Kiểm nghiệm bánh kẹo là công việc cần được thực hiện cẩn trọng trước khi doanh nghiệp sản xuất, nhập khẩu hoặc phân phối sản phẩm trên thị trường. Bánh kẹo có nhiều chủng loại như bánh quy, bánh kem, kẹo cứng, kẹo mềm, chocolate, bánh nhân mặn hoặc sản phẩm kết hợp nhiều nguyên liệu, vì vậy mỗi sản phẩm có thể cần một nhóm chỉ tiêu đánh giá khác nhau. Việc lựa chọn chỉ tiêu không phù hợp dễ khiến phiếu kết quả thiếu căn cứ sử dụng cho hồ sơ công bố hoặc không phản ánh đầy đủ đặc tính của sản phẩm. Doanh nghiệp cần căn cứ vào thành phần, quy trình sản xuất, bao bì, thời hạn sử dụng và quy chuẩn liên quan để xây dựng kế hoạch kiểm nghiệm hợp lý. Một kết quả kiểm nghiệm đầy đủ không chỉ hỗ trợ thủ tục pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát nguyên liệu, phát hiện nguy cơ mất an toàn và nâng cao uy tín của sản phẩm đối với người tiêu dùng.
“Một mẫu đại diện cho cả sản phẩm?” – Kiểm nghiệm nước uống cần bắt đầu từ nguồn nước, quy trình xử lý và mục đích sử dụng
Kiểm nghiệm nước uống không đơn giản là lấy một chai nước bất kỳ, gửi đến phòng thử nghiệm rồi chờ nhận phiếu kết quả. Để kết quả phản ánh đúng chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp cần nhìn toàn bộ hành trình của nước, từ nguồn nước đầu vào, hệ thống lọc, công đoạn khử trùng, bồn chứa trung gian, đường ống dẫn, thiết bị chiết rót cho đến bao bì thành phẩm.
Hai mẫu nước có vẻ ngoài giống nhau nhưng được sản xuất từ hai nguồn khác nhau, đi qua hai quy trình xử lý khác nhau hoặc được đóng trong hai loại bao bì khác nhau có thể mang những nhóm nguy cơ hoàn toàn khác nhau. Vì vậy, mẫu được chọn kiểm nghiệm phải đại diện cho đúng sản phẩm mà doanh nghiệp đang sản xuất, kinh doanh hoặc dự kiến đưa ra thị trường.
Đối với nước khoáng thiên nhiên và nước uống đóng chai, QCVN 6-1:2010/BYT được ban hành kèm theo Thông tư số 34/2010/TT-BYT là một trong những căn cứ quan trọng để xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải phân loại đúng loại nước, xác định đúng mục đích kiểm nghiệm và đối chiếu với hồ sơ thực tế trước khi lựa chọn chỉ tiêu.
Đối tượng kiểm nghiệm: nước uống
Tên gọi “nước uống” trên thực tế có thể được sử dụng để chỉ nhiều nhóm sản phẩm khác nhau. Đó có thể là nước uống đóng chai, nước uống đóng bình, nước tinh khiết, nước khoáng thiên nhiên, nước được xử lý tại máy lọc để sử dụng trực tiếp, nước dùng trong quá trình chế biến thực phẩm hoặc nước được cung cấp tại nhà hàng, trường học, văn phòng và cơ sở sản xuất.
Việc xác định chính xác đối tượng kiểm nghiệm là bước đầu tiên để tránh lựa chọn sai căn cứ và sai bộ chỉ tiêu. Nước khoáng thiên nhiên không nên được đánh giá hoàn toàn giống nước uống tinh khiết. Nước đầu vào của hệ thống lọc cũng không thể được xem là tương đương với nước thành phẩm sau khi đã qua lọc, khử trùng và đóng chai.
Doanh nghiệp cần mô tả rõ tên sản phẩm, nguồn nước, công nghệ xử lý, quy cách bao bì, dung tích, đối tượng sử dụng và phương thức phân phối. Những thông tin này giúp phòng thử nghiệm hiểu đúng mẫu, đồng thời giúp đơn vị tư vấn xác định bộ chỉ tiêu phù hợp với mục đích sử dụng kết quả.
Nếu chỉ ghi chung chung là “mẫu nước” hoặc “nước uống” mà không có thêm thông tin nhận diện, phiếu kiểm nghiệm có thể không đủ rõ để liên kết với sản phẩm thực tế. Khi đưa phiếu vào hồ sơ công bố, hồ sơ quản lý chất lượng hoặc tài liệu giải trình, sự thiếu thống nhất về tên mẫu có thể làm phát sinh yêu cầu rà soát lại.
Xác định mục đích dùng kết quả
Cùng một sản phẩm nước uống nhưng mục đích kiểm nghiệm khác nhau có thể dẫn đến phạm vi chỉ tiêu khác nhau. Doanh nghiệp kiểm nghiệm để xây dựng hồ sơ sản phẩm sẽ có cách chuẩn bị khác với cơ sở kiểm nghiệm để giám sát chất lượng định kỳ, điều tra nguyên nhân khiếu nại hoặc kiểm tra hiệu quả của hệ thống lọc.
Nếu kết quả được dùng cho hồ sơ pháp lý, doanh nghiệp phải xác định hồ sơ đó yêu cầu loại phiếu nào, tên mẫu cần thể hiện ra sao, phòng thử nghiệm cần có năng lực đối với những chỉ tiêu nào và thời điểm lấy mẫu có phù hợp với phiên bản sản phẩm đang lưu hành hay không.
Nếu kiểm nghiệm phục vụ kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể thiết kế chương trình theo từng điểm kiểm soát. Chẳng hạn, có thể lấy mẫu tại nguồn nước đầu vào, sau hệ thống lọc, sau bồn chứa, tại đầu vòi chiết rót và ở thành phẩm sau một khoảng thời gian bảo quản. Cách làm này giúp doanh nghiệp xác định công đoạn nào đang tạo ra nguy cơ thay vì chỉ biết thành phẩm cuối cùng đạt hay không đạt.
Nếu kiểm nghiệm được thực hiện sau khi có phản ánh của khách hàng, doanh nghiệp cần ưu tiên truy xuất đúng lô hàng, ngày sản xuất, khu vực phân phối, điều kiện bảo quản và mẫu lưu. Việc gửi một mẫu mới được sản xuất thay cho lô bị phản ánh có thể cho kết quả đẹp nhưng không giúp làm rõ nguyên nhân của sự cố.
Chốt phiên bản sản phẩm đang bán
Một sản phẩm nước uống có thể thay đổi theo thời gian mà doanh nghiệp không nhận ra rằng mình đã tạo ra một phiên bản mới. Việc đổi nguồn nước, thay lõi lọc, điều chỉnh thời gian tiếp xúc với ozone, thay công suất đèn cực tím, đổi loại chai, đổi nắp, thay nhà cung cấp bao bì hoặc điều chỉnh thời gian lưu nước trong bồn đều có thể tác động đến chất lượng thành phẩm.
Trước khi lấy mẫu, doanh nghiệp nên chốt rõ phiên bản đang được sản xuất và bán ra thị trường. Mẫu gửi kiểm nghiệm phải được tạo ra từ chính quy trình đó, không phải từ một mẻ thử nghiệm được chăm sóc đặc biệt hoặc một chai được lấy ngay sau khi vừa vệ sinh toàn bộ dây chuyền.
Nếu doanh nghiệp đang đồng thời lưu hành nhiều dung tích như chai nhỏ, chai lớn và bình sử dụng nhiều lần, cần đánh giá xem một mẫu có thể đại diện cho tất cả hay không. Trong nhiều trường hợp, nước bên trong có thể cùng một nguồn và cùng quy trình xử lý nhưng nguy cơ từ bao bì, khâu súc rửa, đóng nắp và thời gian bảo quản lại khác nhau.
Đặc biệt với bình sử dụng lại, khâu thu hồi, vệ sinh, khử trùng và bảo quản vỏ bình có thể tạo ra nhóm rủi ro riêng. Khi đó, chỉ kiểm nghiệm sản phẩm đóng chai dùng một lần chưa chắc đã phản ánh đúng chất lượng của sản phẩm đóng bình.
Không gửi mẫu trước khi biết cần kiểm gì
Một sai lầm thường gặp là doanh nghiệp gửi mẫu đến phòng thử nghiệm trước rồi mới hỏi nên kiểm những chỉ tiêu nào. Cách làm này có thể dẫn đến việc mẫu không đủ thể tích, dụng cụ chứa mẫu không phù hợp, mẫu vi sinh không được bảo quản đúng hoặc thời gian vận chuyển quá dài.
Trước khi lấy mẫu, doanh nghiệp cần trao đổi với phòng thử nghiệm về số lượng chỉ tiêu, thể tích mẫu cần thiết, loại chai đựng mẫu, yêu cầu vô trùng, điều kiện nhiệt độ và thời gian tối đa từ lúc lấy mẫu đến lúc tiếp nhận. Với một số phép thử, mẫu phải được lấy trong dụng cụ chuyên dụng hoặc phải tránh tiếp xúc với ánh sáng, không khí và các nguồn nhiễm chéo.
Doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa việc mua một gói kiểm nghiệm có sẵn và việc xây dựng bộ chỉ tiêu theo sản phẩm. Gói có sẵn có thể thuận tiện, nhưng không phải lúc nào cũng phù hợp với nguồn nước, công nghệ xử lý, mục đích sử dụng kết quả và nhóm nguy cơ của từng cơ sở.
Kiểm nghiệm hiệu quả nên bắt đầu bằng câu hỏi “kết quả này dùng để làm gì?” thay vì câu hỏi “gói nào có giá thấp nhất?”. Khi mục đích đã rõ, việc chọn mẫu, chọn chỉ tiêu và chọn phòng thử nghiệm mới có cơ sở.
Bước 1 – Chọn mẫu cho Kiểm nghiệm nước uống như thế nào để kết quả có ý nghĩa?
Mẫu thử là nền tảng của toàn bộ kết quả kiểm nghiệm. Phòng thử nghiệm có thể sử dụng thiết bị hiện đại và phương pháp phù hợp, nhưng nếu mẫu được lấy sai hoặc không đại diện thì kết quả vẫn không phản ánh đúng sản phẩm.
Doanh nghiệp cần xem việc lấy mẫu là một công đoạn kỹ thuật, không phải thao tác lấy ngẫu nhiên một chai nước trong kho. Mẫu phải gắn được với lô sản xuất, phiên bản sản phẩm, thời điểm lấy và điều kiện bảo quản cụ thể.
Đúng lô/phiên bản
Mẫu nên được lấy từ lô sản xuất thực tế đang được đưa ra thị trường hoặc chuẩn bị đưa ra thị trường. Thông tin về ngày sản xuất, ca sản xuất, dây chuyền, nguồn nước và mã lô cần được ghi nhận để có thể truy xuất khi kết quả bất thường.
Nếu cơ sở có nhiều dây chuyền hoặc nhiều bồn chứa, doanh nghiệp phải xác định mẫu đại diện cho dây chuyền nào. Không nên sử dụng kết quả của dây chuyền mới để chứng minh chất lượng cho sản phẩm được sản xuất trên dây chuyền cũ nếu hai hệ thống có cấu hình và lịch sử vận hành khác nhau.
Trong trường hợp doanh nghiệp thay đổi nguồn nước hoặc thay đổi công nghệ xử lý, mẫu của phiên bản trước không nên tiếp tục được sử dụng để đại diện cho sản phẩm mới. Việc kiểm nghiệm lại lúc này không chỉ để hoàn thiện hồ sơ mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá xem thay đổi vừa thực hiện có làm phát sinh nguy cơ mới hay không.
Đối với sản phẩm có nhiều quy cách, doanh nghiệp cần xác định đâu là mẫu có mức rủi ro cao hơn. Chẳng hạn, loại bao bì có dung tích lớn, thời gian sử dụng dài hoặc tái sử dụng nhiều lần có thể cần được đánh giá riêng thay vì mặc nhiên áp dụng kết quả của chai nhỏ.
Bao bì nguyên vẹn
Mẫu thành phẩm nên được lấy trong bao bì thương mại nguyên vẹn, đã trải qua đầy đủ quá trình chiết rót, đóng nắp, dán nhãn và bảo quản như sản phẩm bán ra thị trường. Không nên rót nước từ bồn vào chai tạm nếu mục tiêu là đánh giá chất lượng thành phẩm.
Bao bì nguyên vẹn giúp hạn chế nguy cơ nhiễm từ môi trường trong quá trình chuyển mẫu. Đồng thời, mẫu này phản ánh được tác động của chai, nắp, màng niêm phong và điều kiện đóng gói đối với sản phẩm.
Nếu chai bị móp, nắp lỏng, màng co rách hoặc có dấu hiệu rò rỉ, mẫu có thể không còn đại diện cho trạng thái bình thường. Trong trường hợp mẫu được lựa chọn để điều tra sự cố bao bì, những đặc điểm bất thường này cần được ghi rõ thay vì che giấu hoặc thay bằng chai khác.
Khi kiểm nghiệm nước lấy trực tiếp tại vòi, bồn hoặc hệ thống lọc, dụng cụ chứa mẫu phải phù hợp với từng nhóm phép thử. Chai đựng mẫu vi sinh thường cần được chuẩn bị theo yêu cầu nghiêm ngặt hơn so với chai dùng cho một số phép thử hóa lý.
Số lượng mẫu đủ
Số lượng mẫu không chỉ được tính theo số chai mà phải tính theo tổng thể tích cần cho toàn bộ phép thử. Mỗi nhóm chỉ tiêu có thể yêu cầu lượng mẫu khác nhau. Một số phép thử còn cần mẫu dự phòng hoặc mẫu được chia riêng để tránh mở nắp nhiều lần.
Nếu mẫu không đủ, phòng thử nghiệm có thể chỉ thực hiện được một phần chỉ tiêu, yêu cầu gửi bổ sung hoặc phải loại bỏ những phép thử đã dự kiến. Việc gửi bổ sung từ một lô khác lại có thể khiến kết quả không còn đồng nhất.
Doanh nghiệp nên cung cấp danh sách chỉ tiêu dự kiến cho phòng thử nghiệm để được hướng dẫn lượng mẫu. Không nên tự ước lượng theo kinh nghiệm của một lần kiểm nghiệm trước vì bộ chỉ tiêu, phương pháp thử và yêu cầu bảo quản có thể đã thay đổi.
Với sản phẩm có bao bì nhỏ, số lượng chai cần gửi có thể nhiều hơn dự kiến. Doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị mẫu lưu tại cơ sở để phục vụ việc đối chiếu nếu kết quả có dấu hiệu bất thường.
Có thông tin nhận diện rõ
Mẫu phải có tên gọi rõ ràng, mã mẫu, ngày lấy, vị trí lấy, lô sản xuất và thông tin người lấy mẫu. Đối với mẫu thành phẩm, tên trên phiếu yêu cầu kiểm nghiệm nên thống nhất với tên sản phẩm trên nhãn và các tài liệu liên quan.
Nếu mẫu được lấy tại nhiều điểm trong dây chuyền, cần phân biệt rõ như nước nguồn, nước sau lọc thô, nước sau thẩm thấu, nước tại bồn thành phẩm, nước tại vòi chiết và nước đã đóng chai. Việc chỉ ghi “mẫu 1”, “mẫu 2” có thể gây khó khăn khi đọc kết quả và truy tìm nguyên nhân.
Thông tin nhận diện càng chi tiết thì kết quả càng có giá trị trong quản lý chất lượng. Khi một chỉ tiêu không phù hợp, doanh nghiệp có thể xác định chính xác mẫu đó thuộc công đoạn nào thay vì phải kiểm tra lại toàn bộ hệ thống.
Tên mẫu trên phiếu cũng cần tránh những mô tả vượt quá thực tế. Nếu sản phẩm chưa được xác định là nước khoáng thiên nhiên thì không nên tùy tiện ghi tên mẫu theo nhóm này chỉ vì muốn tạo cảm giác giá trị cao hơn.
Bước 2 – Chọn chỉ tiêu theo sản phẩm, không sao chép bộ chỉ tiêu của người khác – riêng với Kiểm nghiệm nước uống
Bộ chỉ tiêu kiểm nghiệm cần được xây dựng trên cơ sở phân loại sản phẩm, nguồn nước, công nghệ xử lý, nguy cơ có thể phát sinh và mục đích sử dụng kết quả. Việc sao chép nguyên bộ chỉ tiêu từ một doanh nghiệp khác có thể làm thiếu chỉ tiêu quan trọng hoặc phát sinh nhiều phép thử không cần thiết.
Mỗi cơ sở có một hệ thống xử lý, nguồn nguyên liệu, thiết bị, điều kiện vệ sinh và cách bảo quản khác nhau. Vì vậy, bộ chỉ tiêu hợp lý phải phản ánh được đặc điểm riêng của sản phẩm thay vì chỉ là một danh sách có sẵn.
Dữ liệu cần xem: mẫu nước, chỉ tiêu vi sinh/hóa lý phù hợp
Trước khi chọn chỉ tiêu, doanh nghiệp cần xem xét nước được lấy từ đâu và đã trải qua những công đoạn xử lý nào. Nước máy, nước giếng, nước ngầm, nước bề mặt hoặc nguồn khoáng tự nhiên có thể mang những đặc điểm hóa lý và vi sinh khác nhau.
Nhóm chỉ tiêu vi sinh thường phản ánh nguy cơ nhiễm từ nguồn nước, bồn chứa, đường ống, thiết bị chiết rót, bao bì hoặc thao tác của người vận hành. Nhóm chỉ tiêu hóa lý có thể liên quan đến đặc tính tự nhiên của nguồn nước, hóa chất sử dụng trong xử lý, hiệu quả của hệ thống lọc hoặc sự thôi nhiễm từ vật liệu tiếp xúc.
Không nên chỉ tập trung vào nhóm vi sinh vì cho rằng nước nhìn trong là đã sạch. Ngược lại, cũng không nên chỉ thực hiện nhiều chỉ tiêu hóa lý mà bỏ qua nguy cơ tái nhiễm sau xử lý. Sự cân bằng giữa hai nhóm phải được xác định theo từng sản phẩm và từng mục tiêu kiểm soát.
Khi lựa chọn phòng thử nghiệm, doanh nghiệp nên kiểm tra phạm vi năng lực cụ thể của phòng đối với từng phép thử. Chương trình VILAS sử dụng ISO/IEC 17025 làm chuẩn mực đánh giá năng lực phòng thử nghiệm và phạm vi công nhận được xác định theo từng lĩnh vực, từng phép thử cụ thể. Vì vậy, không nên chỉ nhìn vào việc phòng thử nghiệm có chứng nhận mà cần xem chỉ tiêu doanh nghiệp cần kiểm có nằm trong phạm vi phù hợp hay không.
Mục đích công bố hay kiểm soát nội bộ
Bộ chỉ tiêu dùng cho hồ sơ sản phẩm cần đáp ứng yêu cầu của loại hồ sơ mà doanh nghiệp dự định thực hiện. Tên mẫu, phương pháp, đơn vị tính, giới hạn đánh giá và năng lực của phòng thử nghiệm đều cần được xem xét đồng bộ.
Trong khi đó, chương trình kiểm soát nội bộ có thể được thiết kế linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể kiểm tra thường xuyên những chỉ tiêu có nguy cơ biến động nhanh, đồng thời kiểm tra định kỳ những chỉ tiêu có tính ổn định cao hơn.
Kiểm soát nội bộ cũng có thể tập trung vào từng công đoạn thay vì chỉ kiểm tra thành phẩm. Nếu mẫu nước sau xử lý đạt nhưng mẫu tại vòi chiết không đạt, nguy cơ có thể nằm ở đường ống, bồn chứa hoặc thiết bị chiết. Nếu mẫu tại vòi chiết đạt nhưng thành phẩm không đạt, doanh nghiệp cần xem lại bao bì, nắp và môi trường đóng gói.
Bởi vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng một phiếu kiểm nghiệm duy nhất cho tất cả mục tiêu. Phiếu phục vụ hồ sơ pháp lý và chương trình giám sát nội bộ có thể hỗ trợ nhau nhưng không hoàn toàn thay thế cho nhau.
Nhóm nguy cơ đặc thù
Nguồn nước ngầm có thể cần được chú ý đến những đặc điểm hóa lý liên quan đến điều kiện địa chất và khu vực khai thác. Nguồn nước máy lại có thể chịu ảnh hưởng từ hệ thống cấp nước, bồn chứa tại cơ sở và đường ống dẫn vào dây chuyền.
Hệ thống xử lý có sử dụng màng lọc cần được theo dõi về hiệu suất, lịch thay màng và nguy cơ hình thành màng sinh học. Hệ thống khử trùng bằng tia cực tím hoặc ozone cần được kiểm soát về công suất, thời gian tiếp xúc và tình trạng vận hành thực tế.
Đối với bình tái sử dụng, nguy cơ có thể nằm ở khâu thu hồi vỏ bình, phân loại, rửa, khử trùng và bảo quản trước khi chiết. Nếu bình không được làm sạch đúng cách, nước sau xử lý tốt vẫn có thể bị tái nhiễm sau khi đóng gói.
Điều kiện đối với cơ sở sản xuất nước uống đóng chai cũng nhấn mạnh yêu cầu bảo vệ nguồn nước khỏi ô nhiễm, thực hiện khử trùng sản phẩm và bao bì bằng thiết bị, công nghệ phù hợp, đồng thời duy trì việc kiểm soát chất lượng nước. Điều này cho thấy kiểm nghiệm thành phẩm cần được đặt trong mối liên hệ với toàn bộ hệ thống sản xuất chứ không phải là hoạt động tách rời.
Yêu cầu của hồ sơ tiếp theo
Trước khi chốt bộ chỉ tiêu, doanh nghiệp cần xác định phiếu kiểm nghiệm sẽ được đưa vào hồ sơ nào. Nếu phiếu được sử dụng cho thủ tục liên quan đến sản phẩm, tên mẫu phải thống nhất với nhãn, bản mô tả và thông tin của đơn vị chịu trách nhiệm.
Nếu kết quả được dùng để làm việc với đối tác, siêu thị, trường học hoặc đơn vị mua hàng, doanh nghiệp nên hỏi trước về yêu cầu riêng của đối tác. Một số bên có thể yêu cầu thêm chỉ tiêu, yêu cầu thời hạn của phiếu hoặc yêu cầu phòng thử nghiệm đáp ứng phạm vi năng lực nhất định.
Nếu phiếu được dùng để xử lý khiếu nại, doanh nghiệp cần bảo đảm chuỗi thông tin về mẫu được ghi nhận đầy đủ. Mẫu do doanh nghiệp tự lấy, mẫu do khách hàng gửi lại và mẫu được lấy với sự chứng kiến của các bên có thể có giá trị giải trình khác nhau.
Việc xác định hồ sơ tiếp theo ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh tình trạng kiểm nghiệm xong nhưng phiếu không thể sử dụng vì sai tên mẫu, thiếu chỉ tiêu, sai phiên bản hoặc không đáp ứng yêu cầu của nơi tiếp nhận.
Bước 3 – Lấy và vận chuyển mẫu là một phần của Kiểm nghiệm nước uống
Kết quả kiểm nghiệm không chỉ phụ thuộc vào thiết bị và phương pháp của phòng thử nghiệm. Cách lấy mẫu, dụng cụ chứa, nhiệt độ bảo quản, thời gian vận chuyển và việc nhận diện mẫu đều có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả.
Nếu mẫu bị nhiễm trong lúc lấy hoặc bị thay đổi trong quá trình vận chuyển, phòng thử nghiệm chỉ có thể đo trạng thái của mẫu khi tiếp nhận, không thể tái tạo trạng thái ban đầu tại cơ sở.
Dụng cụ lấy mẫu
Dụng cụ lấy mẫu phải phù hợp với nhóm chỉ tiêu cần thử. Không nên sử dụng chai nước đã qua sử dụng, chai không rõ tình trạng vệ sinh hoặc dụng cụ có khả năng làm nhiễm mẫu.
Đối với mẫu vi sinh, dụng cụ thường cần bảo đảm vô trùng và được mở ngay trước thời điểm lấy. Người lấy mẫu cần tránh chạm tay vào miệng chai, mặt trong của nắp và các phần có thể tiếp xúc trực tiếp với mẫu.
Nếu lấy mẫu tại vòi, cần xác định mục tiêu là đánh giá chất lượng nước ngay tại trạng thái sử dụng hay đánh giá chất lượng bên trong hệ thống. Cách xử lý vòi, thời gian xả nước trước khi lấy và vị trí lấy có thể được điều chỉnh tùy theo mục tiêu đó.
Với mẫu thành phẩm trong bao bì nguyên vẹn, không nên mở nắp để chia sang chai khác nếu không thực sự cần thiết. Việc sang chiết có thể tạo ra nhiễm chéo và làm mất tính đại diện của bao bì thương mại.
Điều kiện nhiệt độ
Một số chỉ tiêu, đặc biệt là nhóm vi sinh, có thể bị ảnh hưởng nếu mẫu được để ở nhiệt độ không phù hợp. Trong điều kiện nóng, vi sinh vật có thể tiếp tục phát triển hoặc suy giảm theo thời gian, khiến kết quả không còn phản ánh đúng trạng thái tại thời điểm lấy.
Doanh nghiệp cần trao đổi với phòng thử nghiệm về yêu cầu bảo quản cụ thể. Không nên mặc định rằng tất cả mẫu nước đều phải cấp đông hoặc cho tiếp xúc trực tiếp với đá lạnh.
Mẫu nên được đặt trong thùng bảo quản sạch, hạn chế ánh sáng trực tiếp và tránh để gần hóa chất, thực phẩm sống hoặc vật dụng có nguy cơ gây nhiễm. Nếu sử dụng vật liệu giữ lạnh, cần bảo đảm nước tan không xâm nhập vào khu vực nắp mẫu.
Điều kiện nhiệt độ trong quá trình vận chuyển nên được ghi nhận khi kết quả có ý nghĩa quan trọng đối với việc điều tra sự cố hoặc giải trình với đối tác.
Thời gian vận chuyển
Khoảng thời gian từ lúc lấy mẫu đến lúc phòng thử nghiệm tiếp nhận cần được kiểm soát. Việc lấy mẫu vào cuối ngày rồi để qua đêm trong điều kiện không phù hợp có thể làm giảm giá trị của kết quả.
Doanh nghiệp nên thống nhất trước với phòng thử nghiệm về giờ nhận mẫu, thời gian xử lý và khả năng tiếp nhận vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ. Không nên lấy mẫu khi chưa chắc chắn có thể chuyển đến nơi đúng thời gian.
Nếu cơ sở ở xa phòng thử nghiệm, doanh nghiệp cần lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp hoặc cân nhắc sử dụng dịch vụ lấy mẫu tại cơ sở. Việc tiết kiệm chi phí vận chuyển nhưng để mẫu quá lâu có thể dẫn đến kết quả không đáng tin cậy và phải lấy lại.
Khi mẫu đến phòng thử nghiệm, thời điểm tiếp nhận và tình trạng mẫu nên được ghi nhận rõ. Nếu mẫu bị rò rỉ, mất nhãn hoặc có dấu hiệu bảo quản không đúng, doanh nghiệp cần đánh giá lại trước khi tiếp tục thử nghiệm.
Biên bản/nhận diện mẫu khi cần
Đối với kiểm nghiệm thông thường, phiếu yêu cầu thử nghiệm có thể là tài liệu chính để nhận diện mẫu. Tuy nhiên, khi kiểm nghiệm phục vụ điều tra khiếu nại, tranh chấp hoặc giải trình, doanh nghiệp nên lập biên bản lấy mẫu rõ ràng hơn.
Biên bản có thể ghi nhận địa điểm, thời gian, người tham gia, tình trạng dây chuyền, mã lô, số lượng mẫu, cách niêm phong và điều kiện vận chuyển. Mỗi bên liên quan có thể giữ một mẫu đối chứng nếu cần.
Ảnh chụp mẫu, vị trí lấy, nhãn sản phẩm và mã lô cũng có thể được lưu cùng hồ sơ. Mục tiêu không phải là tạo thêm thủ tục phức tạp mà là bảo đảm sau này doanh nghiệp có thể chứng minh mẫu đã được lấy từ đâu và trong điều kiện nào.
Một phiếu kết quả chính xác về mặt kỹ thuật nhưng không xác định được nguồn gốc mẫu sẽ có giá trị quản lý thấp hơn nhiều so với một kết quả được liên kết đầy đủ với lô sản xuất và quá trình lấy mẫu.
Đọc phiếu Kiểm nghiệm nước uống: đừng chỉ nhìn chữ “đạt”
Phiếu kiểm nghiệm không chỉ có hai trạng thái “đạt” và “không đạt”. Doanh nghiệp cần đọc đầy đủ tên mẫu, danh sách chỉ tiêu, phương pháp thử, đơn vị tính, kết quả, giới hạn đánh giá, ghi chú và phạm vi liên quan.
Chữ “đạt” chỉ có ý nghĩa khi mẫu đúng, chỉ tiêu đúng, giới hạn so sánh đúng và kết quả được hiểu trong đúng bối cảnh.
Tên mẫu
Tên mẫu là thông tin đầu tiên cần kiểm tra khi nhận phiếu. Tên này phải thống nhất với sản phẩm thực tế và không gây nhầm lẫn với nhóm nước khác.
Nếu doanh nghiệp gửi “nước uống đóng chai” nhưng phiếu chỉ ghi “nước”, cần đánh giá xem cách thể hiện đó có đáp ứng mục đích sử dụng hay không. Nếu sai tên thương mại, sai dung tích hoặc sai mã lô, doanh nghiệp cần phản hồi sớm với phòng thử nghiệm.
Không nên tự ý chỉnh sửa tên mẫu trên bản điện tử hoặc bản in. Mọi thay đổi cần được thực hiện theo quy trình của phòng thử nghiệm để bảo đảm tính thống nhất của kết quả.
Tên mẫu chính xác cũng giúp doanh nghiệp liên kết phiếu với mẫu lưu, hồ sơ sản phẩm và lịch sử kiểm soát chất lượng.
Chỉ tiêu
Doanh nghiệp cần kiểm tra xem phiếu đã có đủ các chỉ tiêu đặt hàng hay chưa. Một số chỉ tiêu có thể không thực hiện được do mẫu thiếu, thiết bị gặp sự cố hoặc kết quả nằm ngoài khả năng xác định của phương pháp.
Không nên nhìn số lượng chỉ tiêu nhiều hay ít để kết luận phiếu có tốt hay không. Giá trị của phiếu nằm ở mức độ phù hợp giữa chỉ tiêu và sản phẩm.
Khi một chỉ tiêu không được thực hiện, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và xem việc thiếu chỉ tiêu đó có ảnh hưởng đến hồ sơ tiếp theo hay không. Nếu có, cần bổ sung đúng mẫu và đúng điều kiện thay vì bỏ qua.
Đối với chương trình kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp nên theo dõi xu hướng kết quả qua nhiều kỳ. Một chỉ tiêu vẫn nằm trong giới hạn nhưng có xu hướng tăng liên tục có thể là tín hiệu cần kiểm tra hệ thống trước khi phát sinh kết quả không phù hợp.
Phương pháp
Mỗi chỉ tiêu cần gắn với một phương pháp thử cụ thể. Phương pháp ảnh hưởng đến giới hạn phát hiện, cách biểu thị kết quả và phạm vi áp dụng.
Doanh nghiệp không nhất thiết phải tự đánh giá chuyên sâu mọi phương pháp, nhưng nên kiểm tra xem phương pháp có phù hợp với nền mẫu nước và yêu cầu hồ sơ hay không. Khi cần, phòng thử nghiệm phải có khả năng giải thích cách thực hiện và ý nghĩa của kết quả.
ISO/IEC 17025 đặt trọng tâm vào năng lực kỹ thuật, hiệu lực của phương pháp, năng lực nhân sự, thiết bị, kiểm soát chất lượng và báo cáo kết quả. Vì vậy, việc xem xét phương pháp là một phần cần thiết khi đánh giá độ tin cậy của phiếu, không nên chỉ nhìn tên của phòng thử nghiệm. (BoA)
Nếu doanh nghiệp thực hiện kiểm nghiệm định kỳ tại nhiều phòng khác nhau, cần thận trọng khi so sánh kết quả được tạo ra bằng các phương pháp có giới hạn và cách biểu thị khác nhau.
Đơn vị và giới hạn
Kết quả chỉ có thể được hiểu đúng khi đọc cùng đơn vị tính và giới hạn đánh giá. Một con số nhỏ chưa chắc đã tốt nếu đơn vị hoặc giới hạn áp dụng khác với cách doanh nghiệp đang hiểu.
Ký hiệu nhỏ hơn giới hạn phát hiện không có nghĩa là chất đó hoàn toàn không tồn tại. Điều này thường chỉ thể hiện rằng phương pháp không phát hiện được ở mức thấp hơn giới hạn đã công bố.
Doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa giới hạn của quy chuẩn, tiêu chuẩn cơ sở, yêu cầu của khách hàng và giới hạn cảnh báo nội bộ. Một kết quả có thể phù hợp với giới hạn pháp lý nhưng đã vượt ngưỡng cảnh báo mà doanh nghiệp tự thiết lập để phòng ngừa rủi ro.
Nếu phiếu có kết luận phù hợp, doanh nghiệp vẫn nên kiểm tra căn cứ mà phòng thử nghiệm đã sử dụng. Kết luận chỉ có giá trị trong phạm vi chỉ tiêu được kiểm và không đồng nghĩa toàn bộ sản phẩm đã được đánh giá về mọi nguy cơ.
Điểm dễ vướng riêng của Kiểm nghiệm nước uống: lấy mẫu sai cách hoặc không phản ánh nguồn nước thật
Kết quả bất thường không phải lúc nào cũng xuất phát từ bản thân nguồn nước. Nguyên nhân có thể nằm ở chai lấy mẫu, tay người lấy, vòi lấy mẫu, bồn chứa, đường ống, bao bì, thời gian vận chuyển hoặc cách bảo quản.
Ngược lại, một kết quả đẹp cũng không bảo đảm toàn bộ dây chuyền luôn ổn định nếu mẫu được lấy tại thời điểm đặc biệt hoặc không đại diện cho điều kiện sản xuất bình thường.
Xác định nguyên nhân
Khi kết quả không phù hợp, doanh nghiệp cần xác định mẫu được lấy ở đâu, vào thời điểm nào và sau công đoạn nào. Không nên kết luận ngay rằng toàn bộ nguồn nước đã bị ô nhiễm.
Doanh nghiệp có thể đối chiếu kết quả giữa nước nguồn, nước sau xử lý, nước tại bồn, nước tại vòi chiết và thành phẩm. Sự khác biệt giữa các điểm lấy mẫu giúp khoanh vùng công đoạn có nguy cơ.
Lịch vệ sinh bồn, thay lõi lọc, bảo trì đèn cực tím, kiểm tra ozone, súc rửa đường ống và vệ sinh máy chiết cũng cần được rà soát. Nếu kết quả bất thường xuất hiện ngay sau bảo trì hoặc sau thời gian dây chuyền ngừng hoạt động, đây có thể là dữ liệu quan trọng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện lấy và vận chuyển mẫu để loại trừ khả năng nhiễm chéo ngoài dây chuyền.
Có cần lấy lại mẫu?
Lấy lại mẫu là cần thiết khi có cơ sở cho rằng mẫu ban đầu không đại diện, bị bảo quản sai hoặc có vấn đề trong quá trình vận chuyển. Tuy nhiên, việc lấy lại không nên được thực hiện chỉ để tìm một kết quả đẹp hơn.
Trước khi lấy lại, doanh nghiệp cần ghi nhận kết quả ban đầu, xác định nguyên nhân nghi ngờ và lập kế hoạch lấy mẫu mới. Nếu có thể, nên lấy đồng thời tại nhiều điểm để so sánh.
Nếu kết quả ban đầu cho thấy nguy cơ ảnh hưởng đến an toàn sản phẩm, doanh nghiệp cần xem xét việc tạm giữ lô hàng liên quan trong thời gian xác minh. Không nên tiếp tục phân phối rồi chờ kết quả mới mà không đánh giá rủi ro.
Mẫu lấy lại phải được liên kết với cùng lô hoặc cùng điều kiện cần xác minh. Việc lấy từ một lô hoàn toàn mới sau khi đã vệ sinh toàn bộ hệ thống không thể thay thế cho việc điều tra lô cũ.
Có cần đổi bộ chỉ tiêu?
Khi kết quả bất thường không giải thích được, doanh nghiệp có thể cần mở rộng bộ chỉ tiêu. Tuy nhiên, việc bổ sung phải dựa trên giả thuyết về nguyên nhân, không nên kiểm tra tràn lan.
Nếu nghi ngờ vấn đề từ nguồn nước, có thể cần tập trung vào các đặc điểm của nguồn. Nếu nghi ngờ tái nhiễm sau xử lý, chương trình kiểm nghiệm nên tập trung vào vi sinh tại nhiều điểm trong dây chuyền.
Nếu có thay đổi hóa chất xử lý hoặc vật liệu tiếp xúc, doanh nghiệp cần xem xét những chỉ tiêu liên quan đến thay đổi đó. Nếu khách hàng phản ánh mùi, vị hoặc màu sắc bất thường, bộ chỉ tiêu cũng nên được điều chỉnh theo dấu hiệu thực tế.
Việc đổi bộ chỉ tiêu nên được trao đổi với người có chuyên môn và phòng thử nghiệm để bảo đảm mỗi phép thử đều phục vụ một mục tiêu rõ ràng.
Không chỉnh sửa sản phẩm chỉ dựa trên một con số rời rạc
Một kết quả đơn lẻ có thể chịu ảnh hưởng của biến động mẫu, điều kiện lấy, phương pháp và nhiều yếu tố khác. Doanh nghiệp không nên vội thay toàn bộ công nghệ xử lý chỉ dựa trên một con số chưa được xác minh.
Trước tiên cần kiểm tra độ tin cậy của mẫu, phương pháp, đơn vị, giới hạn và lịch sử kết quả. Sau đó mới đánh giá mối liên hệ với các thay đổi trong sản xuất.
Nếu cần điều chỉnh quy trình, doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu, theo dõi thông số vận hành và kiểm nghiệm lại sau khi thay đổi. Việc tăng hóa chất hoặc tăng cường khử trùng một cách tùy tiện có thể tạo ra rủi ro khác.
Quản lý chất lượng nước uống hiệu quả phải dựa trên dữ liệu theo chuỗi, không phải phản ứng tức thời trước từng con số riêng lẻ.
Kiểm nghiệm lại khi nào là hợp lý? – riêng với Kiểm nghiệm nước uống
Kiểm nghiệm lại không nên chỉ thực hiện khi phiếu cũ sắp hết thời gian sử dụng trong một hồ sơ nào đó. Doanh nghiệp cần gắn hoạt động kiểm nghiệm với các thay đổi có khả năng tác động đến chất lượng sản phẩm.
Mỗi lần thay đổi quan trọng là một thời điểm cần đánh giá lại tính đại diện của kết quả cũ.
Đổi công thức
Với nước uống có bổ sung khoáng chất hoặc thành phần khác, việc thay đổi công thức có thể làm thay đổi đặc tính hóa lý, độ ổn định và nhóm nguy cơ của sản phẩm.
Ngay cả khi mức điều chỉnh nhỏ, doanh nghiệp vẫn cần xem xét chỉ tiêu nào có thể bị ảnh hưởng. Phiếu của công thức cũ không nên mặc nhiên được sử dụng cho công thức mới.
Tên sản phẩm, thành phần trên nhãn và mẫu gửi kiểm nghiệm phải thống nhất. Nếu công thức đã thay đổi nhưng tên mẫu trên phiếu vẫn mô tả phiên bản cũ, hồ sơ có thể phát sinh chênh lệch.
Sau khi kiểm nghiệm lại, doanh nghiệp nên lưu đồng thời công thức, phiên bản nhãn, ngày áp dụng và mã lô đầu tiên của phiên bản mới.
Đổi nhà cung cấp nguyên liệu chính
Việc đổi nguồn nước, nguồn khoáng bổ sung, chai, nắp hoặc vật liệu tiếp xúc trực tiếp có thể ảnh hưởng đến chất lượng thành phẩm.
Doanh nghiệp cần đánh giá hồ sơ của nhà cung cấp mới, điều kiện vận chuyển, bảo quản và khả năng tương thích với dây chuyền. Kiểm nghiệm lại giúp xác minh rằng thay đổi không tạo ra nguy cơ vượt ngoài dự kiến.
Nếu đổi nhà cung cấp bao bì, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra hình thức và độ kín. Cần quan sát sản phẩm trong điều kiện bảo quản thực tế, đặc biệt khi thời gian lưu kho dài hoặc vận chuyển trong môi trường nhiệt độ cao.
Kết quả kiểm nghiệm sau thay đổi nên được so sánh với dữ liệu của phiên bản trước để nhận diện xu hướng khác biệt.
Đổi quy trình đáng kể
Các thay đổi như bổ sung công đoạn lọc, đổi công nghệ khử trùng, thay bồn chứa, thay tuyến đường ống, tăng công suất hoặc thay đổi thời gian lưu nước đều có thể làm thay đổi chất lượng sản phẩm.
Sau khi điều chỉnh, doanh nghiệp nên kiểm nghiệm tại nhiều điểm để xác nhận hệ thống hoạt động đúng như thiết kế. Chỉ lấy thành phẩm cuối cùng có thể không đủ để đánh giá từng công đoạn.
Đặc biệt khi tăng công suất, thời gian tiếp xúc với thiết bị xử lý có thể bị rút ngắn. Một hệ thống hoạt động tốt ở công suất thấp chưa chắc duy trì được hiệu quả khi sản lượng tăng cao.
Kiểm nghiệm lại trong trường hợp này vừa là biện pháp xác minh chất lượng vừa là dữ liệu để hoàn thiện quy trình vận hành.
Kết quả bất thường
Kết quả bất thường bao gồm cả trường hợp vượt giới hạn và trường hợp biến động khác xa xu hướng thông thường. Một chỉ tiêu tăng mạnh dù vẫn trong giới hạn cũng có thể là dấu hiệu hệ thống đang mất ổn định.
Doanh nghiệp nên so sánh kết quả với các kỳ trước, kiểm tra lịch vận hành và xem có thay đổi nào xảy ra gần thời điểm lấy mẫu hay không.
Kiểm nghiệm lại cần được thực hiện sau khi có kế hoạch xác minh cụ thể. Có thể lấy mẫu tại nhiều điểm, lấy mẫu trong nhiều ngày hoặc so sánh giữa các ca sản xuất.
Mục tiêu không phải là thay thế kết quả bất thường mà là hiểu rõ nguyên nhân, đánh giá phạm vi ảnh hưởng và xác nhận biện pháp khắc phục.
Tự gửi phòng kiểm nghiệm hay thuê dịch vụ Kiểm nghiệm nước uống?
Doanh nghiệp có thể tự làm việc trực tiếp với phòng thử nghiệm hoặc thuê một đơn vị hỗ trợ. Lựa chọn nào phù hợp phụ thuộc vào mức độ hiểu biết về sản phẩm, số lượng mẫu, số lượng chỉ tiêu và mục đích sử dụng kết quả.
Điều quan trọng là doanh nghiệp vẫn phải nắm được mẫu nào đã gửi, kiểm những gì và kết quả được dùng cho công việc nào.
Tự làm khi biết rõ chỉ tiêu
Doanh nghiệp có bộ phận chất lượng, đã phân loại đúng sản phẩm và biết rõ bộ chỉ tiêu có thể làm việc trực tiếp với phòng thử nghiệm.
Cách này giúp doanh nghiệp chủ động lịch lấy mẫu, trao đổi kỹ thuật và theo dõi kết quả. Đồng thời, chi phí dịch vụ trung gian có thể được giảm bớt.
Tuy nhiên, người phụ trách phải kiểm tra kỹ tên mẫu, lượng mẫu, điều kiện vận chuyển, phạm vi năng lực và nội dung phiếu trả kết quả.
Tự làm không có nghĩa là chọn gói rẻ nhất. Doanh nghiệp vẫn cần đánh giá sự phù hợp của từng chỉ tiêu và phương pháp.
Thuê hỗ trợ khi nhiều SKU
Khi doanh nghiệp có nhiều dung tích, nhiều nhãn hàng, nhiều nguồn nước hoặc nhiều cơ sở sản xuất, việc quản lý mẫu trở nên phức tạp hơn.
Đơn vị hỗ trợ có thể giúp lập bản đồ sản phẩm, nhóm những mẫu có khả năng đại diện và xác định trường hợp phải kiểm riêng. Điều này giúp hạn chế việc kiểm trùng hoặc bỏ sót phiên bản.
Dịch vụ cũng có thể hỗ trợ kiểm tra sự thống nhất giữa tên mẫu, nhãn sản phẩm, hồ sơ pháp lý và yêu cầu của thủ tục tiếp theo.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần yêu cầu đơn vị dịch vụ bàn giao đầy đủ phiếu kết quả, phiếu gửi mẫu và thông tin về phòng thử nghiệm, không nên chỉ nhận một bản kết luận ngắn.
Yêu cầu báo giá tách từng chỉ tiêu
Báo giá nên thể hiện rõ tên chỉ tiêu, số lượng mẫu, thời gian dự kiến và các chi phí liên quan. Việc chỉ nhận một mức giá trọn gói khiến doanh nghiệp khó biết bộ chỉ tiêu có đầy đủ hay không.
Báo giá tách từng chỉ tiêu cũng giúp doanh nghiệp so sánh giữa các phương án. Tuy nhiên, không nên loại bỏ chỉ tiêu quan trọng chỉ để giảm tổng chi phí.
Nếu có phí lấy mẫu, vận chuyển, trả kết quả nhanh hoặc cấp thêm bản phiếu, những khoản này nên được trao đổi trước.
Một báo giá minh bạch giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách và giảm nguy cơ phát sinh khi mẫu đã được gửi.
Nhận lại phiếu và toàn bộ thông tin mẫu
Sau khi hoàn tất, doanh nghiệp cần nhận phiếu kiểm nghiệm đầy đủ, không chỉ nhận ảnh chụp một phần kết quả.
Thông tin mẫu, ngày nhận, ngày thử, phương pháp, kết quả, đơn vị và ghi chú cần được kiểm tra trước khi lưu hồ sơ.
Doanh nghiệp cũng nên lưu phiếu yêu cầu thử nghiệm, hình ảnh mẫu, mã vận chuyển và thông tin người lấy mẫu khi cần. Những tài liệu này giúp giải thích kết quả trong tương lai.
Nếu thuê dịch vụ, doanh nghiệp vẫn phải biết mẫu được thử tại đâu và phạm vi công việc đã thực hiện. Không nên để toàn bộ dữ liệu chất lượng chỉ do đơn vị trung gian nắm giữ.
TPHCM nhiều phòng thử nghiệm: chọn nơi theo tiêu chí nào? – riêng với Kiểm nghiệm nước uống
TPHCM có nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ thử nghiệm, nhưng khoảng cách gần hoặc mức giá thấp không nên là tiêu chí duy nhất.
Doanh nghiệp cần lựa chọn dựa trên phạm vi chỉ tiêu, năng lực kỹ thuật, thời gian xử lý, cách trả kết quả và khả năng giải thích khi có vấn đề.
Phạm vi chỉ tiêu
Phòng thử nghiệm cần thực hiện được những chỉ tiêu mà sản phẩm yêu cầu. Doanh nghiệp nên kiểm tra từng phép thử thay vì chỉ xem một chứng nhận chung.
Chương trình VILAS đánh giá phòng thử nghiệm theo ISO/IEC 17025 và công bố phạm vi công nhận theo từng đơn vị. Đây là một nguồn thông tin hữu ích để doanh nghiệp tham khảo khi kiểm tra năng lực thử nghiệm.
Nếu một số chỉ tiêu được chuyển sang đơn vị khác, doanh nghiệp nên biết rõ việc chuyển mẫu, thời gian và cách thể hiện trên phiếu.
Phạm vi phù hợp giúp tăng độ tin cậy của kết quả và giảm nguy cơ phải kiểm nghiệm lại khi hồ sơ được xem xét.
Thời gian
Thời gian trả kết quả phải được xem xét cùng với đặc điểm của phép thử. Không phải chỉ tiêu nào cũng có thể rút ngắn theo yêu cầu.
Doanh nghiệp nên hỏi rõ thời gian được tính từ lúc nhận mẫu hay từ lúc xác nhận thanh toán. Nếu có nhiều chỉ tiêu, thời gian trả phiếu thường phụ thuộc vào phép thử kéo dài nhất.
Khi có kế hoạch công bố hoặc giao hàng, doanh nghiệp cần dành thời gian dự phòng cho trường hợp phải lấy lại mẫu hoặc bổ sung chỉ tiêu.
Không nên đợi sát thời hạn mới gửi mẫu vì mọi sai sót về tên mẫu hoặc số lượng đều có thể làm chậm toàn bộ kế hoạch.
Cách trả kết quả
Phiếu kết quả cần thể hiện rõ thông tin của phòng thử nghiệm, mẫu, phương pháp, kết quả và các ghi chú liên quan.
Doanh nghiệp nên hỏi về hình thức nhận bản điện tử, bản giấy, chữ ký, dấu và cách xác minh phiếu. Nếu cần nhiều bản để làm việc với các đối tác khác nhau, nên đăng ký ngay từ đầu.
Khi phát hiện lỗi hành chính, doanh nghiệp cần yêu cầu điều chỉnh theo quy trình chính thức. Không nên tự chỉnh sửa tệp kết quả.
Cách lưu trữ và tra cứu phiếu cũng là tiêu chí đáng cân nhắc, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều sản phẩm và kiểm nghiệm định kỳ.
Khả năng hỗ trợ giải thích phiếu
Một phòng thử nghiệm phù hợp không chỉ trả con số mà còn có khả năng giải thích phương pháp, đơn vị, giới hạn và những ghi chú kỹ thuật trong phạm vi trách nhiệm.
Khi kết quả bất thường, doanh nghiệp cần biết nên kiểm tra lại mẫu, lấy lại mẫu hay mở rộng chỉ tiêu. Phòng thử nghiệm có thể cung cấp thông tin kỹ thuật để doanh nghiệp đưa ra quyết định phù hợp.
Tuy nhiên, phòng thử nghiệm không thể thay doanh nghiệp kết luận nguyên nhân của toàn bộ dây chuyền nếu chỉ được cung cấp một mẫu. Việc điều tra cần kết hợp dữ liệu sản xuất, vệ sinh, bảo trì và truy xuất lô.
Khả năng trao đổi rõ ràng giúp doanh nghiệp sử dụng kết quả đúng mục đích và tránh hiểu sai chữ “đạt”.
Checklist trước khi gửi mẫu cho Kiểm nghiệm nước uống
Trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp cần rà soát đồng thời mẫu, chỉ tiêu, mục đích và tiến độ. Chỉ một sai sót nhỏ ở bước đầu cũng có thể khiến phiếu không sử dụng được hoặc phải kiểm nghiệm lại.
Việc rà soát nên được thực hiện ngay trước khi lấy mẫu và một lần nữa trước khi bàn giao cho phòng thử nghiệm.
Đúng mẫu
Mẫu phải đúng sản phẩm, đúng lô, đúng phiên bản, đúng quy cách và đúng điểm lấy. Bao bì phải nguyên vẹn nếu kiểm nghiệm thành phẩm.
Tên mẫu cần thống nhất với nhãn và hồ sơ. Nếu có nhiều mẫu, từng mẫu phải được mã hóa rõ ràng để tránh nhầm lẫn.
Doanh nghiệp cần xác nhận mẫu đủ thể tích, đúng loại dụng cụ và không có dấu hiệu rò rỉ hoặc nhiễm bẩn.
Mọi thay đổi về mẫu sau khi đã lập phiếu yêu cầu phải được cập nhật trước khi phòng thử nghiệm tiếp nhận.
Đúng chỉ tiêu
Bộ chỉ tiêu phải được xây dựng theo đúng loại nước, nguồn nước, quy trình xử lý và mục đích sử dụng kết quả.
Doanh nghiệp cần kiểm tra xem có chỉ tiêu nào bị trùng, thiếu hoặc không phù hợp hay không. Nếu sử dụng gói có sẵn, vẫn phải đọc chi tiết từng phép thử.
Phạm vi năng lực của phòng thử nghiệm đối với các chỉ tiêu quan trọng cần được kiểm tra trước khi gửi mẫu.
Không nên chờ đến khi nhận phiếu mới phát hiện bộ chỉ tiêu không đáp ứng hồ sơ tiếp theo.
Đúng mục đích
Doanh nghiệp cần xác định rõ kết quả được dùng để công bố, kiểm soát nội bộ, đánh giá nhà cung cấp, điều tra khiếu nại hay làm việc với đối tác.
Mỗi mục đích có thể yêu cầu cách lấy mẫu, phạm vi chỉ tiêu và thông tin nhận diện khác nhau.
Nếu có yêu cầu của khách hàng hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ, doanh nghiệp nên lấy xác nhận trước khi kiểm nghiệm.
Kết quả chỉ có giá trị tốt nhất khi toàn bộ quy trình được thiết kế theo mục đích đã xác định ngay từ đầu.
Đủ thời gian dự phòng
Thời gian dự phòng cần bao gồm thời gian chuẩn bị mẫu, vận chuyển, thử nghiệm, kiểm tra phiếu và xử lý trường hợp phát sinh.
Doanh nghiệp không nên lập kế hoạch ra mắt sản phẩm dựa trên thời gian thử nghiệm tối thiểu mà không tính đến khả năng mẫu không đủ hoặc phải xác minh lại.
Nếu kết quả bất thường, cần có thời gian điều tra, khắc phục và lấy mẫu mới. Việc ép tiến độ có thể khiến doanh nghiệp bỏ qua các tín hiệu quan trọng về chất lượng.
Kiểm nghiệm nước uống chỉ thực sự có ý nghĩa khi mẫu đại diện, chỉ tiêu phù hợp, quá trình vận chuyển được kiểm soát và kết quả được đọc trong đúng bối cảnh. Thay vì xem phiếu kiểm nghiệm là một giấy tờ phải có, doanh nghiệp nên sử dụng nó như một công cụ để hiểu rõ nguồn nước, kiểm soát dây chuyền và bảo vệ chất lượng sản phẩm trong suốt quá trình kinh doanh.
Kiểm nghiệm bánh kẹo cần được triển khai theo đúng đặc điểm của từng sản phẩm thay vì áp dụng một danh sách chỉ tiêu giống nhau cho mọi loại bánh và kẹo. Trước khi gửi mẫu, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ tên sản phẩm, bảng thành phần, quy cách đóng gói, nguồn gốc nguyên liệu và mục đích sử dụng kết quả để đơn vị chuyên môn tư vấn chính xác. Mẫu kiểm nghiệm cũng phải được lấy, bảo quản và vận chuyển đúng cách nhằm hạn chế ảnh hưởng đến kết quả phân tích. Khi nhận phiếu kiểm nghiệm, doanh nghiệp cần kiểm tra tên mẫu, chỉ tiêu, phương pháp thử, đơn vị tính, giới hạn đánh giá và thời hạn của kết quả trước khi đưa vào hồ sơ. Việc thực hiện đúng ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian, tránh phát sinh chi phí kiểm nghiệm lại và tạo cơ sở đáng tin cậy cho hoạt động tự công bố, lưu thông, phân phối cũng như kiểm soát chất lượng bánh kẹo lâu dài.
