội dung công bố hoặc gửi mẫu kiểm nghiệm lại. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị bảng công thức chi tiết, tài liệu nguyên liệu, quy trình sản xuất và mẫu nhãn dự kiến trước khi xây dựng danh mục kiểm nghiệm cho sản phẩm.
“Một mẫu đại diện cho cả sản phẩm?” – Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng cần bắt đầu từ thành phần công bố và công dụng dự kiến
Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng không đơn thuần là gửi một hộp sản phẩm đến phòng thử nghiệm rồi chờ nhận phiếu kết quả. Giá trị của hoạt động kiểm nghiệm phụ thuộc rất lớn vào việc doanh nghiệp đã xác định đúng sản phẩm, đúng phiên bản công thức, đúng mục đích sử dụng kết quả và đúng nhóm chỉ tiêu cần thử hay chưa. Một mẫu chỉ có thể đại diện cho sản phẩm khi mẫu đó phản ánh đúng hàng hóa doanh nghiệp đang sản xuất, nhập khẩu hoặc dự kiến lưu thông trên thị trường.
Với thực phẩm chức năng, sự khác nhau về dạng bào chế, thành phần, hàm lượng hoạt chất, nguyên liệu chính, đối tượng sử dụng và công dụng dự kiến có thể dẫn đến yêu cầu kiểm nghiệm khác nhau. Viên nang chứa cao thảo dược không thể áp dụng máy móc bộ chỉ tiêu của sản phẩm bột bổ sung protein. Siro bổ sung vitamin cho trẻ em cũng không nên sao chép toàn bộ chỉ tiêu của viên uống dành cho người trưởng thành.
Do đó, trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp cần bắt đầu từ hai dữ liệu cốt lõi là thành phần dự kiến công bố và công dụng dự kiến của sản phẩm. Thành phần giúp nhận diện các nguy cơ về vi sinh, kim loại nặng, độc tố, dung môi tồn dư, chất cấm hoặc chỉ tiêu đặc trưng. Công dụng dự kiến lại ảnh hưởng đến cách doanh nghiệp lựa chọn hoạt chất cần kiểm soát, nội dung hồ sơ sản phẩm và mức độ chứng minh chất lượng cần chuẩn bị.
Đối tượng kiểm nghiệm: thực phẩm chức năng
Đối tượng kiểm nghiệm phải được xác định cụ thể hơn tên gọi chung “thực phẩm chức năng”. Trong thực tế, nhóm sản phẩm này có thể bao gồm viên nén, viên nang cứng, viên nang mềm, dạng bột, cốm, siro, dung dịch uống, thạch, gel, trà túi lọc, thanh dinh dưỡng hoặc nhiều dạng sản phẩm khác. Mỗi dạng có đặc điểm về nguyên liệu, độ ẩm, khả năng nhiễm vi sinh và điều kiện bảo quản khác nhau.
Doanh nghiệp cần mô tả chính xác tên sản phẩm, dạng sản phẩm, quy cách đóng gói, thành phần chính, nguyên liệu tạo công dụng, nhóm người dự kiến sử dụng và nguồn gốc sản xuất. Chỉ ghi “viên uống bổ sung” hoặc “sản phẩm hỗ trợ sức khỏe” thường chưa đủ để phòng thử nghiệm đề xuất một bộ chỉ tiêu phù hợp.
Cũng cần phân biệt sản phẩm thành phẩm với nguyên liệu dùng để sản xuất. Một loại cao thảo dược nhập khẩu làm nguyên liệu có thể cần kiểm soát theo đặc tính riêng của nguyên liệu, trong khi viên nang thành phẩm chứa loại cao đó còn có thêm tá dược, vỏ nang và các yếu tố phát sinh trong quá trình sản xuất. Kết quả kiểm nghiệm nguyên liệu không tự động thay thế cho kết quả kiểm nghiệm thành phẩm.
Việc nhận diện đúng đối tượng kiểm nghiệm còn giúp tránh tình trạng tên mẫu trên phiếu quá chung chung, không thể liên kết rõ với nhãn, hồ sơ kỹ thuật hoặc sản phẩm thực tế. Khi tên sản phẩm, dạng bào chế và quy cách được ghi nhận thống nhất từ đầu, khả năng phải sửa đổi, giải trình hoặc kiểm nghiệm lại sẽ giảm đáng kể.
Xác định mục đích dùng kết quả
Một phiếu kiểm nghiệm có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, nhưng bộ chỉ tiêu cần thử không phải lúc nào cũng giống nhau. Doanh nghiệp có thể cần kết quả để phục vụ hồ sơ đăng ký sản phẩm, đánh giá nguyên liệu đầu vào, kiểm soát chất lượng lô sản xuất, xử lý khiếu nại, đánh giá độ ổn định, kiểm tra sản phẩm sau thay đổi công thức hoặc đối chiếu với tiêu chuẩn nội bộ.
Nếu kết quả được dùng cho hồ sơ sản phẩm, tên mẫu, chỉ tiêu, đơn vị tính, giới hạn và các thông tin liên quan cần được xây dựng đồng bộ với tài liệu dự kiến nộp. Nếu mục đích chỉ là kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể tập trung vào một số chỉ tiêu nguy cơ hoặc chỉ tiêu đặc trưng đang cần theo dõi. Tuy nhiên, kết quả kiểm soát nội bộ không nên được mặc nhiên xem là đủ cho một thủ tục pháp lý khác.
Mục đích kiểm nghiệm cũng quyết định cách lựa chọn mẫu. Mẫu dùng để đánh giá một lô hàng cụ thể phải được lấy đúng từ lô đó. Mẫu dùng để xác lập dữ liệu cho sản phẩm dự kiến lưu hành phải phản ánh đúng công thức và quy trình sản xuất cuối cùng. Mẫu thử nghiệm từ giai đoạn nghiên cứu ban đầu có thể không còn phù hợp nếu sản phẩm sau đó đã thay đổi tỷ lệ thành phần, nhà cung cấp hoặc công nghệ sản xuất.
Trước khi yêu cầu báo giá, doanh nghiệp nên nói rõ với đơn vị kiểm nghiệm hoặc đơn vị tư vấn rằng kết quả dự kiến được sử dụng vào việc gì. Thông tin này giúp hạn chế tình trạng phòng thử nghiệm chỉ thực hiện các chỉ tiêu doanh nghiệp tự ghi mà không biết rằng doanh nghiệp còn cần dùng phiếu cho một hồ sơ tiếp theo.
Chốt phiên bản sản phẩm đang bán
Một sản phẩm có thể tồn tại nhiều phiên bản trong quá trình phát triển. Phiên bản nghiên cứu, phiên bản sản xuất thử, phiên bản điều chỉnh mùi vị và phiên bản đang bán có thể mang cùng một tên thương mại nhưng không hoàn toàn giống nhau. Nếu doanh nghiệp gửi mẫu của phiên bản cũ, kết quả nhận được sẽ không phản ánh đúng sản phẩm hiện hành.
Trước khi lấy mẫu, cần chốt công thức cuối cùng, tỷ lệ thành phần, nguồn nguyên liệu chính, dạng bào chế, khối lượng hoặc thể tích, quy cách bao gói và thông tin nhận diện lô. Nhãn dự kiến sử dụng cũng nên được đối chiếu với mẫu để bảo đảm tên sản phẩm, thành phần và quy cách không mâu thuẫn.
Đặc biệt với thực phẩm chức năng có nhiều hoạt chất, chỉ cần thay đổi hàm lượng một thành phần chính cũng có thể ảnh hưởng đến chỉ tiêu chất lượng, chỉ tiêu đặc trưng và nội dung công bố. Thay đổi chất tạo ngọt, chất bảo quản, hương liệu, tá dược hoặc dạng nguyên liệu cũng có thể làm thay đổi nguy cơ vi sinh, độ ổn định và phương pháp thử phù hợp.
Doanh nghiệp nên xây dựng mã phiên bản cho từng công thức và từng mẫu nhãn. Khi gửi mẫu, mã phiên bản có thể được ghi trong phiếu yêu cầu thử nghiệm hoặc tài liệu bàn giao. Cách quản lý này đặc biệt cần thiết với doanh nghiệp có nhiều sản phẩm gần giống nhau, nhiều hàm lượng hoặc nhiều quy cách đóng gói.
Không gửi mẫu trước khi biết cần kiểm gì
Gửi mẫu trước rồi mới hỏi nên kiểm chỉ tiêu nào là một cách làm tiềm ẩn nhiều rủi ro. Phòng thử nghiệm có thể lưu mẫu trong một thời gian nhất định, nhưng điều kiện bảo quản, thời hạn sử dụng mẫu và lượng mẫu còn lại có thể không đủ để bổ sung toàn bộ chỉ tiêu sau đó. Doanh nghiệp vì thế có thể phải gửi lại mẫu, kéo dài tiến độ và phát sinh chi phí.
Trước khi gửi, cần có ít nhất một danh mục chỉ tiêu dự kiến. Danh mục này nên được xây dựng từ dạng sản phẩm, thành phần, nguyên liệu có nguy cơ, công dụng dự kiến, mục đích sử dụng phiếu và yêu cầu của hồ sơ tiếp theo. Những thông tin chưa chắc chắn cần được trao đổi trước thay vì để đến khi đã có kết quả mới phát hiện thiếu.
Doanh nghiệp cũng không nên chỉ yêu cầu phòng thử nghiệm “kiểm đầy đủ” mà không làm rõ đầy đủ theo tiêu chí nào. Khái niệm đầy đủ có thể rất khác nhau giữa kiểm soát an toàn cơ bản, kiểm tra theo tiêu chuẩn cơ sở, xác nhận hoạt chất đặc trưng và chuẩn bị dữ liệu cho hồ sơ sản phẩm.
Một yêu cầu thử nghiệm rõ ràng cần thể hiện được tên mẫu, dạng sản phẩm, nhóm chỉ tiêu, số lượng mẫu, điều kiện bảo quản, thời gian mong muốn và mục đích sử dụng kết quả. Đây là bước chuẩn bị nhỏ nhưng quyết định trực tiếp đến khả năng sử dụng phiếu sau khi phòng thử nghiệm trả kết quả.
Bước 1 – Chọn mẫu cho Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng như thế nào để kết quả có ý nghĩa?
Chọn mẫu là bước đầu tiên quyết định kết quả kiểm nghiệm có phản ánh đúng sản phẩm hay không. Một phòng thử nghiệm có năng lực tốt vẫn chỉ có thể phân tích mẫu mà doanh nghiệp đã cung cấp. Nếu mẫu không đúng lô, bị hư hỏng, không đủ số lượng hoặc không có thông tin nhận diện, kết quả dù chính xác về mặt kỹ thuật vẫn có thể không có nhiều ý nghĩa đối với sản phẩm cần quản lý.
Đối với thực phẩm chức năng, mẫu thường có giá trị cao và có nhiều thành phần hoạt tính. Vì vậy, việc lấy mẫu cần được thực hiện có kiểm soát, tránh lấy tùy tiện từ sản phẩm đã mở lâu, sản phẩm trưng bày, hàng không rõ lô hoặc mẫu thử không còn đúng công thức.
Đúng lô/phiên bản
Mẫu gửi kiểm nghiệm cần thuộc đúng lô sản xuất, lô nhập khẩu hoặc phiên bản công thức mà doanh nghiệp muốn đánh giá. Số lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng và mã sản phẩm nên được ghi nhận trước khi bàn giao. Khi chưa có số lô chính thức, doanh nghiệp cần có mã mẫu thử hoặc mã phiên bản đủ rõ để truy xuất.
Nếu mục tiêu là kiểm soát một lô hàng nhập khẩu, không nên gửi mẫu từ lô trước dù sản phẩm có cùng tên. Điều kiện vận chuyển, nguyên liệu, thời điểm sản xuất và quá trình bảo quản của các lô có thể khác nhau. Tương tự, mẫu của nhà máy thử nghiệm không nên dùng để đại diện cho hàng hóa được sản xuất hàng loạt tại một cơ sở khác.
Trong trường hợp sản phẩm có nhiều hương vị hoặc hàm lượng, cần đánh giá khả năng đại diện của từng mẫu. Hai sản phẩm chỉ khác hương vị vẫn có thể khác thành phần phụ, chất tạo màu hoặc nguồn nguyên liệu. Việc dùng một mẫu đại diện cho toàn bộ dòng sản phẩm chỉ nên thực hiện sau khi đã phân tích rõ sự tương đồng và khác biệt giữa các phiên bản.
Quản lý đúng lô và đúng phiên bản còn hỗ trợ doanh nghiệp khi cần truy tìm nguyên nhân của kết quả bất thường. Nếu không biết mẫu thuộc lô nào hoặc công thức nào, việc điều tra nhà cung cấp nguyên liệu, quy trình sản xuất và điều kiện bảo quản gần như không thể thực hiện chính xác.
Bao bì nguyên vẹn
Mẫu nên được gửi trong bao bì thương mại nguyên vẹn hoặc bao bì lấy mẫu phù hợp. Bao bì bị rách, hở, móp nghiêm trọng, thấm ẩm hoặc mất khả năng kín có thể làm thay đổi chất lượng sản phẩm, đặc biệt đối với dạng bột, viên nang mềm, sản phẩm chứa dầu, men vi sinh hoặc hoạt chất nhạy cảm với ánh sáng và độ ẩm.
Nếu sản phẩm đã đóng gói hoàn chỉnh, ưu tiên gửi nguyên hộp hoặc nguyên chai thay vì chia nhỏ. Trường hợp bắt buộc phải lấy mẫu từ bao lớn, dụng cụ và vật chứa mẫu phải sạch, phù hợp với sản phẩm và không làm nhiễm chéo. Bao bì lấy mẫu cần được đóng kín ngay sau khi lấy.
Bao bì nguyên vẹn cũng giúp phòng thử nghiệm xác nhận các thông tin nhận diện như tên sản phẩm, số lô, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản và đơn vị sản xuất. Nếu gửi mẫu đã tách khỏi bao bì, doanh nghiệp cần bổ sung nhãn mẫu rõ ràng và tài liệu đối chiếu.
Với các chỉ tiêu vi sinh, tính nguyên vẹn của bao bì càng quan trọng. Mẫu đã mở hoặc được sang chiết trong điều kiện không kiểm soát có thể phát sinh nhiễm vi sinh không phản ánh đúng chất lượng ban đầu của sản phẩm. Khi đó, kết quả bất thường dễ dẫn đến nhận định sai về quy trình sản xuất.
Số lượng mẫu đủ
Lượng mẫu cần gửi phụ thuộc vào số lượng chỉ tiêu, phương pháp thử, dạng sản phẩm và nhu cầu lưu mẫu. Một số phép thử chỉ cần lượng nhỏ, nhưng nhiều chỉ tiêu kết hợp có thể yêu cầu số lượng đáng kể. Sản phẩm dạng viên có thể phải gửi nhiều đơn vị để nghiền, đồng nhất và thực hiện các phép thử khác nhau.
Doanh nghiệp không nên tự ước lượng theo cảm tính. Trước khi gửi, cần hỏi phòng thử nghiệm lượng mẫu tối thiểu và lượng mẫu khuyến nghị. Nếu có khả năng phải thử lại, xác nhận kết quả hoặc bổ sung chỉ tiêu, nên chuẩn bị lượng mẫu dự phòng hợp lý.
Việc gửi thiếu mẫu có thể khiến phòng thử nghiệm chỉ thực hiện được một phần yêu cầu. Trường hợp cần gửi bổ sung, mẫu mới có thể thuộc hộp khác, thời điểm khác hoặc điều kiện bảo quản khác, làm giảm tính đồng nhất của kết quả.
Ngược lại, không nhất thiết gửi số lượng quá lớn nếu không có yêu cầu. Doanh nghiệp nên thống nhất rõ phần mẫu dùng để thử, phần lưu tại phòng thử nghiệm và phần đối chứng được giữ tại doanh nghiệp. Mẫu đối chứng cần được bảo quản cùng điều kiện với sản phẩm và ghi nhận đầy đủ thông tin lô.
Có thông tin nhận diện rõ
Mỗi mẫu cần có tên gọi rõ ràng và thống nhất với phiếu yêu cầu thử nghiệm. Thông tin nhận diện nên bao gồm tên sản phẩm, dạng sản phẩm, quy cách, số lô hoặc mã mẫu, ngày sản xuất, hạn sử dụng, điều kiện bảo quản và tên đơn vị gửi mẫu.
Nếu doanh nghiệp gửi nhiều mẫu tương tự, không nên chỉ ghi “mẫu 1”, “mẫu 2” mà không có bảng đối chiếu nội bộ. Cách đặt tên quá đơn giản dễ gây nhầm lẫn khi nhận kết quả, đặc biệt khi nhiều sản phẩm chỉ khác hàm lượng hoặc hương vị.
Tên mẫu trên phiếu kết quả cũng cần được kiểm tra kỹ. Tên quá khác so với nhãn hoặc hồ sơ sản phẩm có thể khiến doanh nghiệp khó chứng minh phiếu thuộc đúng sản phẩm. Ngay từ lúc lập yêu cầu, nên xác định cách ghi tên mẫu phù hợp và không tự ý thêm công dụng hoặc nội dung quảng cáo vào tên mẫu.
Thông tin nhận diện rõ giúp toàn bộ chuỗi công việc từ giao nhận, thử nghiệm, trả kết quả, lưu hồ sơ đến kiểm nghiệm lại được liên kết với nhau. Đây là nền tảng để phiếu kiểm nghiệm có khả năng sử dụng thực tế thay vì chỉ tồn tại như một tài liệu độc lập.
Bước 2 – Chọn chỉ tiêu theo sản phẩm, không sao chép bộ chỉ tiêu của người khác – riêng với Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng
Chọn chỉ tiêu là phần cần nhiều phân tích nhất trong quá trình kiểm nghiệm. Một bộ chỉ tiêu phù hợp phải dựa trên đặc tính thực tế của sản phẩm, không phải dựa vào việc một doanh nghiệp khác đã từng kiểm những gì. Hai sản phẩm có cùng công dụng quảng bá nhưng khác thành phần, dạng bào chế hoặc nguồn nguyên liệu vẫn có thể cần bộ chỉ tiêu khác nhau.
Việc sao chép bộ chỉ tiêu có thể dẫn đến hai tình huống. Doanh nghiệp kiểm quá nhiều chỉ tiêu không cần thiết, làm tăng chi phí và thời gian. Ngược lại, doanh nghiệp bỏ sót chỉ tiêu quan trọng, khiến phiếu không hỗ trợ được hồ sơ hoặc không phát hiện được nguy cơ thực tế của sản phẩm.
Dữ liệu cần xem: mẫu, chỉ tiêu an toàn, hoạt chất/chất đặc trưng theo trường hợp
Trước khi chọn chỉ tiêu, cần xem xét đồng thời mẫu thành phẩm, bảng thành phần, tài liệu nguyên liệu, tiêu chuẩn sản phẩm và công dụng dự kiến. Không nên chỉ nhìn tên thương mại vì tên thương mại thường không phản ánh đầy đủ cấu trúc sản phẩm.
Nhóm chỉ tiêu an toàn có thể liên quan đến vi sinh vật, kim loại nặng, độc tố, chất cấm, dung môi tồn dư hoặc các nguy cơ khác tùy thành phần. Sản phẩm chứa nguyên liệu nguồn gốc thực vật có thể cần lưu ý những nguy cơ khác với sản phẩm chứa dầu cá, collagen, khoáng chất hoặc lợi khuẩn.
Hoạt chất hoặc chất đặc trưng cần được lựa chọn theo vai trò của thành phần trong sản phẩm và khả năng kiểm nghiệm thực tế. Không phải mọi thành phần ghi trên nhãn đều dễ định lượng bằng một phương pháp phổ biến. Một số nguyên liệu là hỗn hợp phức tạp, cao chiết hoặc bột thực vật có thể cần chọn chất chỉ dấu phù hợp thay vì cố gắng định lượng toàn bộ nguyên liệu dưới tên thương mại.
Doanh nghiệp cũng cần đánh giá giới hạn công bố có phù hợp với khả năng sản xuất, độ ổn định và độ không đảm bảo của phép thử hay không. Công bố một con số quá sát với hàm lượng phối trộn có thể làm tăng nguy cơ kết quả thực tế thấp hơn mức dự kiến do sai số sản xuất hoặc suy giảm trong thời gian bảo quản.
Mục đích công bố hay kiểm soát nội bộ
Nếu kiểm nghiệm để phục vụ hồ sơ công bố hoặc đăng ký sản phẩm, bộ chỉ tiêu cần được xây dựng đồng bộ với tiêu chuẩn chất lượng và tài liệu sản phẩm. Các chỉ tiêu thể hiện trên phiếu phải có khả năng liên kết với nội dung doanh nghiệp dự kiến cam kết.
Nếu kiểm nghiệm để kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể lựa chọn tần suất và phạm vi dựa trên đánh giá nguy cơ. Chẳng hạn, một số chỉ tiêu được kiểm tra từng lô, trong khi một số chỉ tiêu khác được kiểm tra định kỳ hoặc khi thay đổi nhà cung cấp. Cách tiếp cận này giúp tối ưu chi phí nhưng vẫn duy trì khả năng kiểm soát.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên dùng kết quả nội bộ có phạm vi quá hẹp để thay thế cho một phiếu cần phục vụ hồ sơ toàn diện hơn. Một phiếu chỉ kiểm hai chỉ tiêu vi sinh không thể tự động chứng minh toàn bộ chất lượng và an toàn của sản phẩm có nhiều hoạt chất.
Ngay từ đầu, doanh nghiệp nên phân biệt rõ phiếu nào là phiếu phục vụ thủ tục, phiếu nào là phiếu kiểm soát lô và phiếu nào dùng để điều tra sự cố. Mỗi loại có mục tiêu khác nhau và không nên bị sử dụng lẫn lộn.
Nhóm nguy cơ đặc thù
Nhóm nguy cơ đặc thù được xác định từ nguyên liệu, quy trình sản xuất, dạng sản phẩm và đối tượng sử dụng. Sản phẩm chứa dược liệu, nấm, tảo, nguyên liệu biển, dầu, protein, vitamin, khoáng chất hoặc lợi khuẩn có thể phát sinh những điểm cần kiểm soát khác nhau.
Dạng sản phẩm cũng làm thay đổi nguy cơ. Siro và dung dịch có môi trường thuận lợi cho một số vi sinh vật nếu công thức và chất bảo quản không phù hợp. Viên nang mềm chứa dầu có thể nhạy cảm với oxy hóa. Dạng bột hút ẩm có thể vón cục, suy giảm chất lượng hoặc tăng nguy cơ vi sinh khi bao bì không kín.
Đối tượng sử dụng dự kiến cũng cần được cân nhắc. Sản phẩm dành cho trẻ em, phụ nữ mang thai, người cao tuổi hoặc nhóm có nhu cầu dinh dưỡng đặc biệt đòi hỏi doanh nghiệp thận trọng hơn khi xác lập giới hạn và kiểm soát nguyên liệu.
Việc xác định nguy cơ không nên chỉ diễn ra một lần. Khi doanh nghiệp thay đổi nguồn nguyên liệu, thay đổi nhà máy, nhận phản ánh từ khách hàng hoặc phát hiện xu hướng kết quả bất thường, bộ chỉ tiêu kiểm soát cần được đánh giá lại.
Yêu cầu của hồ sơ tiếp theo
Phiếu kiểm nghiệm thường chỉ là một phần trong bộ hồ sơ sản phẩm. Vì vậy, doanh nghiệp cần biết sau khi có phiếu sẽ tiếp tục thực hiện công việc gì. Nếu không xem trước yêu cầu của bước tiếp theo, doanh nghiệp dễ nhận một phiếu có tên mẫu không phù hợp, thiếu chỉ tiêu hoặc không thống nhất với tiêu chuẩn dự kiến.
Tên chỉ tiêu, đơn vị tính và giới hạn trên phiếu nên được đối chiếu với tài liệu kỹ thuật. Cùng một đại lượng có thể được thể hiện bằng những đơn vị khác nhau. Nếu doanh nghiệp không quy đổi và thống nhất từ đầu, việc đọc kết quả và lập tiêu chuẩn có thể phát sinh sai lệch.
Cũng cần kiểm tra thời hạn dự kiến sử dụng kết quả, tình trạng pháp lý của phòng thử nghiệm đối với phạm vi chỉ tiêu và hình thức phiếu được chấp nhận trong quy trình cụ thể. Không nên chỉ dựa vào báo giá thấp mà bỏ qua khả năng sử dụng của kết quả.
Một bộ chỉ tiêu tốt không chỉ trả lời câu hỏi sản phẩm có đạt tại thời điểm thử hay không, mà còn phải phù hợp với cách doanh nghiệp quản lý chất lượng và xây dựng hồ sơ về sau.
Bước 3 – Lấy và vận chuyển mẫu là một phần của Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng
Kết quả thử nghiệm có thể bị ảnh hưởng trước cả khi mẫu đến phòng thử nghiệm. Dụng cụ lấy mẫu không sạch, điều kiện nhiệt độ không phù hợp, thời gian vận chuyển kéo dài hoặc thông tin bàn giao không rõ đều có thể làm mẫu biến đổi.
Doanh nghiệp cần xem hoạt động lấy và vận chuyển mẫu là một phần của quy trình kiểm nghiệm, không phải công việc giao hàng thông thường. Điều này đặc biệt quan trọng đối với sản phẩm nhạy cảm với nhiệt, ánh sáng, độ ẩm hoặc có chứa vi sinh vật sống.
Dụng cụ lấy mẫu
Nếu gửi sản phẩm nguyên bao bì, doanh nghiệp thường không cần sử dụng dụng cụ lấy mẫu trực tiếp. Tuy nhiên, với nguyên liệu bao lớn, bán thành phẩm hoặc sản phẩm chưa đóng gói, dụng cụ lấy mẫu cần sạch, khô, không phản ứng với mẫu và không gây nhiễm chéo.
Không nên dùng thìa, túi hoặc chai đã từng chứa sản phẩm khác mà chưa được làm sạch đúng cách. Với chỉ tiêu vi sinh, vật chứa và dụng cụ cần được lựa chọn cẩn thận để tránh tạo ra kết quả dương tính do quá trình lấy mẫu.
Mỗi mẫu sau khi lấy cần được đóng kín và dán nhãn ngay. Không nên lấy nhiều mẫu cùng lúc rồi để trên bàn mới phân loại sau, vì nguy cơ nhầm lẫn và nhiễm chéo sẽ tăng lên.
Doanh nghiệp nên có hướng dẫn lấy mẫu nội bộ đối với những sản phẩm kiểm nghiệm định kỳ. Hướng dẫn cần phù hợp với dạng sản phẩm, quy mô lô và mục đích thử nghiệm.
Điều kiện nhiệt độ
Phần lớn sản phẩm dạng viên hoặc bột có thể được vận chuyển ở điều kiện thông thường nếu bao bì kín và tuân thủ hướng dẫn bảo quản. Tuy nhiên, sản phẩm chứa lợi khuẩn, dầu nhạy cảm, hoạt chất không bền hoặc sản phẩm dạng dung dịch có thể cần kiểm soát nhiệt độ chặt chẽ hơn.
Không nên để mẫu trong cốp xe nóng, dưới ánh nắng trực tiếp hoặc tại nơi có độ ẩm cao. Nhiệt độ không phù hợp có thể làm biến đổi hoạt chất, tách lớp, biến dạng viên nang hoặc làm thay đổi mật độ vi sinh.
Nếu cần vận chuyển lạnh, doanh nghiệp phải bảo đảm điều kiện lạnh được duy trì nhưng không làm đông mẫu ngoài ý muốn. Vật liệu làm lạnh cũng không nên tiếp xúc trực tiếp gây thấm nước vào bao bì.
Điều kiện vận chuyển cần được thống nhất với phòng thử nghiệm trước khi gửi. Không nên tự suy đoán rằng mọi mẫu thực phẩm chức năng đều có thể đóng chung trong một thùng và giao như hàng hóa thông thường.
Thời gian vận chuyển
Mẫu nên được chuyển đến phòng thử nghiệm trong thời gian hợp lý sau khi lấy. Việc để mẫu nhiều ngày tại văn phòng, kho tạm hoặc đơn vị vận chuyển có thể làm giảm khả năng phản ánh đúng trạng thái ban đầu.
Với sản phẩm ổn định và còn nguyên bao bì, thời gian có thể linh hoạt hơn. Tuy nhiên, mẫu đã mở, mẫu bán thành phẩm hoặc mẫu cần kiểm vi sinh nên được ưu tiên vận chuyển sớm.
Doanh nghiệp cần tính đến ngày nghỉ, thời gian nhận mẫu của phòng thử nghiệm và khả năng lưu kho của đơn vị giao hàng. Gửi mẫu vào cuối tuần mà không biết phòng thử nghiệm có tiếp nhận hay không có thể khiến mẫu bị lưu trong điều kiện không kiểm soát.
Khi thời gian vận chuyển kéo dài bất thường, doanh nghiệp nên ghi nhận sự việc và đánh giá lại khả năng sử dụng mẫu. Không nên cố tiếp tục thử chỉ vì mẫu đã được gửi đi nếu điều kiện bảo quản không còn bảo đảm.
Biên bản/nhận diện mẫu khi cần
Với mẫu phục vụ kiểm soát tranh chấp, điều tra khiếu nại, xác minh lô hoặc công việc có yêu cầu truy xuất cao, doanh nghiệp nên lập biên bản lấy mẫu và bàn giao. Biên bản giúp xác định ai lấy mẫu, lấy ở đâu, thời điểm nào, số lượng bao nhiêu và mẫu được niêm phong ra sao.
Thông tin trên biên bản cần khớp với nhãn mẫu và phiếu yêu cầu thử nghiệm. Nếu có nhiều bên tham gia, tình trạng niêm phong khi giao và nhận nên được ghi nhận.
Đối với hoạt động kiểm nghiệm thông thường, doanh nghiệp vẫn nên lưu bằng chứng giao nhận, mã yêu cầu và ảnh chụp mẫu trước khi gửi. Những dữ liệu này hữu ích khi phiếu trả về có sai tên mẫu hoặc phát sinh tranh luận về số lượng, tình trạng mẫu.
Một quy trình nhận diện rõ giúp bảo vệ cả doanh nghiệp và phòng thử nghiệm, đồng thời làm tăng độ tin cậy của kết quả trong quá trình sử dụng.
Đọc phiếu Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng: đừng chỉ nhìn chữ “đạt”
Nhiều doanh nghiệp chỉ tìm dòng kết luận hoặc chữ “đạt” trên phiếu mà không kiểm tra các dữ liệu còn lại. Đây là cách đọc chưa đầy đủ. Một phiếu có thể thể hiện kết quả nằm trong giới hạn nhưng vẫn có sai tên mẫu, thiếu chỉ tiêu, sai đơn vị hoặc không phù hợp với mục đích doanh nghiệp cần sử dụng.
Khi nhận phiếu, cần kiểm tra toàn bộ từ thông tin mẫu đến phương pháp, kết quả và giới hạn. Việc phát hiện sai sót sớm giúp doanh nghiệp kịp trao đổi với phòng thử nghiệm trước khi đưa phiếu vào hồ sơ.
Tên mẫu
Tên mẫu phải đúng với yêu cầu ban đầu và đủ khả năng nhận diện sản phẩm. Cần kiểm tra chính tả, hàm lượng, dạng sản phẩm, quy cách, mã mẫu và số lô nếu các thông tin này đã được yêu cầu thể hiện.
Tên mẫu không nên chứa nội dung công dụng không phù hợp hoặc khác với nhãn. Nếu phòng thử nghiệm tự rút gọn tên quá mức, doanh nghiệp cần đánh giá liệu tên đó còn liên kết được với sản phẩm hay không.
Trường hợp phiếu ghi tên nguyên liệu nhưng doanh nghiệp thực tế gửi thành phẩm, hoặc ngược lại, cần yêu cầu làm rõ ngay. Đây không phải lỗi hình thức nhỏ vì có thể làm thay đổi cách hiểu về đối tượng đã được thử.
Doanh nghiệp nên lưu bản yêu cầu thử nghiệm để đối chiếu với phiếu. Khi có sự khác biệt, việc xác định nguồn sai sẽ dễ dàng hơn.
Chỉ tiêu
Cần kiểm tra xem phòng thử nghiệm đã thực hiện đủ các chỉ tiêu được yêu cầu hay chưa. Một số chỉ tiêu có thể không thực hiện được do thiếu mẫu, phương pháp không phù hợp hoặc phát sinh vấn đề kỹ thuật. Nếu chỉ nhìn kết luận chung, doanh nghiệp có thể bỏ sót việc phiếu chưa hoàn tất toàn bộ phạm vi.
Tên chỉ tiêu trên phiếu cũng cần được hiểu đúng. Các cách gọi gần giống nhau chưa chắc là cùng một chỉ tiêu. Với vi sinh, cần phân biệt nhóm vi sinh vật, dạng biểu thị và điều kiện phương pháp. Với hoạt chất, cần xác định phòng thử nghiệm đang định lượng chất nào hoặc chất chỉ dấu nào.
Doanh nghiệp nên đối chiếu danh mục chỉ tiêu với tiêu chuẩn dự kiến và tài liệu sản phẩm. Nếu có chỉ tiêu ngoài kế hoạch hoặc thiếu chỉ tiêu quan trọng, cần làm rõ trước khi sử dụng phiếu.
Không nên tự bổ sung chỉ tiêu vào bản sao hoặc chỉnh sửa nội dung phiếu. Mọi thay đổi phải được thực hiện thông qua phòng thử nghiệm theo quy trình phù hợp.
Phương pháp
Phương pháp thử ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phát hiện, độ chính xác và cách diễn giải kết quả. Hai phòng thử nghiệm sử dụng phương pháp khác nhau có thể cho kết quả có chênh lệch nhất định mà không đồng nghĩa một bên làm sai.
Với hoạt chất trong nền mẫu phức tạp, doanh nghiệp cần quan tâm phương pháp có phù hợp với dạng sản phẩm hay không. Một phương pháp áp dụng tốt cho nguyên liệu tinh khiết chưa chắc phù hợp với viên nang chứa nhiều cao chiết, vitamin và khoáng chất.
Khi kết quả bất thường, không nên vội kết luận công thức sai. Cần xem lại phương pháp, giới hạn định lượng, cách chuẩn bị mẫu và khả năng gây nhiễu của các thành phần khác.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải trở thành chuyên gia phân tích, nhưng cần yêu cầu đơn vị thực hiện giải thích được phương pháp đang dùng, đặc biệt khi kết quả là cơ sở cho quyết định điều chỉnh sản phẩm.
Đơn vị và giới hạn
Một chỉ tiêu có thể được biểu thị theo miligam trên viên, miligam trên gam, miligam trên khẩu phần hoặc tỷ lệ phần trăm. Nếu không kiểm tra đơn vị, doanh nghiệp rất dễ so sánh sai với công thức hoặc tiêu chuẩn.
Giới hạn cũng cần được hiểu đúng là mức tối thiểu, tối đa hay một khoảng. Đối với chỉ tiêu vi sinh, cách thể hiện giới hạn có thể khác với chỉ tiêu hóa lý. Ký hiệu nhỏ hơn, không phát hiện hoặc dưới giới hạn định lượng không phải lúc nào cũng mang cùng ý nghĩa.
Khi quy đổi kết quả theo khẩu phần sử dụng, cần sử dụng đúng khối lượng trung bình hoặc số đơn vị sản phẩm. Không nên tự quy đổi dựa trên khối lượng danh nghĩa nếu thực tế mỗi viên có sai số đáng kể.
Nếu phiếu không ghi giới hạn vì phòng thử nghiệm chỉ trả kết quả đo, doanh nghiệp phải đối chiếu với tiêu chuẩn hoặc yêu cầu áp dụng. Không nên mặc nhiên cho rằng mọi con số phòng thử nghiệm trả về đều đã được đánh giá là phù hợp.
Điểm dễ vướng riêng của Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng: chỉ tiêu không đủ để hỗ trợ hồ sơ sản phẩm
Một trong những tình huống phổ biến là doanh nghiệp đã có phiếu kiểm nghiệm nhưng khi lập hồ sơ mới phát hiện phiếu thiếu chỉ tiêu, tên mẫu chưa phù hợp hoặc nội dung không thống nhất với tiêu chuẩn. Nguyên nhân thường xuất phát từ việc gửi mẫu quá sớm và không thiết kế bộ chỉ tiêu theo mục đích cuối cùng.
Phiếu kiểm nghiệm không nên được đánh giá chỉ theo số lượng chỉ tiêu. Một phiếu có nhiều chỉ tiêu nhưng thiếu hoạt chất đặc trưng hoặc thiếu nhóm nguy cơ chính vẫn có thể không đáp ứng nhu cầu. Ngược lại, một bộ chỉ tiêu được lựa chọn có cơ sở có thể ngắn gọn hơn nhưng có giá trị thực tế cao hơn.
Xác định nguyên nhân
Khi phiếu không đủ, doanh nghiệp cần xác định chính xác thiếu ở đâu. Có thể bộ chỉ tiêu ban đầu được xây dựng sai, thông tin thành phần cung cấp chưa đầy đủ, sản phẩm thay đổi sau khi gửi mẫu hoặc đơn vị thực hiện không hiểu mục đích sử dụng kết quả.
Cũng có trường hợp hồ sơ dự kiến đã thay đổi, khiến phiếu cũ không còn phù hợp. Chẳng hạn, doanh nghiệp bổ sung công dụng, điều chỉnh hàm lượng công bố hoặc thay đổi chất đặc trưng sau khi đã kiểm nghiệm.
Việc xác định nguyên nhân giúp lựa chọn giải pháp phù hợp. Nếu chỉ thiếu một chỉ tiêu và mẫu lưu còn đủ, doanh nghiệp có thể đề nghị thử bổ sung. Nếu tên mẫu sai, có thể cần kiểm tra quy trình hiệu chỉnh thông tin. Nếu toàn bộ công thức đã thay đổi, việc kiểm nghiệm lại mẫu mới thường hợp lý hơn.
Không nên xử lý bằng cách chỉnh sửa thủ công tài liệu để làm cho các thông tin có vẻ khớp nhau. Cách làm này làm mất khả năng truy xuất và có thể tạo ra mâu thuẫn nghiêm trọng hơn về sau.
Có cần lấy lại mẫu?
Việc lấy lại mẫu phụ thuộc vào tình trạng mẫu lưu, lượng mẫu còn lại, thời gian bảo quản và chỉ tiêu cần bổ sung. Phòng thử nghiệm có thể còn lưu mẫu nhưng mẫu không nhất thiết vẫn phù hợp với mọi phép thử.
Nếu chỉ tiêu bổ sung nhạy cảm với điều kiện bảo quản hoặc mẫu đã quá thời gian lưu, nên cân nhắc gửi mẫu mới. Mẫu mới cũng cần thuộc đúng lô hoặc đúng phiên bản đã kiểm trước đó nếu doanh nghiệp muốn ghép kết quả.
Trường hợp gửi mẫu mới từ một lô khác, doanh nghiệp không nên tùy tiện ghép các kết quả thành một bộ dữ liệu đại diện cho cùng một lô. Cần ghi nhận rõ nguồn mẫu và mục đích của từng phiếu.
Nếu sản phẩm đã thay đổi công thức hoặc bao bì, lấy lại mẫu là cần thiết vì mẫu cũ không còn đại diện cho sản phẩm hiện hành.
Có cần đổi bộ chỉ tiêu?
Thiếu chỉ tiêu không phải lúc nào cũng chỉ cần bổ sung một dòng. Đôi khi doanh nghiệp cần đánh giá lại toàn bộ bộ chỉ tiêu vì cách tiếp cận ban đầu chưa phù hợp với thành phần và nguy cơ của sản phẩm.
Khi đổi bộ chỉ tiêu, cần xem lại tiêu chuẩn sản phẩm, tài liệu nguyên liệu, công dụng dự kiến và năng lực phương pháp. Không nên tiếp tục bổ sung rời rạc từng chỉ tiêu sau mỗi lần có ý kiến vì chi phí có thể tăng cao mà bộ hồ sơ vẫn thiếu tính thống nhất.
Doanh nghiệp cũng nên phân biệt chỉ tiêu cần thể hiện trong hồ sơ với chỉ tiêu kiểm soát nội bộ. Không phải mọi chỉ tiêu nội bộ đều cần đưa vào cùng một tài liệu, nhưng những chỉ tiêu cốt lõi phải được quản lý nhất quán.
Một lần rà soát tổng thể trước khi kiểm nghiệm lại thường hiệu quả hơn nhiều lần thử bổ sung không có kế hoạch.
Không chỉnh sửa sản phẩm chỉ dựa trên một con số rời rạc
Khi một chỉ tiêu hoạt chất thấp hơn dự kiến hoặc một chỉ tiêu an toàn bất thường, doanh nghiệp không nên lập tức thay đổi công thức. Trước tiên cần kiểm tra tính đại diện của mẫu, phương pháp thử, cách quy đổi, sai số sản xuất và điều kiện bảo quản.
Một kết quả đơn lẻ có thể là dấu hiệu quan trọng nhưng chưa đủ để kết luận toàn bộ sản phẩm có vấn đề. Cần xem xét kết quả nguyên liệu, hồ sơ sản xuất, mẫu đối chứng và các lô khác.
Nếu nghi ngờ kết quả, có thể thực hiện thử xác nhận trên mẫu lưu hoặc tại một đơn vị phù hợp khác. Tuy nhiên, việc thử lại không nên nhằm mục đích tìm một kết quả “đẹp hơn” mà phải nhằm xác định nguyên nhân kỹ thuật và chất lượng thực tế.
Chỉ sau khi có đủ dữ liệu, doanh nghiệp mới nên quyết định điều chỉnh tỷ lệ phối trộn, thay nguyên liệu, thay phương pháp sản xuất hoặc thay giới hạn công bố.
Kiểm nghiệm lại khi nào là hợp lý? – riêng với Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng
Kiểm nghiệm lại không nên được thực hiện theo phản xạ mỗi khi có thay đổi nhỏ, nhưng cũng không nên trì hoãn khi thay đổi có khả năng ảnh hưởng đến chất lượng và an toàn. Doanh nghiệp cần xây dựng tiêu chí nội bộ để xác định trường hợp nào phải kiểm nghiệm lại toàn bộ, trường hợp nào chỉ cần kiểm tra một số chỉ tiêu và trường hợp nào có thể tiếp tục sử dụng dữ liệu hiện có.
Đổi công thức
Thay đổi thành phần hoặc hàm lượng hoạt chất chính là căn cứ rõ ràng để đánh giá lại nhu cầu kiểm nghiệm. Công thức mới có thể làm thay đổi giá trị dinh dưỡng, chỉ tiêu đặc trưng, độ ổn định, nguy cơ vi sinh và khả năng tương tác giữa các thành phần.
Ngay cả khi tổng khối lượng sản phẩm không đổi, việc thay thế một tá dược cũng có thể ảnh hưởng đến độ rã, khả năng hút ẩm hoặc độ ổn định. Với dạng siro và dung dịch, thay đổi chất bảo quản hoặc độ ngọt có thể làm thay đổi khả năng kiểm soát vi sinh.
Doanh nghiệp cần xác định mức độ thay đổi thay vì chỉ ghi chung là “điều chỉnh công thức”. Những thay đổi liên quan đến thành phần tạo công dụng, nhóm nguy cơ hoặc dạng sản phẩm thường cần được xem xét nghiêm túc hơn.
Phiếu của công thức cũ không nên tiếp tục sử dụng để đại diện cho công thức mới nếu sự khác biệt có ý nghĩa.
Đổi nhà cung cấp nguyên liệu chính
Hai nhà cung cấp có thể cung cấp nguyên liệu cùng tên nhưng khác nguồn gốc, quy trình chiết xuất, hàm lượng chất đặc trưng, tá dược mang hoặc mức độ tinh sạch. Do đó, việc thay nhà cung cấp nguyên liệu chính có thể ảnh hưởng đến kết quả thành phẩm.
Doanh nghiệp cần đánh giá hồ sơ chất lượng của nhà cung cấp mới và so sánh với nguyên liệu cũ. Nếu có sự khác biệt đáng kể, nên kiểm tra nguyên liệu đầu vào và đánh giá lại thành phẩm.
Với cao thảo dược, dầu, protein, vitamin phối trộn hoặc nguyên liệu chứa vi sinh vật sống, sự khác biệt giữa các nhà cung cấp có thể rất lớn dù tên nguyên liệu giống nhau.
Không phải mọi lần thay nhà cung cấp đều cần kiểm nghiệm lại toàn bộ sản phẩm, nhưng quyết định cần dựa trên đánh giá nguy cơ có hồ sơ, không nên dựa trên nhận định rằng “nguyên liệu cùng tên nên chất lượng như nhau”.
Đổi quy trình đáng kể
Thay đổi nhiệt độ, thời gian trộn, công nghệ sấy, phương pháp tiệt trùng, thiết bị, địa điểm sản xuất hoặc dạng bao gói có thể ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm. Một số hoạt chất nhạy nhiệt có thể suy giảm nếu quy trình mới sử dụng nhiệt cao hơn.
Việc thay đổi quy mô từ sản xuất thử sang sản xuất hàng loạt cũng cần được đánh giá. Khả năng đồng đều hàm lượng trên mẻ lớn có thể khác so với mẻ nhỏ trong phòng nghiên cứu.
Nếu thay đổi quy trình chỉ mang tính hành chính và không tác động đến sản phẩm, có thể không cần kiểm nghiệm lại toàn bộ. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có căn cứ để chứng minh mức độ ảnh hưởng không đáng kể.
Đối với thay đổi đáng kể, nên lựa chọn một hoặc nhiều lô đại diện sau thay đổi để kiểm tra trước khi áp dụng ổn định trên thị trường.
Kết quả bất thường
Kết quả bất thường có thể là kết quả vượt giới hạn, dao động lớn giữa các lô hoặc khác biệt rõ với dữ liệu lịch sử. Khi phát hiện, doanh nghiệp cần khoanh vùng nguyên nhân và cân nhắc kiểm nghiệm lại có kiểm soát.
Không nên chỉ gửi một mẫu khác cùng lô mà bỏ qua việc điều tra. Cần kiểm tra quy trình lấy mẫu, hồ sơ sản xuất, nguyên liệu, thiết bị, điều kiện bảo quản và phương pháp thử.
Nếu kết quả thử lại phù hợp nhưng kết quả đầu tiên bất thường, doanh nghiệp vẫn cần giải thích được sự khác biệt. Việc chọn kết quả thuận lợi hơn mà không có điều tra sẽ làm hệ thống kiểm soát chất lượng mất ý nghĩa.
Kết quả bất thường nên được xem là cơ hội phát hiện điểm yếu trong quy trình, không chỉ là trở ngại cần loại bỏ khỏi hồ sơ.
Tự gửi phòng kiểm nghiệm hay thuê dịch vụ Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng?
Doanh nghiệp có thể tự làm việc với phòng thử nghiệm hoặc thuê đơn vị hỗ trợ. Không có phương án nào luôn tốt hơn trong mọi trường hợp. Lựa chọn phụ thuộc vào kinh nghiệm nội bộ, số lượng sản phẩm, mức độ phức tạp của thành phần và mục đích sử dụng kết quả.
Điều quan trọng là dù tự làm hay thuê dịch vụ, doanh nghiệp vẫn phải nắm được mẫu nào được gửi, chỉ tiêu nào được thử và kết quả được sử dụng vào đâu. Không nên giao toàn bộ mà không lưu dữ liệu kiểm soát.
Tự làm khi biết rõ chỉ tiêu
Doanh nghiệp có bộ phận chất lượng, có tiêu chuẩn rõ và đã quen với phòng thử nghiệm có thể chủ động gửi mẫu. Cách này giúp trao đổi trực tiếp, kiểm soát tiến độ và giảm một phần chi phí trung gian.
Tuy nhiên, người phụ trách cần biết cách lập yêu cầu thử nghiệm, xác định lượng mẫu, kiểm tra phạm vi chỉ tiêu và đọc phiếu. Chỉ biết tên một vài chỉ tiêu phổ biến là chưa đủ đối với sản phẩm có nhiều hoạt chất hoặc nền mẫu phức tạp.
Doanh nghiệp tự gửi cũng cần lưu hồ sơ bàn giao, báo giá, phiếu yêu cầu và kết quả. Không nên chỉ nhận bản PDF qua tin nhắn rồi không có dữ liệu đối chiếu.
Khi có thay đổi sản phẩm, bộ chỉ tiêu phải được rà soát lại, không nên dùng nguyên yêu cầu của lần kiểm nghiệm trước theo thói quen.
Thuê hỗ trợ khi nhiều SKU
Doanh nghiệp có nhiều SKU, nhiều hàm lượng, hương vị hoặc dạng sản phẩm thường gặp khó khăn trong việc quản lý mẫu và phiên bản. Đơn vị hỗ trợ có kinh nghiệm có thể giúp lập ma trận sản phẩm, xác định điểm giống và khác, từ đó đề xuất cách kiểm nghiệm hợp lý.
Dịch vụ cũng phù hợp khi doanh nghiệp chưa rõ sản phẩm cần dùng phiếu cho thủ tục nào hoặc cần đồng bộ kiểm nghiệm với nhãn và hồ sơ kỹ thuật.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần yêu cầu đơn vị dịch vụ giải thích cơ sở lựa chọn chỉ tiêu. Không nên chấp nhận một báo giá chỉ ghi tổng tiền mà không có danh mục cụ thể.
Việc thuê dịch vụ không làm chuyển toàn bộ trách nhiệm về chất lượng sản phẩm. Doanh nghiệp vẫn cần cung cấp thông tin chính xác và phê duyệt mẫu, chỉ tiêu trước khi thực hiện.
Yêu cầu báo giá tách từng chỉ tiêu
Báo giá nên thể hiện rõ từng chỉ tiêu, số lượng mẫu, thời gian dự kiến và các chi phí liên quan. Cách báo giá tách biệt giúp doanh nghiệp biết phần nào là kiểm nghiệm, phần nào là lấy mẫu, vận chuyển, tư vấn hoặc xử lý hồ sơ.
Khi cần bổ sung hoặc loại bỏ chỉ tiêu, doanh nghiệp dễ dàng đánh giá chi phí thay đổi. Báo giá gộp chung khiến việc so sánh giữa các phương án trở nên khó khăn.
Tách từng chỉ tiêu cũng giúp kiểm tra xem phòng thử nghiệm có thực hiện trực tiếp hay gửi thầu phụ một số phép thử. Nếu tiến độ giữa các chỉ tiêu khác nhau, doanh nghiệp có thể chủ động kế hoạch.
Không nên lựa chọn chỉ dựa trên tổng giá thấp nhất. Một báo giá thiếu chỉ tiêu quan trọng sẽ trở nên đắt hơn khi doanh nghiệp phải thử bổ sung hoặc gửi lại mẫu.
Nhận lại phiếu và toàn bộ thông tin mẫu
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp cần nhận phiếu kết quả, thông tin mã mẫu, ngày nhận mẫu, ngày thử nghiệm và các tài liệu liên quan. Nếu đơn vị dịch vụ đứng tên giao dịch, doanh nghiệp vẫn nên được bàn giao bản kết quả đầy đủ.
Cần đối chiếu phiếu với mẫu thực tế và yêu cầu ban đầu. Không nên lưu phiếu mà không biết mẫu đã được ghi tên như thế nào hoặc chỉ tiêu được thực hiện theo yêu cầu nào.
Doanh nghiệp cũng nên lưu thông tin phòng thử nghiệm, người liên hệ và hồ sơ trao đổi để thuận tiện khi cần xác minh hoặc xin giải thích.
Toàn bộ dữ liệu kiểm nghiệm nên được quản lý theo mã sản phẩm, phiên bản và lô. Cách lưu trữ này giúp tránh sử dụng nhầm phiếu cũ cho sản phẩm đã thay đổi.
TPHCM nhiều phòng thử nghiệm: chọn nơi theo tiêu chí nào? – riêng với Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng
TPHCM có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ thử nghiệm, nhưng không phải nơi nào cũng phù hợp với mọi sản phẩm và mọi chỉ tiêu. Doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên năng lực thực tế, khả năng đáp ứng bộ chỉ tiêu, tiến độ và mức độ hỗ trợ kỹ thuật.
Một đơn vị phù hợp không nhất thiết là nơi có báo giá thấp nhất hoặc quảng cáo nhiều nhất. Tiêu chí quan trọng là kết quả có thể sử dụng đúng mục đích và đơn vị có khả năng giải thích rõ khi phát sinh vấn đề.
Phạm vi chỉ tiêu
Trước tiên cần kiểm tra đơn vị có thực hiện được các chỉ tiêu doanh nghiệp cần hay không. Đối với chỉ tiêu hoạt chất đặc trưng, cần xác nhận phương pháp có phù hợp với nền mẫu cụ thể.
Một phòng thử nghiệm có thế mạnh về vi sinh chưa chắc có đầy đủ năng lực phân tích các hợp chất tự nhiên phức tạp. Ngược lại, đơn vị mạnh về hóa lý có thể phải phối hợp bên khác đối với một số chỉ tiêu đặc thù.
Doanh nghiệp nên gửi bảng thành phần và mô tả sản phẩm để đơn vị đánh giá trước. Không nên chỉ hỏi chung “có kiểm thực phẩm chức năng không” vì câu trả lời có thể không phản ánh được phạm vi chi tiết.
Nếu một số chỉ tiêu được gửi sang đơn vị khác, cần làm rõ tiến độ, cách thể hiện trên phiếu và đầu mối chịu trách nhiệm giải thích kết quả.
Thời gian
Thời gian thử nghiệm phụ thuộc vào số lượng chỉ tiêu và phương pháp. Một số phép thử cần nhiều ngày nuôi cấy, xử lý mẫu hoặc chạy thiết bị. Doanh nghiệp nên hỏi thời gian của từng nhóm chỉ tiêu thay vì chỉ hỏi ngày trả phiếu chung.
Cần tính thêm thời gian kiểm tra dự thảo kết quả, hiệu chỉnh thông tin hành chính và xử lý trường hợp phải thử lại. Lập kế hoạch quá sát ngày nộp hồ sơ sẽ khiến doanh nghiệp khó xử lý khi phát sinh.
Cam kết trả nhanh chỉ có giá trị khi vẫn bảo đảm đầy đủ phạm vi và chất lượng thử nghiệm. Không nên cắt giảm chỉ tiêu quan trọng chỉ để rút ngắn vài ngày.
Với nhiều SKU, doanh nghiệp có thể chia đợt gửi mẫu nhưng phải quản lý rõ thứ tự ưu tiên và phiên bản của từng sản phẩm.
Cách trả kết quả
Doanh nghiệp cần biết sẽ nhận bản điện tử, bản giấy hay cả hai. Thông tin về chữ ký, dấu, mã tra cứu hoặc cơ chế xác thực cũng cần được làm rõ tùy nhu cầu sử dụng.
Trước khi phát hành chính thức, một số đơn vị có thể gửi bản dự thảo để kiểm tra tên mẫu và thông tin hành chính. Doanh nghiệp nên tận dụng bước này để phát hiện lỗi.
Cách trình bày kết quả cũng quan trọng. Phiếu cần thể hiện rõ chỉ tiêu, phương pháp, đơn vị và kết quả. Những ghi chú kỹ thuật phải được giải thích khi doanh nghiệp chưa hiểu.
Nếu cần nhiều bản hoặc cần bàn giao cho nhiều bộ phận, doanh nghiệp nên thống nhất ngay từ đầu để tránh mất thời gian xin cấp lại.
Khả năng hỗ trợ giải thích phiếu
Một phòng thử nghiệm tốt không chỉ trả con số mà còn có khả năng giải thích phạm vi phương pháp, đơn vị, giới hạn định lượng và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến kết quả.
Khi kết quả không đạt hoặc khác dự kiến, doanh nghiệp cần được hướng dẫn cách hiểu đúng chứ không phải được cam kết rằng đơn vị sẽ “làm cho đạt”. Hoạt động thử nghiệm phải phản ánh trung thực mẫu được gửi.
Khả năng hỗ trợ kỹ thuật đặc biệt quan trọng với hoạt chất phức tạp. Đôi khi kết quả thấp không phải do sản phẩm thiếu nguyên liệu mà do chất cần định lượng khác với chất chỉ dấu thực tế.
Doanh nghiệp nên ưu tiên đơn vị giao tiếp rõ ràng, có đầu mối chuyên môn và phản hồi được câu hỏi sau khi trả phiếu.
Checklist trước khi gửi mẫu cho Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng
Trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp nên thực hiện một lần rà soát cuối cùng. Mục tiêu của bước này là bảo đảm mẫu, chỉ tiêu, mục đích và tiến độ đã thống nhất. Chỉ cần bỏ qua một yếu tố, toàn bộ quá trình có thể phải thực hiện lại.
Checklist không nhất thiết phải là biểu mẫu phức tạp. Doanh nghiệp có thể xây dựng một phiếu kiểm soát nội bộ ngắn, nhưng người phụ trách cần xác nhận đầy đủ từng nội dung trước khi bàn giao mẫu.
Đúng mẫu
Mẫu phải đúng sản phẩm, đúng công thức, đúng lô hoặc đúng phiên bản cần đánh giá. Bao bì cần nguyên vẹn, còn hạn sử dụng phù hợp và không có dấu hiệu hư hỏng.
Tên trên mẫu phải khớp với phiếu yêu cầu. Nếu sản phẩm chưa có nhãn hoàn chỉnh, cần sử dụng mã mẫu rõ ràng và có tài liệu đối chiếu.
Số lượng mẫu phải đáp ứng toàn bộ chỉ tiêu và có phần dự phòng nếu cần. Điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển cũng phải được xác định.
Trước khi giao, nên chụp lại mẫu, số lô và tình trạng niêm phong để lưu hồ sơ.
Đúng chỉ tiêu
Danh mục chỉ tiêu cần được phê duyệt dựa trên thành phần, dạng sản phẩm, nhóm nguy cơ và mục đích sử dụng kết quả. Không nên gửi yêu cầu chỉ bằng một câu chung chung.
Tên chỉ tiêu, đơn vị dự kiến và yêu cầu giới hạn cần được đối chiếu với tiêu chuẩn sản phẩm. Với hoạt chất đặc trưng, phải làm rõ chất được định lượng và phương pháp dự kiến.
Nếu có chỉ tiêu phòng thử nghiệm không thực hiện được, cần biết trước để lựa chọn phương án khác. Không nên chờ đến ngày trả kết quả mới phát hiện phạm vi bị thiếu.
Báo giá cuối cùng phải khớp với danh mục chỉ tiêu đã phê duyệt.
Đúng mục đích
Người phụ trách cần xác nhận phiếu được dùng để làm gì. Nếu dùng cho hồ sơ sản phẩm, toàn bộ tên mẫu và chỉ tiêu phải được rà soát theo bộ hồ sơ đó.
Nếu dùng kiểm soát nội bộ, cần xác định lô nào đang được đánh giá và hành động dự kiến khi kết quả bất thường. Kiểm nghiệm mà không có tiêu chí xử lý sẽ khó tạo ra giá trị quản lý.
Mục đích cũng phải được thông báo cho phòng thử nghiệm hoặc đơn vị hỗ trợ ở mức cần thiết. Điều này giúp họ hiểu yêu cầu về tên mẫu, thời gian và hình thức kết quả.
Một phiếu chỉ có ý nghĩa khi kết quả trả về giải quyết đúng câu hỏi doanh nghiệp đặt ra từ đầu.
Đủ thời gian dự phòng
Doanh nghiệp không nên gửi mẫu sát ngày cần nộp hồ sơ hoặc ngày dự kiến ra mắt sản phẩm. Cần có thời gian cho thử nghiệm, rà soát kết quả, hiệu chỉnh thông tin và xử lý tình huống bất thường.
Nếu kết quả không phù hợp, doanh nghiệp có thể cần điều tra, lấy lại mẫu hoặc điều chỉnh hồ sơ. Những công việc này không thể hoàn tất an toàn trong một khoảng thời gian quá ngắn.
Kế hoạch nên tính cả ngày nghỉ, thời gian vận chuyển và thời gian phát hành bản giấy. Với chỉ tiêu đặc thù, cần dự phòng thêm thời gian xây dựng hoặc xác nhận phương pháp.
Chuẩn bị đủ thời gian giúp doanh nghiệp không phải lựa chọn giữa việc trì hoãn kế hoạch và sử dụng một phiếu chưa đầy đủ. Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng vì thế nên được triển khai từ giai đoạn hoàn thiện sản phẩm, thay vì chờ đến sát thời điểm thực hiện hồ sơ mới bắt đầu.
Kiểm nghiệm thực phẩm chức năng cần được thực hiện trên cơ sở đánh giá toàn diện công thức và đặc tính của từng sản phẩm, không nên lựa chọn chỉ tiêu theo một bộ danh mục có sẵn. Doanh nghiệp cần bảo đảm sự thống nhất giữa tên sản phẩm, thành phần, hàm lượng, tiêu chuẩn chất lượng, nhãn hàng hóa và phiếu kiểm nghiệm. Trước khi gửi mẫu, nên rà soát kỹ lượng mẫu cần thiết, điều kiện bảo quản, hạn sử dụng và hồ sơ kỹ thuật đi kèm để tránh kết quả bị ảnh hưởng. Khi nhận phiếu, doanh nghiệp phải kiểm tra phương pháp thử, giới hạn định lượng, đơn vị tính và khả năng đối chiếu với mức chất lượng dự kiến công bố. Một bộ kết quả đầy đủ sẽ hỗ trợ quá trình đăng ký bản công bố, làm việc với đối tác và kiểm soát sản phẩm sau lưu hành. Kiểm nghiệm định kỳ hoặc kiểm nghiệm lại khi thay đổi công thức còn giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng, giảm rủi ro và bảo vệ quyền lợi của người sử dụng.
