Nội quy an toàn thực phẩm là cơ sở để thống nhất cách làm việc của người lao động tại khu vực sản xuất, chế biến, bảo quản và kinh doanh thực phẩm. Mỗi cá nhân đều có thể trở thành nguồn gây nhiễm nếu không tuân thủ yêu cầu về trang phục, vệ sinh tay, sử dụng dụng cụ và xử lý nguyên liệu.
“Làm để dùng mỗi ngày” – Nội quy an toàn thực phẩm không nên chỉ tồn tại khi có đoàn kiểm tra
Nội quy an toàn thực phẩm chỉ thực sự có giá trị khi được đưa vào hoạt động thường ngày của cơ sở, thay vì chỉ được soạn thảo để treo trên tường, kẹp trong hồ sơ hoặc xuất trình khi có đoàn kiểm tra. Trong thực tế, không ít nhà hàng, quán ăn, bếp ăn tập thể, cơ sở sản xuất và cơ sở chế biến thực phẩm có một bộ nội quy khá đầy đủ nhưng nhân viên lại không nhớ rõ nội dung, không biết áp dụng vào thời điểm nào và cũng không có người thường xuyên kiểm tra việc thực hiện.
Một bộ nội quy tốt phải giúp nhân viên chuyển từ trạng thái “biết có quy định” sang “biết chính xác mình phải làm gì”. Khi bước vào ca làm việc, nhân viên phải hiểu mình cần kiểm tra trang phục ra sao, rửa tay khi nào, nguyên liệu sống và thực phẩm chín được bố trí như thế nào, dụng cụ nào dùng cho từng khu vực, rác thải được xử lý ở đâu và khi phát hiện một sự cố thì phải báo cho ai.
Nếu nội quy chỉ chứa những câu chung chung như “giữ vệ sinh”, “bảo đảm an toàn thực phẩm”, “thực hiện đúng quy định” thì rất khó biến thành hành động cụ thể. Ngược lại, nếu nội dung được thiết kế sát với quy trình vận hành, nhân viên có thể nhìn vào là hiểu ngay công việc cần làm.
Đối với cơ sở kinh doanh thực phẩm, mục tiêu của nội quy không phải là tạo thêm giấy tờ. Mục tiêu là tạo một chuẩn chung để tất cả nhân viên đều biết cách làm đúng, quản lý có căn cứ kiểm tra và cơ sở có dữ liệu để phát hiện những điểm đang có nguy cơ gây mất an toàn thực phẩm.
Trọng tâm: nội quy ATTP
Trọng tâm của nội quy ATTP nên tập trung vào những hành vi và công đoạn có khả năng tác động trực tiếp đến chất lượng, vệ sinh và mức độ an toàn của thực phẩm. Không nên biến nội quy thành một tài liệu quá dài chứa nhiều quy định không liên quan trực tiếp đến hoạt động của cơ sở.
Thông thường, nội dung cần bao quát từ vệ sinh cá nhân, rửa tay, trang phục làm việc, tiếp nhận nguyên liệu, bảo quản thực phẩm, sơ chế, chế biến, phân chia thực phẩm sống và chín, vệ sinh dụng cụ, vệ sinh khu vực sản xuất, thu gom rác cho đến cách xử lý sự cố.
Đối với một quán ăn nhỏ, trọng tâm có thể là vệ sinh tay, tách sống – chín, kiểm soát nguồn nguyên liệu và vệ sinh dụng cụ. Trong khi đó, với một cơ sở sản xuất thực phẩm, nội quy có thể cần đi sâu hơn vào khu vực nguyên liệu, dây chuyền sản xuất, khu đóng gói, kho bảo quản và kiểm soát người ra vào khu sản xuất.
Điều quan trọng là nội quy phải phản ánh đúng những rủi ro thực tế của mô hình đang vận hành. Một bộ nội quy được sao chép nguyên mẫu từ cơ sở khác có thể đầy đủ về hình thức nhưng chưa chắc phù hợp với cách tổ chức sản xuất, số lượng nhân viên, mặt bằng hoặc nhóm sản phẩm của cơ sở mình.
Cách tổ chức: ngắn, dễ nhớ và đúng công việc
Nội quy càng gần với thao tác hằng ngày thì khả năng nhân viên thực hiện càng cao. Vì vậy, cách tổ chức nên ưu tiên những câu ngắn, rõ nghĩa, ít thuật ngữ chuyên môn và mô tả trực tiếp hành vi cần thực hiện.
Thay vì ghi rằng “nhân viên phải bảo đảm vệ sinh cá nhân theo quy định”, cơ sở có thể cụ thể hóa thành việc rửa tay trước khi bắt đầu ca, sau khi đi vệ sinh, sau khi xử lý rác, sau khi tiếp xúc thực phẩm sống và trước khi tiếp xúc với thực phẩm đã chế biến.
Tương tự, thay vì chỉ ghi “không để nhiễm chéo”, nội quy có thể quy định rõ dao, thớt, khay hoặc dụng cụ dành cho nguyên liệu sống không được sử dụng trực tiếp cho thực phẩm chín nếu chưa được vệ sinh và xử lý phù hợp.
Cách diễn đạt cụ thể giúp giảm sự khác nhau trong cách hiểu giữa các nhân viên. Một nhân viên mới cũng có thể nhanh chóng nắm được nguyên tắc làm việc mà không cần phải suy đoán ý nghĩa của từng quy định.
Ngoài ra, cơ sở nên tránh viết nội quy quá dài chỉ để tạo cảm giác đầy đủ. Một tài liệu ngắn nhưng nhân viên sử dụng thường xuyên có giá trị hơn nhiều so với một tài liệu hàng chục trang mà không ai đọc sau ngày ký xác nhận.
Chọn người chịu trách nhiệm
Một bộ nội quy dù được thiết kế tốt vẫn có thể nhanh chóng trở thành hình thức nếu không có người chịu trách nhiệm theo dõi. Vì vậy, ngay từ khi ban hành nội quy, cơ sở cần xác định rõ ai là người trực tiếp kiểm tra, nhắc nhở và tổng hợp các vấn đề phát sinh.
Đối với hộ kinh doanh hoặc quán ăn nhỏ, người chịu trách nhiệm có thể chính là chủ cơ sở. Trong nhà hàng có nhiều nhân viên, vai trò này có thể giao cho quản lý, bếp trưởng hoặc ca trưởng. Đối với cơ sở sản xuất lớn hơn, có thể giao cho người phụ trách chất lượng hoặc người phụ trách an toàn thực phẩm.
Người chịu trách nhiệm không nhất thiết phải đứng cạnh nhân viên trong suốt ca làm việc. Điều quan trọng là phải có cơ chế kiểm tra định kỳ và có thẩm quyền yêu cầu khắc phục khi phát hiện sai lệch.
Chẳng hạn, nếu phát hiện khu sơ chế thường xuyên chưa được vệ sinh đúng sau cuối ca, người phụ trách phải xác định nguyên nhân. Có thể do nhân viên không được phân công rõ, không đủ dụng cụ vệ sinh, thời gian cuối ca quá gấp hoặc biểu mẫu kiểm tra chưa phù hợp. Khi đó, việc xử lý phải đi vào nguyên nhân thay vì chỉ nhắc nhở chung chung.
Đặt lịch cập nhật rõ ràng
Nội quy an toàn thực phẩm không phải tài liệu ban hành một lần rồi giữ nguyên mãi. Hoạt động của cơ sở có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy nội quy cũng cần được rà soát để bảo đảm vẫn phù hợp.
Cơ sở có thể quy định thời điểm xem xét lại nội quy định kỳ theo tháng, quý hoặc theo từng giai đoạn hoạt động. Ngoài ra, cần cập nhật ngay khi có thay đổi đáng kể như mở rộng khu chế biến, bổ sung máy móc, thay đổi sản phẩm, đổi nguyên liệu chính, tổ chức thêm ca làm hoặc thay người phụ trách.
Ví dụ, trước đây cơ sở chỉ bán tại chỗ nhưng sau đó mở thêm kênh giao hàng. Khi đó, nội quy có thể cần bổ sung quy định về đóng gói, bảo quản trong thời gian chờ giao, khu vực bàn giao đơn hàng và xử lý thực phẩm bị hoàn trả.
Việc cập nhật đều đặn giúp nội quy luôn phản ánh đúng tình trạng vận hành. Đây cũng là cách hạn chế tình trạng tài liệu một kiểu nhưng thực tế lại thực hiện theo một cách hoàn toàn khác.
Bắt đầu Nội quy an toàn thực phẩm từ một ngày vận hành thực tế
Một cách hiệu quả để xây dựng nội quy là không bắt đầu từ giấy tờ mà bắt đầu từ một ngày làm việc thực tế. Cơ sở có thể quan sát toàn bộ chu trình từ lúc nhân viên mở cửa, chuẩn bị khu vực, nhận nguyên liệu, sơ chế, chế biến, phục vụ, vệ sinh cho đến khi đóng cửa.
Mỗi thời điểm đều có những nguy cơ khác nhau và cần những nguyên tắc kiểm soát khác nhau. Khi nội quy được xây theo luồng vận hành, nhân viên sẽ dễ hình dung hơn vì nội dung gắn trực tiếp với công việc họ đang làm.
Cách tiếp cận này cũng giúp cơ sở phát hiện những khoảng trống trước đây chưa được quy định. Có những thao tác vẫn được nhân viên thực hiện theo thói quen nhưng chưa có hướng dẫn thống nhất. Khi quan sát thực tế, quản lý có thể đưa những điểm này vào nội quy để giảm sự phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân.
Đầu ca
Đầu ca là thời điểm thiết lập điều kiện ban đầu cho một ngày hoặc một ca làm việc an toàn. Nếu khu vực, dụng cụ hoặc nhân viên đã không đạt yêu cầu ngay từ đầu thì nguy cơ sai lệch sẽ kéo dài xuyên suốt ca.
Nhân viên nên kiểm tra trang phục làm việc, tóc, tay, tình trạng sức khỏe và các vật dụng cá nhân trước khi tiếp xúc thực phẩm. Người làm trực tiếp với thực phẩm cần bảo đảm quần áo sạch, tóc được kiểm soát phù hợp và không mang những vật dụng có nguy cơ gây nhiễm bẩn hoặc rơi vào thực phẩm.
Song song với đó, khu vực làm việc cũng cần được kiểm tra. Bàn sơ chế, dụng cụ, bồn rửa, khu bảo quản, thiết bị lạnh, thùng rác và khu vực thoát nước cần ở trạng thái sẵn sàng sử dụng.
Nếu phát hiện tủ lạnh không đủ lạnh, bàn chế biến còn bẩn từ ca trước hoặc có dấu hiệu côn trùng, vấn đề phải được xử lý trước khi tiếp tục công việc. Việc phát hiện sớm luôn dễ kiểm soát hơn khi nguyên liệu đã được đưa vào chế biến.
Trong quá trình chế biến/sản xuất
Đây là giai đoạn có nhiều hoạt động diễn ra liên tục nên nguy cơ nhiễm chéo và sai lệch cũng cao nhất. Nội quy cần giúp nhân viên duy trì các nguyên tắc an toàn trong suốt quá trình làm việc, không chỉ vào lúc bắt đầu ca.
Nhân viên cần chú ý việc sử dụng đúng dụng cụ cho từng nhóm nguyên liệu, hạn chế để thực phẩm tiếp xúc trực tiếp với bề mặt không bảo đảm vệ sinh và thay đổi găng tay hoặc rửa tay khi chuyển từ công việc có nguy cơ nhiễm bẩn sang công việc sạch hơn.
Thực phẩm sống, thực phẩm đang sơ chế và thực phẩm đã nấu chín cần được phân tách hợp lý. Không nên đặt thực phẩm chín tại vị trí có nguy cơ bị nước từ nguyên liệu sống, dụng cụ bẩn hoặc tay chưa vệ sinh tiếp xúc.
Trong quá trình chế biến, nhân viên cũng phải chú ý đến việc để nguyên liệu ngoài môi trường quá lâu, đóng mở tủ bảo quản thường xuyên, sử dụng dụng cụ đã rơi xuống sàn hoặc để thực phẩm không được che chắn.
Nếu nội quy được tổ chức đúng, nhân viên sẽ hiểu rằng ATTP không phải là một bước riêng biệt mà là yêu cầu xuyên suốt từ lúc bắt đầu cho đến khi món ăn hoặc sản phẩm hoàn thành.
Cuối ca
Cuối ca là thời điểm rất dễ bị xem nhẹ vì nhân viên thường muốn hoàn thành công việc nhanh để ra về. Tuy nhiên, đây lại là giai đoạn quyết định điều kiện bắt đầu của ca tiếp theo.
Các khu vực chế biến, bàn, dụng cụ và thiết bị cần được vệ sinh theo đúng phân công. Thực phẩm còn lại phải được kiểm tra, phân loại và bảo quản theo cách phù hợp. Những thực phẩm không còn bảo đảm yêu cầu không nên được giữ lại chỉ vì muốn tiết kiệm chi phí.
Rác thải cần được thu gom, thùng rác được xử lý và khu vực xung quanh phải được kiểm tra để hạn chế côn trùng hoặc mùi phát sinh.
Ngoài vệ sinh, cuối ca còn là thời điểm cần rà soát các sự cố trong ngày. Nếu thiết bị có dấu hiệu bất thường, nguyên liệu có vấn đề hoặc một khu vực chưa được xử lý hoàn toàn, phải có thông tin bàn giao rõ ràng cho ca kế tiếp.
Khi có sự cố
Sự cố ATTP có thể phát sinh bất ngờ và nếu không có hướng dẫn trước, mỗi nhân viên sẽ xử lý theo một cách khác nhau. Vì vậy, nội quy cần mô tả rõ nguyên tắc phản ứng khi xảy ra vấn đề.
Một số trường hợp thường gặp có thể bao gồm phát hiện nguyên liệu có mùi lạ, thực phẩm thay đổi màu sắc, mất điện làm gián đoạn bảo quản lạnh, tủ lạnh hỏng, côn trùng xuất hiện trong khu vực chế biến, dụng cụ bị vỡ hoặc có vật lạ rơi vào thực phẩm.
Nhân viên cần biết bước đầu tiên là gì, thực phẩm nào cần tạm ngừng sử dụng, khu vực nào cần cách ly và ai là người phải được thông báo.
Không nên để nhân viên tự quyết định tiếp tục sử dụng một lô thực phẩm nghi ngờ chỉ vì chưa muốn làm gián đoạn hoạt động. Khi chưa xác định được mức độ an toàn, nguyên tắc ưu tiên nên là kiểm soát rủi ro trước.
Sau khi xử lý, sự cố cần được ghi nhận để quản lý có thể rà soát nguyên nhân và xem liệu có cần thay đổi quy trình hay không.
Những dữ liệu nào phải xuất hiện trong Nội quy an toàn thực phẩm?
Một bộ nội quy có giá trị không chỉ nằm ở câu chữ quy định mà còn phải tạo ra được thông tin chứng minh việc thực hiện. Nếu cơ sở có nội quy nhưng không có dữ liệu, rất khó biết nhân viên có thực hiện thường xuyên hay không và khi có sai lệch thì đã xử lý ra sao.
Dữ liệu không cần quá phức tạp. Đối với nhiều cơ sở, một hệ thống ghi nhận đơn giản nhưng liên tục sẽ hữu ích hơn rất nhiều so với biểu mẫu chi tiết nhưng ít được cập nhật.
Điều quan trọng nhất là dữ liệu phải giúp trả lời được những câu hỏi cơ bản: việc gì đã được kiểm tra, kiểm tra khi nào, ai thực hiện, kết quả ra sao và nếu có lỗi thì đã xử lý như thế nào.
Nhóm chính: rửa tay, trang phục, sống chín, rác thải, sự cố
Những dữ liệu cốt lõi nên xoay quanh các nhóm có tác động trực tiếp đến ATTP. Rửa tay là một ví dụ điển hình vì bàn tay có thể trở thành nguồn lây nhiễm nếu nhân viên chuyển từ xử lý rác, nguyên liệu sống hoặc công việc vệ sinh sang tiếp xúc thực phẩm chín mà không làm sạch tay.
Trang phục cũng cần được kiểm soát. Nhân viên bước vào khu chế biến với trang phục không phù hợp, tóc không được che gọn hoặc sử dụng vật dụng cá nhân trong khu vực thực phẩm có thể làm tăng nguy cơ nhiễm bẩn.
Việc phân tách thực phẩm sống và chín phải được phản ánh trong cách tổ chức mặt bằng, dụng cụ và thao tác. Đây không chỉ là việc đặt hai loại thực phẩm ở hai vị trí khác nhau mà còn liên quan đến dao, thớt, khay, găng tay, tay nhân viên và bề mặt chế biến.
Rác thải cần được thu gom kịp thời và không để ảnh hưởng đến khu vực sạch. Nếu xảy ra sự cố, dữ liệu phải cho thấy sự cố đã được phát hiện, báo cáo và xử lý.
Ngày giờ
Ngày giờ là dữ liệu quan trọng để xác định chính xác thời điểm một công việc hoặc sự cố diễn ra. Khi cơ sở hoạt động nhiều ca, chỉ ghi ngày mà không ghi thời điểm đôi khi chưa đủ để truy lại ai đã làm việc hoặc lô sản phẩm nào đang được xử lý.
Không phải mọi hoạt động đều cần ghi chi tiết đến từng phút. Tuy nhiên, những sự kiện quan trọng như tiếp nhận nguyên liệu có vấn đề, phát hiện thiết bị hỏng hoặc phát sinh sự cố nên có thời gian tương đối rõ.
Ngày giờ còn giúp cơ sở kiểm tra tính liên tục của việc ghi chép. Nếu một biểu mẫu thường xuyên thiếu ngày hoặc chỉ được cập nhật dồn vào cuối tuần, đó có thể là dấu hiệu việc thực hiện chưa phản ánh đúng vận hành thực tế.
Người thực hiện
Việc xác định người thực hiện giúp tăng tính rõ ràng trong phân công. Khi một vấn đề được phát hiện sau đó, quản lý biết ai có thể cung cấp thông tin về tình huống đã xảy ra.
Điều này không có nghĩa mọi dữ liệu phải gắn với trách nhiệm xử phạt cá nhân. Mục tiêu chính là bảo đảm công việc có người chịu trách nhiệm rõ ràng và tránh tình trạng một nhiệm vụ được giao chung cho cả nhóm nhưng cuối cùng không ai thực hiện.
Đối với khu vực có nhiều người, cơ sở có thể xác định người phụ trách chính theo ca hoặc theo công đoạn. Người này chịu trách nhiệm xác nhận việc kiểm tra đã hoàn tất.
Kết quả hoặc hành động xử lý
Chỉ ghi nhận một lỗi là chưa đủ. Dữ liệu cần thể hiện sau khi phát hiện lỗi thì cơ sở đã làm gì.
Ví dụ, nếu ghi “khu sơ chế chưa sạch”, phần tiếp theo phải cho thấy khu vực đã được vệ sinh lại hay chưa. Nếu phát hiện nguyên liệu có dấu hiệu bất thường, phải thể hiện lô hàng đã được tách riêng, trả lại nhà cung cấp hay xử lý theo hướng nào.
Thông tin này giúp biến hồ sơ từ tài liệu ghi nhận thành công cụ quản lý. Qua thời gian, quản lý có thể xem loại lỗi nào xuất hiện nhiều nhất và biện pháp hiện tại có thực sự hiệu quả hay không.
Nếu một vấn đề liên tục lặp lại dù đã nhiều lần ghi “đã xử lý”, có thể nguyên nhân gốc chưa được giải quyết.
Ai nên là người ghi và ai nên là người kiểm tra Nội quy an toàn thực phẩm?
Một hệ thống nội quy hiệu quả thường có ít nhất hai tầng trách nhiệm: người trực tiếp thực hiện và người kiểm tra. Tuy nhiên, cách phân công cần phù hợp với quy mô cơ sở để không tạo ra quá nhiều thủ tục.
Ở cơ sở nhỏ, một người có thể đảm nhiệm nhiều vai trò. Trong cơ sở nhiều nhân viên hoặc nhiều ca, việc phân cấp rõ ràng sẽ giúp thông tin không bị bỏ sót.
Điểm quan trọng là không để tình trạng “ai cũng có trách nhiệm” nhưng khi xảy ra vấn đề lại không xác định được người chịu trách nhiệm chính.
Nhân viên trực tiếp
Nhân viên trực tiếp là người tiếp xúc với nguyên liệu, dụng cụ, thực phẩm và khu vực làm việc mỗi ngày. Vì vậy, họ là tuyến đầu tiên phát hiện các dấu hiệu bất thường.
Nếu nhân viên thấy nguyên liệu có vấn đề nhưng vẫn tiếp tục sử dụng vì nghĩ rằng trách nhiệm thuộc về quản lý thì hệ thống kiểm soát đã thất bại ngay từ bước đầu.
Do đó, nội quy cần tạo cho nhân viên quyền và trách nhiệm báo cáo khi phát hiện điều kiện không bảo đảm. Họ cũng cần được hướng dẫn rõ trường hợp nào có thể tự xử lý và trường hợp nào phải báo ngay cho người quản lý.
Việc ghi nhận nên được thiết kế đơn giản để nhân viên không cảm thấy phải dành quá nhiều thời gian cho giấy tờ.
Ca trưởng
Ca trưởng là cầu nối giữa nhân viên trực tiếp và quản lý. Trong cơ sở hoạt động nhiều ca, đây là vị trí rất quan trọng đối với việc duy trì tính liên tục của nội quy.
Ca trưởng có thể kiểm tra nhanh tình trạng đầu ca, theo dõi những vấn đề phát sinh và xác nhận việc xử lý cuối ca.
Nếu một nhân viên báo tủ bảo quản có dấu hiệu bất thường, ca trưởng cần kiểm tra và quyết định có cần chuyển thực phẩm sang thiết bị khác hay báo quản lý.
Cuối ca, ca trưởng cũng là người phù hợp để tổng hợp những vấn đề chưa xử lý xong và bàn giao sang ca tiếp theo.
Quản lý
Quản lý không nhất thiết phải trực tiếp kiểm tra từng thao tác nhưng cần sử dụng dữ liệu từ nội quy để nhìn thấy bức tranh tổng thể.
Nếu một lỗi chỉ xuất hiện một lần, có thể đó là sai sót cá nhân. Nhưng nếu lỗi tương tự xuất hiện liên tục trong nhiều ngày hoặc nhiều ca, quản lý cần xem xét vấn đề ở cấp độ quy trình.
Ví dụ, nhân viên thường xuyên quên thay găng tay có thể không chỉ do ý thức mà còn do vị trí đặt găng không thuận tiện hoặc quy trình chưa hướng dẫn rõ thời điểm cần thay.
Vai trò của quản lý là biến dữ liệu hằng ngày thành quyết định cải thiện.
Người phụ trách ATTP
Người phụ trách ATTP thường có vai trò sâu hơn trong việc rà soát hệ thống. Người này có thể kiểm tra nội quy có còn phù hợp với quy trình thực tế, hướng dẫn nhân viên mới và đề xuất thay đổi biểu mẫu.
Nếu cơ sở mở thêm khu vực sản xuất, thay đổi sản phẩm hoặc điều chỉnh dây chuyền, người phụ trách ATTP cần xem những thay đổi đó có làm phát sinh nguy cơ mới hay không.
Đồng thời, đây cũng là người có thể tổng hợp các lỗi thường gặp để tổ chức hướng dẫn lại cho nhân viên thay vì chỉ nhắc từng trường hợp riêng lẻ.
Cách thiết kế biểu mẫu Nội quy an toàn thực phẩm để nhân viên chịu dùng
Một trong những lý do khiến nhân viên bỏ qua biểu mẫu là biểu mẫu quá dài hoặc yêu cầu ghi quá nhiều thông tin. Nếu mỗi lần kiểm tra phải viết hàng loạt nội dung giống nhau, người sử dụng dễ phát sinh tâm lý ghi cho xong.
Biểu mẫu nội quy cần được thiết kế theo hướng hỗ trợ công việc chứ không trở thành gánh nặng hành chính.
Cơ sở nên quan sát thời điểm nhân viên sử dụng biểu mẫu, thời gian cần để hoàn thành và những mục nào thường xuyên bị bỏ trống. Đây là dữ liệu quan trọng để điều chỉnh thiết kế.
Ít cột nhưng đủ ý
Một biểu mẫu không cần nhiều cột để chứng minh rằng cơ sở quản lý chặt chẽ. Ngược lại, quá nhiều trường thông tin đôi khi làm người ghi mất tập trung vào nội dung thực sự quan trọng.
Cơ sở nên giữ những thông tin cần thiết như thời điểm kiểm tra, nội dung, kết quả, người thực hiện và cách xử lý nếu có bất thường.
Nếu một cột tồn tại trong biểu mẫu nhưng nhiều tháng không bao giờ được sử dụng, cần xem lại liệu nó có thực sự cần thiết hay không.
Biểu mẫu càng tinh gọn, khả năng được sử dụng thường xuyên càng cao.
Dùng lựa chọn/tick khi phù hợp
Đối với những nội dung có tính lặp lại, hình thức lựa chọn hoặc đánh dấu có thể giúp giảm đáng kể thời gian ghi.
Ví dụ, điều kiện trang phục, vệ sinh khu vực hoặc tình trạng dụng cụ có thể được thiết kế theo dạng đạt hoặc chưa đạt, miễn là cơ sở có quy định rõ tiêu chí thế nào được xem là đạt.
Nhân viên chỉ cần ghi bổ sung khi xuất hiện tình trạng đặc biệt.
Cách này vừa giảm khối lượng chữ viết vừa làm dữ liệu dễ rà soát hơn. Khi quản lý nhìn vào biểu mẫu, các trường hợp bất thường sẽ nổi bật thay vì bị chìm trong hàng loạt câu chữ lặp lại.
Chỉ yêu cầu ghi tay phần bất thường
Phần ghi tay nên tập trung vào nội dung thật sự cần giải thích. Nếu mọi ngày đều yêu cầu nhân viên viết lại “khu vực sạch sẽ, không có vấn đề”, việc ghi chép nhanh chóng trở thành hình thức.
Thay vào đó, khi trạng thái bình thường, nhân viên có thể đánh dấu xác nhận. Chỉ khi xuất hiện lỗi mới cần mô tả.
Ví dụ, nếu tủ lạnh hoạt động bình thường thì chỉ cần xác nhận. Nếu tủ có dấu hiệu bất thường, nhân viên ghi thêm tình trạng, thời điểm phát hiện và cách xử lý.
Phương pháp này khiến dữ liệu bất thường trở nên có giá trị hơn vì người quản lý dễ dàng tập trung vào những gì cần quan tâm.
Đặt biểu mẫu ngay nơi làm việc
Vị trí đặt biểu mẫu ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng được sử dụng. Nếu nhân viên phải rời khỏi khu vực làm việc, đi vào văn phòng hoặc tìm trong một tập hồ sơ mới có thể ghi, khả năng họ trì hoãn việc cập nhật sẽ cao.
Biểu mẫu nên được đặt gần nơi hành vi cần kiểm soát diễn ra. Biểu mẫu về vệ sinh khu vực có thể đặt tại điểm bàn giao ca. Nội dung liên quan đến kho có thể đặt tại khu vực quản lý kho.
Đối với cơ sở sử dụng phương thức điện tử, thiết bị hoặc mã truy cập cũng cần thuận tiện tương tự.
Nguyên tắc là việc ghi nhận nên diễn ra ngay sau khi kiểm tra hoặc xử lý, không nên phụ thuộc vào việc nhân viên nhớ lại nhiều giờ sau đó.
Điểm dễ thất bại nhất của Nội quy an toàn thực phẩm: nội quy dài nhưng nhân viên không áp dụng
Một bộ nội quy có thể rất đầy đủ trên giấy nhưng vẫn thất bại nếu nhân viên không sử dụng. Đây là vấn đề phổ biến khi tài liệu được xây dựng chủ yếu để đáp ứng hồ sơ thay vì để phục vụ quản lý hằng ngày.
Dấu hiệu dễ nhận thấy là nhân viên ký xác nhận đã đọc nhưng khi hỏi lại không biết quy định cụ thể. Một dấu hiệu khác là biểu mẫu luôn có kết quả hoàn hảo nhưng quan sát thực tế lại phát hiện nhiều điểm chưa đúng.
Muốn giải quyết vấn đề này, cơ sở cần xem lại toàn bộ cách thiết kế, hướng dẫn và kiểm tra nội quy.
Nhận diện hành vi hình thức
Hành vi hình thức thường xuất hiện khi nhân viên coi việc ghi nội quy là một nhiệm vụ giấy tờ tách biệt khỏi công việc thật.
Ví dụ, cuối ngày nhân viên mới nhớ ra phải điền biểu mẫu và đánh dấu toàn bộ các mục là đạt dù thực tế không kiểm tra từng nội dung.
Một dấu hiệu khác là nhiều ngày liên tiếp chữ viết, kết quả và cách ghi hoàn toàn giống nhau, trong khi hoạt động thực tế chắc chắn có thay đổi.
Quản lý cần xem dữ liệu có phù hợp với quan sát thực tế hay không. Nếu hồ sơ luôn đẹp nhưng công việc không đúng, cần ưu tiên sửa cách vận hành thay vì chỉ cố làm hồ sơ hoàn chỉnh.
Đổi cách ghi cho sát công việc
Nếu nhân viên thường xuyên bỏ sót việc ghi, trước khi kết luận rằng họ thiếu ý thức, cơ sở nên xem biểu mẫu có được thiết kế đúng thời điểm sử dụng hay chưa.
Một biểu mẫu nên đi theo trình tự công việc. Nội dung kiểm tra đầu ca được đặt ở đầu, nội dung trong quá trình vận hành ở giữa và phần bàn giao ở cuối.
Khi cách ghi trùng với trình tự làm việc, nhân viên dễ thực hiện hơn.
Cơ sở cũng nên loại bỏ những nội dung không còn phù hợp. Nếu một khu vực hoặc thiết bị đã thay đổi nhưng biểu mẫu vẫn giữ câu hỏi cũ, nhân viên sẽ nhanh chóng xem biểu mẫu là thủ tục không liên quan.
Kiểm tra chéo ngẫu nhiên
Kiểm tra chéo là cách tốt để đánh giá độ tin cậy của dữ liệu. Quản lý không cần đứng giám sát liên tục mà có thể chọn ngẫu nhiên một vài nội dung để đối chiếu.
Ví dụ, nếu biểu mẫu ghi khu vực vệ sinh đạt, quản lý có thể kiểm tra trực tiếp vào một thời điểm bất kỳ. Nếu dữ liệu và thực tế thường xuyên không khớp, cần xem lại cách ghi.
Kiểm tra ngẫu nhiên cũng giúp tránh tâm lý chỉ chuẩn bị tốt khi biết trước thời điểm kiểm tra.
Mục đích không phải để tìm lỗi nhân viên mà để xác định hệ thống có đang phản ánh đúng hoạt động hay không.
Xử lý chênh lệch ngay
Khi phát hiện thông tin trên biểu mẫu không giống thực tế, nên xử lý ngay khi thông tin còn rõ ràng.
Cần hỏi nguyên nhân vì sao có chênh lệch. Có thể nhân viên hiểu sai tiêu chí, quên cập nhật, ghi trước khi kiểm tra hoặc thấy biểu mẫu quá phức tạp.
Nếu chỉ yêu cầu sửa lại biểu mẫu mà không giải quyết nguyên nhân, vấn đề có thể tiếp tục lặp lại.
Việc xử lý ngay cũng giúp nhân viên hiểu rằng dữ liệu được sử dụng thật sự, từ đó tăng mức độ nghiêm túc trong những lần ghi tiếp theo.
TPHCM: cơ sở nhiều ca nên bàn giao Nội quy an toàn thực phẩm thế nào?
Tại TPHCM, nhiều nhà hàng, quán ăn, bếp ăn, cửa hàng thực phẩm và cơ sở sản xuất hoạt động từ sáng sớm đến tối muộn, thậm chí chia thành nhiều ca liên tục. Khi số lượng ca tăng, rủi ro thông tin bị đứt đoạn cũng tăng theo.
Một vấn đề xảy ra cuối ca sáng nhưng không được ghi lại có thể bị ca chiều bỏ qua. Đến ca tối, tình trạng có thể trở nên nghiêm trọng hơn mà người sau không biết nguyên nhân bắt đầu từ đâu.
Vì vậy, bàn giao nội quy cần được xem như một phần chính thức của quy trình vận hành.
Chốt dữ liệu cuối ca
Trước khi ca làm kết thúc, người phụ trách nên dành một khoảng thời gian ngắn để rà lại những nội dung quan trọng.
Các công việc kiểm tra đã hoàn thành chưa, có phát sinh lỗi nào không, vấn đề nào đã xử lý và vấn đề nào vẫn còn tồn tại cần được thể hiện rõ.
Không nên để việc ghi nhận sang ngày hôm sau vì thông tin dễ bị quên hoặc thiếu chính xác.
Việc chốt dữ liệu cuối ca cũng giúp ca trưởng xác nhận rằng không còn công việc quan trọng nào đang ở trạng thái không rõ trách nhiệm.
Bàn giao việc chưa xong
Không phải sự cố nào cũng có thể giải quyết ngay trong cùng một ca. Ví dụ, thiết bị hỏng có thể phải chờ kỹ thuật, nguyên liệu có vấn đề cần chờ nhà cung cấp phản hồi hoặc một khu vực cần được vệ sinh sâu hơn sau khi ngừng hoạt động.
Những việc này cần được ghi rõ và bàn giao cho người nhận ca.
Thông tin nên đủ để người sau biết vấn đề là gì, đã thực hiện bước nào và bước tiếp theo cần làm gì.
Nếu chỉ bàn giao bằng miệng, thông tin có thể bị thiếu hoặc thay đổi khi qua nhiều người.
Ghi sự cố
Sự cố cần được ghi lại ngay cả khi đã được xử lý xong. Đây là dữ liệu quan trọng để cơ sở xem xét xu hướng và phòng ngừa tái diễn.
Ví dụ, nếu cùng một tủ lạnh phát sinh sự cố nhiều lần trong tháng, dữ liệu cho thấy đây không còn là vấn đề đơn lẻ mà có thể cần sửa chữa lớn hoặc thay thiết bị.
Tương tự, nếu một khu vực thường xuyên bị phát hiện chưa sạch ở ca giao nhau, cơ sở có thể cần điều chỉnh trách nhiệm bàn giao.
Ghi sự cố giúp biến kinh nghiệm từng ngày thành thông tin quản lý lâu dài.
Quản lý rà theo ngày
Đối với cơ sở nhiều ca, quản lý nên có một thời điểm cố định để rà lại dữ liệu trong ngày.
Không nhất thiết phải đọc từng dòng nhưng cần tập trung vào các mục bất thường, lỗi chưa xử lý và sự cố lặp lại.
Nếu thấy một vấn đề xuất hiện ở nhiều ca khác nhau, quản lý cần xác định nguyên nhân chung.
Việc rà theo ngày giúp xử lý vấn đề khi còn nhỏ thay vì đợi đến cuối tuần hoặc cuối tháng mới phát hiện.
Khi thay nhân sự, Nội quy an toàn thực phẩm cần cập nhật những gì?
Biến động nhân sự là một trong những nguyên nhân khiến nội quy mất tính liên tục. Một người đã được hướng dẫn đầy đủ nghỉ việc nhưng người mới thay thế chưa được đào tạo có thể khiến quy trình bị đứt đoạn.
Vì vậy, thay nhân sự không chỉ là vấn đề bố trí người làm mà còn là thời điểm cần rà lại trách nhiệm ATTP.
Đặc biệt ở những cơ sở có nhân viên thời vụ, nhân viên part-time hoặc thay đổi ca thường xuyên, nội dung này càng cần được quản lý chặt.
Người phụ trách
Nếu người phụ trách nghỉ việc, đổi vị trí hoặc chuyển ca, cơ sở phải xác định người thay thế ngay.
Không nên để khoảng thời gian mà nhân viên không biết ai chịu trách nhiệm xử lý sự cố hoặc ký xác nhận.
Tên, chức danh hoặc cách liên hệ nội bộ của người phụ trách mới nên được cập nhật tại những nơi liên quan.
Việc phân công rõ ràng giúp tránh tình trạng một vấn đề bị trì hoãn vì nhân viên chờ người có thẩm quyền quyết định.
Danh sách người làm
Danh sách người trực tiếp tham gia chế biến, sản xuất hoặc quản lý thực phẩm cần phản ánh đúng tình trạng hiện tại.
Nếu danh sách có nhiều người đã nghỉ hoặc thiếu nhân viên mới, cơ sở sẽ khó quản lý việc đào tạo và phân công.
Cập nhật danh sách còn giúp xác định ai đang làm ở từng ca, từng khu vực và từng công đoạn.
Khi phát sinh vấn đề, việc truy lại thông tin cũng nhanh hơn.
Hướng dẫn
Nhân viên mới phải được hướng dẫn trước khi đảm nhận công việc liên quan trực tiếp đến thực phẩm.
Việc chỉ đưa cho nhân viên một bản nội quy rồi yêu cầu tự đọc thường chưa đủ. Người quản lý nên giải thích những nội dung chính gắn với chính vị trí công việc của họ.
Người làm sơ chế cần được hướng dẫn kỹ về sống – chín và dụng cụ. Người làm khu vệ sinh cần hiểu cách tránh làm nhiễm bẩn khu chế biến. Người đóng gói cần biết cách giữ sản phẩm sau chế biến.
Hướng dẫn càng sát vị trí, khả năng ghi nhớ và thực hiện càng cao.
Chữ ký/xác nhận
Chữ ký hoặc hình thức xác nhận có thể được sử dụng để ghi nhận rằng nhân viên đã được hướng dẫn nội quy.
Tuy nhiên, cơ sở không nên xem chữ ký là mục tiêu cuối cùng. Một tờ giấy có đầy đủ chữ ký nhưng nhân viên không hiểu nội dung vẫn không giúp giảm rủi ro.
Sau hướng dẫn, quản lý có thể kiểm tra nhanh bằng cách hỏi hoặc quan sát thao tác thực tế.
Xác nhận chỉ có giá trị khi đi kèm với việc nhân viên thật sự biết và áp dụng yêu cầu.
Cách tự kiểm tra Nội quy an toàn thực phẩm trong 15 phút mỗi tuần
Cơ sở không nhất thiết phải dành hàng giờ mỗi tuần để kiểm tra nội quy. Một lần rà soát ngắn khoảng 15 phút nhưng được thực hiện đều đặn có thể giúp phát hiện sớm nhiều vấn đề.
Thay vì xem toàn bộ tài liệu, quản lý có thể chọn một số ngày, một số ca hoặc một khu vực để kiểm tra ngẫu nhiên.
Cách kiểm tra này vừa tiết kiệm thời gian vừa tạo thói quen duy trì hệ thống.
Có thiếu ngày không?
Bước đầu tiên là nhìn vào tính liên tục của dữ liệu.
Nếu biểu mẫu cần cập nhật hằng ngày nhưng có nhiều ngày bị bỏ trống, cần tìm hiểu lý do. Có thể hôm đó cơ sở không hoạt động, nhưng cũng có thể nhân viên quên ghi hoặc chưa có người phụ trách.
Nếu thiếu ngày diễn ra thường xuyên, đây là dấu hiệu hệ thống chưa được tích hợp tốt vào công việc.
Quản lý cần xử lý nguyên nhân thay vì chỉ yêu cầu điền bổ sung sau đó.
Có nội dung bất thường không?
Các dòng ghi chú bất thường thường có giá trị quản lý cao nhất.
Nếu nhân viên ghi có nguyên liệu không đạt, thiết bị gặp lỗi hoặc khu vực phải vệ sinh lại, quản lý nên xem cách xử lý đã phù hợp chưa.
Không nên chỉ quan tâm xem biểu mẫu có đủ chữ ký.
Một hồ sơ tốt phải giúp quản lý nhìn thấy những gì đã xảy ra và những gì cần cải thiện.
Có việc đã xử lý nhưng chưa ghi?
Trong thực tế, có trường hợp nhân viên xử lý đúng nhưng quên ghi lại.
Ví dụ, phát hiện bàn chưa sạch và đã vệ sinh lại ngay nhưng không cập nhật biểu mẫu. Về mặt vận hành, vấn đề đã được xử lý, nhưng về mặt dữ liệu thì hệ thống vẫn thiếu thông tin.
Quản lý nên nhắc nhân viên rằng ghi nhận là bước cuối cùng của quá trình xử lý.
Nếu không có dữ liệu, về sau rất khó đánh giá mức độ thường xuyên của từng vấn đề.
Có biểu mẫu nào không còn phù hợp?
Mỗi tuần hoặc mỗi tháng, quản lý nên để ý những biểu mẫu thường xuyên bị bỏ qua.
Có thể nguyên nhân không phải do nhân viên mà do chính biểu mẫu đã lỗi thời.
Nếu cơ sở thay đổi thiết bị, mặt bằng hoặc quy trình nhưng biểu mẫu không thay đổi, nhiều trường thông tin sẽ trở nên vô nghĩa.
Khi đó, nên điều chỉnh ngay để tài liệu quay trở lại đúng vai trò hỗ trợ vận hành.
Checklist để Nội quy an toàn thực phẩm trở thành hồ sơ có giá trị thực tế
Một bộ nội quy ATTP có giá trị không được đánh giá bằng độ dày của tập hồ sơ mà bằng khả năng giúp cơ sở vận hành ổn định hơn.
Nếu nội quy giúp nhân viên biết việc phải làm, giúp quản lý phát hiện sai lệch và tạo ra bằng chứng về việc xử lý, nó đang thực hiện đúng chức năng.
Ngược lại, nếu nội quy chỉ được mở ra khi có kiểm tra, cơ sở cần xem lại cách tổ chức.
Có người dùng
Mỗi biểu mẫu, mỗi nội dung trong nội quy phải có người sử dụng cụ thể.
Người đó phải hiểu lúc nào mình cần thực hiện và nội dung liên quan đến công việc nào.
Nếu quản lý hỏi “ai đang dùng biểu mẫu này?” mà không ai trả lời rõ, rất có thể tài liệu đang tồn tại mang tính hình thức.
Việc xác định người dùng giúp gắn nội quy với hoạt động thực tế.
Có người kiểm
Bên cạnh người sử dụng, cần có người kiểm tra ở cấp độ phù hợp.
Người kiểm không nhất thiết phải ký vào mọi dòng. Quan trọng hơn là họ phải thật sự đọc dữ liệu, đối chiếu thực tế và can thiệp khi phát hiện vấn đề.
Đối với cơ sở nhỏ, chủ cơ sở có thể kiểm tra định kỳ. Với cơ sở nhiều ca, ca trưởng và quản lý có thể chia nhau trách nhiệm.
Khi có người kiểm thực sự, chất lượng dữ liệu cũng thường được cải thiện.
Có dữ liệu thật
Dữ liệu thật không có nghĩa là hồ sơ lúc nào cũng phải đẹp.
Trong vận hành thực tế, có ngày sẽ xuất hiện lỗi, thiết bị có thể gặp sự cố, nhân viên có thể cần làm lại một bước hoặc nguyên liệu có thể không đạt.
Nếu biểu mẫu luôn ghi tất cả đều hoàn hảo trong nhiều tháng, quản lý nên xem lại tính xác thực.
Một hồ sơ có giá trị là hồ sơ phản ánh đúng thực tế, bao gồm cả những vấn đề đã xảy ra.
Có hành động khi phát hiện lỗi
Điểm cuối cùng và quan trọng nhất là nội quy phải dẫn đến hành động.
Phát hiện lỗi nhưng không xử lý thì việc ghi nhận gần như không tạo ra giá trị. Khi có vấn đề, cơ sở cần xác định biện pháp, người thực hiện và trạng thái sau khi xử lý.
Nếu lỗi lặp lại, không nên chỉ tiếp tục nhắc nhân viên. Cần xem nguyên nhân nằm ở quy trình, thiết bị, bố trí mặt bằng, thời gian làm việc hay đào tạo.
Khi nội quy giúp cơ sở chuyển từ “phát hiện lỗi” sang “khắc phục và ngăn lỗi lặp lại”, lúc đó tài liệu mới thực sự trở thành công cụ quản lý an toàn thực phẩm hằng ngày thay vì chỉ là một bộ hồ sơ để đối phó với kiểm tra.
Nội quy an toàn thực phẩm chỉ mang lại hiệu quả khi được phổ biến, giám sát và thực hiện nghiêm túc trong hoạt động hằng ngày. Người quản lý cần giải thích rõ từng quy định, đặc biệt là yêu cầu về vệ sinh cá nhân, phân khu thực phẩm sống và chín, sử dụng bảo hộ lao động, bảo quản nguyên liệu và xử lý chất thải.
